Im Großraumbüro stehen drei Farbdrucker. Die meisten Mitarbeiter nutzen aber nur das Gerät neben der Kaffeeküche. In der Finanzabteilung läuft der Scanner nahezu den ganzen Tag. Beim Thema Drucken, Kopieren und Co. gibt es für Unternehmen nur wenige allgemein gültige Regeln. Und geht es um handfeste Zahlen, wissen viele Unternehmen nicht, wie viel eigentlich wo gedruckt wird. Laut einer Studie der International Data Corporation (IDC) tappen 70 Prozent der befragten Unternehmen bei der Einschätzung ihrer Outputkosten im Dunkeln. Managed Print Services (MPS) schaffen Abhilfe. Mit diesem Ansatz können Firmen ihren individuellen Output steuern und optimieren.

Hier ein neues Multifunktionsgerät, dort ein uralter Scanner: Outputstrukturen entwickeln sich meist über Jahre hinweg und ohne festes Konzept. So finden sich beispielsweise in vielen Unternehmen immer noch überproportional viele A3-Kopierer. Laut einer Infotrends-Studie werden aber nur drei Prozent aller Dokumente im A3-Format gedruckt. Zudem wandert eine von sechs ausgedruckten Seiten – so die Analysten von Ipsos – direkt in den Papierkorb. Beeinflusst durch Papierflut und Wildwuchs wissen nur die wenigsten Firmen, wie viel sie für den Druck ihrer Dokumente ausgeben und welche Geräte unter- oder überlastet sind. Hinzu kommen Schwierigkeiten durch technische Probleme, Geräteausfälle oder Sicherheitslücken.

Papier sparen, Prozesse optimieren, Sicherheit erhöhen

Ein wichtiges MPS-Ziel ist es, die richtige Anzahl geeigneter Outputgeräte an der passenden Stelle zu platzieren und so optimal einzusetzen. Ein professionelles MPS-Konzept lässt sich in drei Phasen unterteilen: Auf die Analyse des Ist-Zustandes im jeweiligen Unternehmen folgen die Festlegung des optimalen Soll-Zustandes sowie die Inbetriebnahme und Steuerung der neuen Struktur. Einige konkrete Beispiele zur Reduzierung des Papierverbrauchs sind neben dem Duplex-Druck die Multi-Up-Funktion, durch die mehrere Seiten verkleinert auf einer Seite gedruckt werden. Die Scanvorschau hilft, unnötige oder falsche Ausdrucke zu vermeiden. Außerdem können Druckaufträge am Display des Druckers gelöscht werden. Applikationen tragen darüber hinaus zur Optimierung der Outputstrukturen bei, da sie helfen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. So können beispielsweise gescannte Artikel mit nur einem Klick per E-Mail an einen bestimmten Verteiler versendet werden. Weitere Beispiele für die Prozessverbesserung sind die automatische Bestellung von Tonern oder die Einbindung der Output- in eine umfassende Enterprise Contentmanagement-Strategie (ECM). Moderne Outputgeräte verfügen darüber hinaus über ein spezielles Sicherheitskonzept: Erst nachdem sich der Mitarbeiter zum Beispiel mit seiner Chipkarte identifiziert hat, wird der Druckauftrag auch tatsächlich ausgeführt. Dies verhindert, dass gedruckte Dokumente wie beispielsweise Personalakten, Gehaltsabrechnungen oder Kreditverträge im Drucker liegenbleiben und für jeden einsehbar sind.