Seit mehr als 30 Jahren automatisieren Unternehmen Prozesse, um ihre Effizienz zu steigern und ihre Stückkosten zu senken. Auch in den gegenwärtigen Digitalisierungsstrategien spielt die Prozessautomatisierung eine tragende Rolle. Doch viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, an vergangene Erfolge anzuknüpfen, da die klassischen Automatisierungslösungen an ihre Grenzen stoßen.

Der Grund dafür sind hohe Implementierungskosten bei gleichzeitig abnehmenden Nutzen, hervorgerufen durch heterogene Systemlandschaften und unzureichende Schnittstellen. Auf der Suche nach Alternativen rückt mittlerweile immer stärker das Thema Robotic Process Automation in den Fokus der Entscheidungsträger.

Hinter Robotic Process Automation (RPA) stehen Softwareroboter, die in der Lage sind, manuelle Eingabebefehle von Menschen - zum Beispiel per Maus oder Tastatur - zu simulieren. Im Gegensatz zu klassischen Automatisierungslösungen greift RPA dabei auf bestehende Benutzeroberflächen zurück. Ein wichtiger Vorteil dabei: Seitens der Anwendungssysteme müssen keine standardisierten Schnittstellen bereitgestellt werden. So können zum Beispiel auch Prozesse unter Einbindung älterer Host-Systeme automatisiert werden.

Die Konfiguration der Softwareroboter bietet gegenüber der klassischen Automatisierung noch einen Vorteil: Eine grafische Prozessmodellierung sowie Regeln, die beispielsweise für das Öffnen oder Schließen einer Anwendung benötigt werden. Zwar basieren klassische Lösungen ebenfalls auf einer grafischen Prozessmodellierung, diese muss jedoch aufwändig von Softwareentwicklern in einen Programmcode umgewandelt werden. Infolgedessen können mit RPA hohe Entwicklungskosten, aber auch knappe Entwicklungsressourcen gespart werden.

Wie identifiziert man die richtigen Prozesse für RPA?

Pauschal Prozesse zu benennen, die mit RPA automatisiert werden können, ist nicht zielführend. Um geeignete Prozesse für RPA zu identifizieren, müssen sowohl technische als auch betriebswirtschaftliche Kriterien betrachtet werden. Aus technischer Sicht hängt der Erfolg einer RPA-Implementierung vor allem vom Grad der Strukturierung und der Komplexität des Prozesses ab: Je standardisierter der Prozess abläuft, also je weniger Entscheidungsknoten in einem Prozess durchlaufen werden, desto einfacher und effizienter lassen sich die für Softwareroboter notwendigen Regeln administrieren und orchestrieren.

Darüber hinaus wird die Performance der RPA-Lösung durch die Stabilität und Verfügbarkeit der Anwendungssysteme beeinflusst, die über die grafische Benutzeroberfläche angesteuert werden. Häufige Systemwechsel innerhalb eines Prozesses können sich unter Umständen negativ auf die Performance auswirken.

Die betriebswirtschaftliche Entscheidungsgrundlage für eine RPA-Implementierung stellen vor allem die Prozesskosten dar. Generell werden diese auf Basis eines Verrechnungssatzes (zum Beispiel der durchschnittliche Stundenlohn) und der Dauer ermittelt. Im Anschluss bewertet man dann, wie sich die betrachtete RPA-Lösung auf diese ermittelten Faktoren auswirkt. Aus der Gegenüberstellung der so ermittelten Kennzahlen für verschiedene Prozesse kann dann abgeleitet werden, wo sich der Einsatz von Softwarerobotern am meisten rentiert.

Die Berechnung der Prozesskosten hat aber noch einen weiteren Vorteil: Werden die Prozesskosten mit der Anzahl der Prozessdurchläufe in einem bestimmten Zeitraum (zum Beispiel pro Jahr) multipliziert, sollte diese Summe dem geschätzten Investitionsvolumen der RPA-Lösung gegenübergestellt werden. Infolgedessen wird deutlich, wann sich die Investition amortisiert.