Robotic Process Automation

RPA – Alternative zur klassischen Prozessautomatisierung?

09.06.2020
Von  und
Alexander Horn ist Principal Consultant bei der Business- und IT-Beratung Q_Perior.
Dennis Bergmann ist Consultant bei der Business- und IT-Beratung Q_Perior.

Welche Vorteile hat RPA für die Mitarbeiter?

In der öffentlichen Diskussion werden (Software-)Roboter häufig als eine mögliche Gefahr für Arbeitsplätze betrachtet. Dabei bleibt jedoch unberücksichtigt, dass Mitarbeiter von einer Automatisierung bestimmter Prozesse auch profitieren können.

Ein nicht unwesentlicher Teil der Arbeitszeit entfällt nämlich oft auf monotone Routineabläufe wie etwa das Erstellen von Berichten oder die Pflege von Tabellenblättern. Diese Aufgaben binden knappe Kapazitäten der Mitarbeiter und werden häufig als lästig oder störend empfunden. Übernimmt hier "Kollege Roboter", motiviert das Fachkräfte, weil sie sich verstärkt auf die ihrer Qualifikation entsprechenden Fragestellungen konzentrieren können.

Besonders relevant wird dieser Ansatz bei Mitarbeitern im direkten Kundenkontakt: Sie können die neu gewonnene Zeit nun den Anliegen und Bedürfnissen der Kunden widmen. Darüber hinaus zeigen Studien, dass die Entlastung durch Prozessautomatisierung auch zu einer gesteigerten Kreativität bei Mitarbeitern führt.

Fehler bei der Einführung vermeiden

Die Implementierung einer RPA-Lösung birgt weitere Herausforderungen, die in Unternehmen nur selten beachtet werden. Eine häufige Fehlerquelle ist die mangelhafte organisatorische Verortung im Unternehmen. Dazu ein Beispiel aus dem Projektalltag: Innerhalb einer Pilotabteilung wurde ein RPA-Tool zur automatischen Verarbeitung von Prozess-Input-Daten einer Innendienstanwendung eingeführt.

Anstatt dieses Tool im nächsten Schritt zentral im Unternehmen zu positionieren und so übergreifend Software und Know-how bereitzustellen, wendeten sich andere Abteilungen mit großem Interesse an die Pilotabteilung. Diese sollte die RPA-Software so modifizieren, dass auch die Prozessdaten der anderen Abteilungen in dem neuen RPA-Tool verarbeitet werden können. In der Konsequenz steht das Unternehmen nun vor der Herausforderung, die vermeintliche Zuständigkeit der Pilotabteilung für die RPA-Software nachträglich an zentraler Stelle im Unternehmen zu verorten und die Pilotabteilung von den nicht vorgesehenen Aufgaben zu entlasten.

Gleichzeitig müssen bei der Einführung eines RPA-Tools, egal ob auf Abteilungs- oder auf Unternehmensebene, Modellierungskonventionen und das Quelldaten-Management organisiert werden. Dies hilft dem Unternehmen dabei, die Wiederverwendbarkeit von Komponenten sicherzustellen, die Automatisierung effektiv zu gestalten und die Pflege der Prozesse einfach zu halten.

Auch hierzu ein Projektbeispiel: Ein Entwickler zeigte Eigeninitiative und modellierte einige Prozesse. Dafür erstellte er Tabellenblätter mit den durch das RPA-Tool zu importierenden Prozessdaten. Was zu Beginn beherrschbar war, entwickelte sich bald zu einem sehr pflegeintensiven Prozess, der schließlich auch die Ressourcen weiterer Mitarbeiter einband. Wäre nach der ersten "Vorstudie" des Entwicklers ein fachliches Zieldesign für die Verwaltung von Prozessdatenentwickelt worden, hätte man vor der tatsächlichen Umsetzung den anschließenden Pflegeaufwand begrenzen und die Automatisierung effektiver gestalten können.

Grundsätzlich sind also die zentrale Organisation von Know-how und Konventionen, klare Definitionen des Zieldesigns sowie die Einbindung sowohl der IT als auch der fachlichen Stakeholder erfolgsentscheidend.