Der Tag der Bestandsaufnahme beginnt
Von 08:30 bis 09:00 werden die Rahmenbedingungen und die Erwartungen geklärt, sowie die Agenda des Tages abgestimmt. Wir arbeiten online mit Templates, so dass die Ergebnisse für alle sichtbar festgehalten werden, aber auch mit Visualisierungsmethoden. Wenn es die Räumlichkeiten zulassen, erstellen wir im Laufe des Assessments ein sogenannte Big Picture auf einem an der Wand befestigten großen altbewährten "Brown Paper".
Um 9:00 geht es zur Sache. Die Geschäftsleitung erläutert die Produkte und Produktgruppen und teilt diese gegebenenfalls nach Top-Sellern, Auslaufprodukten und Neuentwicklungen ein. Von den Produktgruppen gehen wir dann zügig zu den Prozessen über; Produkte kann es ja nur geben, wenn die notwendigen Kernprozesse dafür etabliert sind. Die Produktgruppen werden mittels eines Templates oder am Brown Paper den Kernprozessen zugeordnet.
Zu jeder Produktgruppe stellen wir dieselbe Frage: Welche Kernprozesse gibt es für diese Produktgruppe im Unternehmen?
Entwicklungs-Prozess
Sales-Prozess
Auftragsabwicklungs-Prozess
Fertigungs- und Montageprozesse
After-Sales-Prozess
Diese Fragen gelten aber nur für Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung ganz am Anfang stehen. Befinden sich die Organisationen bereits in der digitalen Transformation, ändern sich gerade die sonst so stabilen Kernprozesse radikal. Darauf gehe ich in einem späteren Abschnitt genauer ein.
10:00 Uhr. Die Kernprozesse sind den Produkten zugeordnet. Die Reaktion auf den ersten Schritt zum Big Picture ist meistens: "Gute Übersicht - hätten wir auch selbst machen können!" "Dieses Bild sollte jeder im Unternehmen kennen!"
Es folgt eine 20minütige Pause mit der Ankündigung, dass danach die wichtigsten IT-Applikationen den Kernprozessen zugeordnet werden. Die Zuordnung der Applikationen wird mithilfe des Templates stark beschleunigt und vereinfacht. Parallel wird in der Regel das Big Picture am Brown Paper nachgezogen.
Die Erkenntnisse der Applikationszuordnung sind: Die wichtigsten Applikationen sind im Entwicklungs- und Auftragsabwicklungsprozess angesiedelt. In der Fertigung und Montage hat der IT-Bereich in unserem Fall keine Applikationen im Einsatz. Stanz-, Press-, Schweißsysteme inklusive Infrastruktur aus physischen Komponenten, Elektronik, Hardware, Firmware, Betriebssystem und Mikroprozessoren sowie Software werden durch einen externen Dienstleister oder die Fertigung selbst gesteuert und betrieben. Wir fragen nach, wie es mit den Compliance-Anforderungen im Produktionsbereich steht und ob das Thema Industrie 4.0 im Unternehmen diskutiert wird.
11:20 Uhr Wenn es die Räumlichkeiten zulassen und die Teilnehmer einverstanden sind, teilen wir die Gruppe in den IT-Bereich und die Unternehmensleitung auf. Mit den IT-Verantwortlichen tauchen wir wiederum mittels Templates in die Architektur der Applikationen ein und sensibilisieren für das Thema Business-Objekte. Diese sehen wir in Verbindung mit der Verbauung in den Prozessen und der Architektur als wichtigen Aspekt, um die Kritikalität und Zukunftsfähigkeit der Applikationen bewerten zu können.
Da diese Themen nur kurz gestreift werden können, wird dieser Teil des Assessment zu einer kurzen aber intensiven Diskussion mit den IT-Verantwortlichen genutzt.
Parallel wird der Geschäftsleitung eine Kurzpräsentation zu Cloud Computing und digitaler Transformation vorgestellt, in die aktuelle für das Unternehmen relevante Informationen einfließen.
Nach dem Mittagessen geht es um 13.30 Uhr in die Feedback-Runde: Wir erläutern, wo wir Handlungsbedarf sehen und wie die nächsten Schritte aussehen könnten - nämlich die Bestandsaufnahme im IT-Bereich.