Schritt drei: Anforderungen für Lizenz-Management-Tool definieren

Damit es nicht bei einer Stichtagsprüfung bleibt, entschied sich Swisscom IT Services bereits während der Konzeptphase des Projekts, ein Lizenz-Management-Tool einzuführen. Das Ziel lautete, im zukünftigen Betrieb ein kontinuierliches Lizenz-Management mit minimalem manuellem Aufwand zu ermöglichen. Alle drei Monate sollten Softwareverantwortliche automatisch ihren Bestand validieren, um nicht wieder in alte Zeiten zurückzufallen.

"Unsere Anforderungen waren hoch", berichtet Merlo. Die Softwarenutzung sollte automatisch und systemübergreifend in der Windows-, aber auch in der Midrange-Welt ermittelt werden. Die Schwierigkeit: Die technische Information über eine Softwarenutzung ist nicht gleich der kaufmännischen Information über das eingesetzte Produkt. Gefragt war also eine Lösung, die aus den Meldungen der unterschiedlichen technischen Systeme die Anzahl an benötigten Lizenzen ableitet. Zu den technischen Meldesystemen gehören bei Swisscom IT-Services-Inventarisierungen wie Microsoft SMS, Marimba, Save Moon sowie eine Eigenentwicklung für den Midrange-Bereich, aber auch Verzeichnisdienste wie Microsoft Active Directory, das Auskunft über die Anzahl zugriffsberechtigter User gibt.

Die Interpretation der technischen Daten wirft in der Praxis eine Vielzahl an Fragen auf:

• Wie berücksichtigt man, dass ein und dasselbe lizenzrechtliche Produkt wie beispielsweise Adobe Acrobat Standard 7 diverse unterschiedliche technische Meldungen (Fingerprints) generiert?

• Was mache ich mit technischen Meldungen, die nicht einmal einen Rückschluss auf das Produkt oder gar den Hersteller beziehungsweise das Lizenzmodell zulassen?

• Wie werden Softwaresuiten wie Microsoft Desktop Professional erkannt?

• Wie misst man den Lizenzbedarf für eine Software, die sich in keiner technischen Installation niederschlägt, wie zum Beispiel die Exchange Cal?

Aber nicht nur beim Automationsgrad für die Interpretation der technischen Meldungen legte Swisscom IT Services die Messlatte hoch: Die Anzahl der installierten Lizenzen sollte das Tool - ebenfalls vollautomatisch - kontinuierlich dem Bestand an kaufmännisch erworbenen Lizenzen gegenüberstellen. Nur so kann der Lizenz-Manager schnell eine Unter- oder Überlizenzierung erkennen und unnötige Beschaffungen verhindern oder die notwendigen Maßnahmen einleiten, um die rechtliche Compliance des Unternehmens sicherzustellen. Aber auch hier erwies sich das Thema Lizenz-Management als extrem komplex. Denn eine Software wie zum Beispiel Adobe Acrobat Standard 7 ist auf verschiedene Arten lizenzierbar: über eine Volllizenz oder über eine Update-Lizenz in Kombination mit einer Basislizenz.

Merlo bringt die damaligen Anforderungen auf den Punkt: "Wir waren auf der Suche nach einer Lösung mit Gehirn. Wie die CD bei einem Navigationssystem. Das Tool muss automatisch wissen, welche Software irgendwo im Einsatz ist und mit welchen der gekauften Lizenzen sie lizenziert werden kann."