Automatisierungspotenzial nutzen

RPA macht Unternehmen krisensicherer

17.12.2019
Von 


Milad Safar ist Managing Partner der Weissenberg Group, die er 2013 zusammen mit Marcel Graichen gegründet hat.
Der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) in Verbindung mit Process Mining ist ein Ansatz, um Konjunkturschwächen zu überstehen und personelle Engpässe zu überbrücken. In welchen Bereichen sich Prozesse besonders leicht automatisieren lassen, lesen Sie hier.

Je effizienter, desto krisensicherer

Ein professionelles Process Mining ermöglicht es, das Automatisierungspotenzial in jeder Unternehmensstruktur zu identifizieren und effektiv auszunutzen. Werden in den identifizierten Prozessen anschließend Software-Roboter eingesetzt, sparen Unternehmen materielle und personelle Ressourcen und steigern gleichzeitig die Effizienz der Unternehmensabläufe. Dies ist besonders im Angesicht einer nahenden Rezession von Bedeutung. Denn je effizienter ein Unternehmen agiert, desto sicherer ist die Marktposition in rezessiven Zeiten.

RPA macht Unternehmen dank effizientere Prozesse krisensicherer.
RPA macht Unternehmen dank effizientere Prozesse krisensicherer.
Foto: TierneyMJ - shutterstock.com

Immer mehr Unternehmen setzen daher Tools wie Robotic Process Automation (RPA) oder Cognitive Process Automation (CPA) ein, um die Bearbeitungszeiten zu beschleunigen, die Datenbasis zu verbreitern, die Datenqualität zu verbessern und das operationelle Risiko zu reduzieren. Generell helfen diese Technologien, Kundenpräferenzen zu verstehen und Geschäftsprozesse zu verbessern. Im Idealfall müssen Unternehmen, die so ihre Prozesse und Kosten in den Griff bekommen haben, auch in Krisenzeiten keine Mitarbeiter entlassen. Und mit genügend Daten - gewonnen durch KI-Tools - können sie sogar Krisen vorhersehen und frühzeitig präventive Maßnahmen ergreifen.

Mit RPA und CPA negative Entwicklungen rechtzeitig erkennen

Intelligente Software-Roboter können aber noch mehr, als nur Prozesse zu automatisieren und unter Kosten- und Ressourcen-Gesichtspunkten zu optimieren. Sie kennen den Bearbeitungsgrad eines jeden Prozesses und erkennen selbstständig die Nichteinhaltung von Key Performance Indikatoren (KPIs), Service Level Agreements (SLAs) oder Compliance-Richtlinien. Bei negativen Abläufen und Anomalien in Prozessen sind sie in der Lage gegenzusteuern, indem sie geeignete Maßnahmen einleiten oder den Verantwortlichen Handlungsoptionen aufzeigen. Dadurch sorgen sie auch für eine kontinuierliche Verbesserung der gesamten Unternehmensstruktur.

Funktionsfähigkeit auch bei verringertem Personalstand gewährleistet

Bei schwacher Konjunktur lässt es sich manchmal nicht vermeiden, dass Unternehmen Arbeitnehmer wegen dringender betrieblicher Erfordernisse (beispielsweise roter Zahlen wegen Auftragsrückgangs) nicht weiter beschäftigen können. Das muss aber nicht zwangsläufig zu Produktions-, beziehungsweise Leistungseinbußen oder sogar zum Ende des Betriebs führen. Eine Vielzahl von Aufgaben können auch von Software-Robotern übernommen werden, um die Funktionsfähigkeit des Betriebs auch bei verringertem Personalstand zu gewährleisten.

Bestellprozesse automatisieren

Beispielsweise lässt sich das Bearbeiten von Kundenbestellungen mithilfe von RPA automatisieren. In der Regel handelt es sich bei einem Bestellprozess um einen standardisierten Vorgang, der das Versenden einer Bestellbestätigung, einer Zahlungsaufforderung, das Drucken eines Lieferscheins, das Erstellen der Rechnung sowie deren Versand an den Kunden beinhaltet. Mittels RPA lassen sich die einzelnen Schritte einfach und schnell automatisieren. Zudem kann der Software-Roboter den aktuellen Lagerbestand anpassen, um automatisch Nachbestellungen zu initiieren. Weiterhin lassen sich die logistischen Abläufe durch intelligente Lagersysteme optimieren.

Lohnbuchhaltung im Griff

Im Bereich der Lohnbuchhaltung können Software-Roboter Änderungen an den Stammdaten, von Lohnsteuerklassen oder Freibeträgen übernehmen. Auch die Übertragung von Daten aus den Zeit-Management-Systemen lassen sich mit Hilfe von RPA optimieren und automatisieren. Der Bot kann außerdem die Reisekosten in das Buchungssystem übernehmen und sämtliche Daten auf Vollständigkeit, Konsistenz und Plausibilität überprüfen.

Grundfunktionen des Unternehmens nicht gefährdet

Bots können zudem zur Analyse der eingehenden Kundenbeschwerden genutzt werden und das aktuelle Beschwerdeaufkommen auswerten. Dabei sind intelligente Chatbots sogar in der Lage, bis zu einem gewissen Grad die Kundenkommunikation im Support zu übernehmen. Grundsätzlich können alle standardisierten Prozesse, die mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden sind, durch einen Bot erledigt werden. Sind Unternehmen also gezwungen, Mitarbeiter zu entlassen, ist der Geschäftsbetrieb sicherlich nicht mehr optimal organisiert. Eine Gefährdung der operativen Grundfunktionen lässt sich durch den Einsatz von Bots meist vermeiden.

Drohende Insolvenz abwenden

Da der Einsatz von Software-Robotern nachweislich zu Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen führt, drängt sich der Einsatz von Bots gerade für Situationen auf, in denen es darum geht, eine drohende Insolvenz abzuwenden. Viele Fehler, die im Bereich Rechnungsprüfung, Lieferantenbewertung, Forderungs-Management, Zahlungseingangsverarbeitung, Liquiditätsplanung und Kennzahlen-Management gemacht werden und die zu einer Insolvenz führen können, könnten durch den Einsatz eines Software-Roboters vermieden werden.

Verlust von Mitarbeitern nicht gänzlich kompensierbar

Um es noch einmal deutlich zu unterstreichen: Der Einsatz von Software-Robotern kann den Verlust von Mitarbeitern nur bis zu einem gewissen Grad kompensieren. Aber mit ihrer Hilfe lässt sich immerhin verhindern, dass ein Unternehmen durch den Verlust von Arbeitskräften in eine mitunter tödliche Abwärtsspirale gerät. Gänzlich ersetzen können Automatisierungslösungen wie RPA den Menschen im Unternehmen allerdings nicht, vor allem nicht, wenn es um Tätigkeiten geht, die eine emotionale Intelligenz, eine nuancierte Urteilsfähigkeit und ein kulturelles Verständnis erfordern.

Bots können Unternehmen und Arbeitsplätze retten

Es ist nicht ganz korrekt, wenn Prozessautomatisierungslösungen in toto als Jobkiller verdammt werden. Gerade durch ihre Fähigkeiten, bestimmte Aufgaben zu übernehmen und das auch noch kostengünstig, sind sie in der Lage, ein Unternehmen und damit eine Vielzahl von Arbeitsplätzen vor dem Aus zu bewahren.