Erfahrungen und Best Practices

RPA kommt in den Unternehmen an



Manfred Bremmer beschäftigt sich mit (fast) allem, was in die Bereiche Mobile Computing und Communications hineinfällt. Bevorzugt nimmt er dabei mobile Lösungen, Betriebssysteme, Apps und Endgeräte unter die Lupe und überprüft sie auf ihre Business-Tauglichkeit. Bremmer interessiert sich für Gadgets aller Art und testet diese auch.
Geht es um Prozessautomatisierung, kommt man aktuell am Thema RPA (Robotic Process Automation) nicht vorbei. Im Fokus der diesjährigen Kundenveranstaltung der Scheer GmbH, dem Scheer Digital World Congress 2018, standen entsprechend – neben Predictive Maintenance, KI und Blockchain - die Erfahrungen und Best Practices beim Einsatz von RPA.
Auf dem diesjährigen Scheer Digital World Congress in Frankfurt/Main stand erneut das Thema Robotic Process Automation (RPA) im Vordergrund.
Auf dem diesjährigen Scheer Digital World Congress in Frankfurt/Main stand erneut das Thema Robotic Process Automation (RPA) im Vordergrund.
Foto: Scheer GmbH

Betrachtet man den Gartner Hypecycle für Emerging Technologies, erreichte das Thema Robotic Process Automation (bei Gartner Smart Robots genannt) 2017 seinen Höhepunkt. Doch was passiert nach dem Hype? Verschwindet das Thema wieder oder findet nun der Übergang in die produktive Phase statt? Was für Erfahrungen und Lessons learned gibt es bereits? Mit diesen Fragen befasste sich Ulrich Storck, Head of Product Development bei der Scheer GmbH, in seinem Vortrag auf der Veranstaltung in Frankfurt/Main.

Für erste Anhaltspunkte verwies Storck auf eine Studie der Information Services Group (ISG), in der knapp 250 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zum Thema RPA befragt wurden.

RPA ISG-Umfrage 2018: Viele Unternehmen experimentieren bereits mit Robotic Process Automation, setzen es aber noch nicht strategisch ein.
RPA ISG-Umfrage 2018: Viele Unternehmen experimentieren bereits mit Robotic Process Automation, setzen es aber noch nicht strategisch ein.
Foto: ISG

Der Erhebung zufolge befinden sich mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen in einer frühen produktiven Phase mit Piloten oder wenigen Einzelprojekten, setzen RPA aber noch nicht strategisch ein. Allerdings stellen sechs von zehn Unternehmen in Aussicht, in zwei Jahren bereits mindestens zehn RPA-Prozesse aufgesetzt zu haben. Über die Hälfte davon wollen bis dahin sogar mehr als 25 Geschäftsprozesse an Softwareroboter übergeben.

Wie Storck ausführt, stellt sich bei den Anwendern teilweise bereits eine gewisse Ernüchterung ein - geboren aus der Erkenntnis, dass RPA nicht die eierlegende Wollmilchsau ist, sondern nur ein Mittel von vielen. Um Unternehmen Enttäuschungen zu ersparen, hat der Scheer-Manager sieben Lektionen aus Kundenprojekten zusammengetragen:

  • Ein schlechter Prozess bleibt auch automatisiert ein schlechter Prozess: Man sollte Prozesse genau anschauen und erst optimieren, dann automatisieren.

  • RPA löst nicht jedes Problem: Man muss die Prozesse ganzheitlich betrachten und Einschränkungen berücksichtigen.

  • Nicht nur auf die Technologie fokussieren: Es gilt auch bei RPA die klassische Vier-Säulen-Strategie: Strategie, Implementierung, Produkt, IT

  • Lohnende Prozesse für RPA systematisch identifizieren: Beratern zufolge gibt es 6 +2 Kriterien für Prozesse: Wiederholung, Häufigkeit, geringe Ausnahmequote, stabile Prozesse, Zeitersparnis möglich, keine Systemänderung nötig. Die Kriterien "Regelbasiert" und "standardisiert" sind dagegen mit der Einbeziehung von KI nicht mehr so wichtig, erklärt Storck.

  • RPA-Projekte sollten agil sein: Eine Richtung ist vorgegeben, aber das Endergebnis steht noch nicht fest.

  • Transparenz ist ein Schlüssel zum Erfolg: Das Wissen über Daten und Datenflüsse ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor, Erhebung und Analyse wichtiger Daten ist wichtiger Schritt für die nächste Automatisierungsstufe, übergreifende Modellierung und Darstellung der Prozesse ist weiterhin wichtig, Transparenz durch Integration und Auswertung aller Daten-Logs in Analytics/Mining-Tools.

  • Überwachung und Fehler-Handling ist wichtig: Logische Fehler können durch Automatisierung zu größeren Schäden führen, Software-Robotor können nur Fehler behandeln, die während der Modellierung bedacht wurden, frühzeitiges Erkennen und permanentes Monitoring sind daher zwingende Notwendigkeit.

RPA: Weder Hexenwerk noch Selbstläufer

Von den bereits umgesetzten RPA-Projekten und den dabei gemachten Erfahrungen berichtete Dimitar Todorov, Head of IT Applications and Integration Services bei der Energieversorgung Niederösterreich (EVN). Das Unternehmen mit knapp 7000 Mitarbeitern befindet sich beim Einsatz von Software-Robotern gerade in einem Proof of Concept, hat aber über die letzten Monate bereits 6 bis 7 Anwendungsfälle realisiert. Das bisherige Ergebnis fällt dabei laut Todorov weitgehend positiv aus: Der Return on Invest (ROI) werde mit RPA positiv beeinflusst und sei um Faktoren besser, konstatiert der IT-Verantwortliche, auch die Time to Market werde kürzer. Außerdem sei die Umsetzung kein Hexenwerk, wenn gegen eine grafische Schnittstelle entwickelt werde.

Allerdings, so Todorov, ist RPA nicht unbedingt ein Selbstläufer. So erfülle sich der Traum von Wiederverwendung nur selten, die Anwendungsfälle seien sorgfältig zu prüfen. Der Idealfall sei, wenn man in einem automatisierten Prozess Daten von A nach B schaufeln müsse. Der IT-Manager empfiehlt außerdem, bei einem RPA-Projekt alle Stakeholder rechtzeitig abzuholen. Dazu zähle auch der Betriebsrat. In seinem Unternehmen habe dieser das Projekt sogar unterstützt, da häufig monotone Tätigkeiten automatisiert werden, die die Mitarbeiter eher frustrierten.

Zudem dürften die IT-Verantwortlichen nicht vergessen, dass sie sich mit RPA eine weitere Technologie ins Haus holen - mit allen Konsequenzen. Werde RPA erst einmal geschäftskritisch eingesetzt, komme es schnell zu Auswirkungen auf die Kapazitätsplanung, da bei einem Ausfall Abläufe zum Stillstand kommen. Außerdem habe RPA lizenztechnische Auswirkungen auf Drittprodukte wie z.B. SAP.

Bei einem relativ neuen Thema wie RPA ist außerdem die Kompetenz des Technologiepartners wichtig. "Viele kennen das Potenzial noch nicht", erklärt Todorov, auch das Wissen über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen am Markt sei oft nicht ausreichend vorhanden. Aus diesem Grund sei ein Partner gefragt, der die Technik beherrscht und sich auskennt.