Der globale Handel stellt wachsende Anforderungen an die Logistik-Spezialisten: Damit der Warenverkehr reibungslos läuft, müssen die Informationen zum Warenfluss jederzeit Up-to-date und weltweit zugänglich sein. Um diese Aufgabe zu bewältigen, bedarf es immer ausgeklügelterer Informationssysteme, die jederzeit und möglichst umfassend Auskunft über Lager- und Zielort, Auftrags- und Bearbeitungsstatus geben können. Eine leistungsstarke und innovative Informationstechnologie und nahtlos ineinandergreifende Prozesse innerhalb des weltweiten Netzwerks sind Voraussetzung für den funktionierenden Warenfluss.
Die ABX-Logistics Gruppe hat mit der Implementierung eines digitalen Archivs einen entscheidenden Schritt getan, um die internen IT-Prozesse zu optimieren sowie den Komfort und die Leistungsfähigkeit der operativen IT zu verbessern. Dreh- und Angelpunkt ist das „AC archive“ von Allgeier IT-Solutions. Es dient nicht nur der revisionssicheren Langzeit-Archivierung, sondern hilft den Sachbearbeitern auch bei ihrer täglichen Arbeit. Durch das System erhalten sie jetzt den Zugriff auf alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente. In der nächsten Ausbaustufe werden auch die ABX-Kunden davon profitieren: Die schon jetzt verfügbare Track & Trace Funktion wird dann neben den Lieferdaten auch alle Dokumente zum jeweiligen Transportauftrag anzeigen.
„Das Projekt war so komplex und hatte solche Ausmaße, dass es in mehreren einzelnen Stufen eingeführt wurde“, erzählt Christophe Brisbois, Produktmanager bei Allgeier IT-Solutions. In der ersten Realisierungsphase konzentrierte man sich auf das Scannen der Zustellbestätigungen: Ein Kodak Hochleistungsscanner verarbeitet davon jetzt mehr als 35.000 täglich – bis zu 160 Seiten pro Minute. Die Belege enthalten einen Barcode, über den sie eindeutig identifiziert und dem entsprechenden Vorgang zugeordnet werden.
Eine weitere Priorität hatte die Integration in das Tracing- und Tracking-System von ABX. Damit könne die Sachbearbeiter auch im Nachhinein sämtliche Schritte der Zustellung einer Sendung nachvollziehen. Und für den Fall, dass ein Paket einmal verloren geht oder beschädigt wird, hält AC archive jetzt alle Belege zu jedem Transportauftrag vor und bildet so das Rückgrat für das komplette Reklamationsmanagement.
Die ABX-Logistics-Gruppe mit Hauptsitz in Belgien bietet ihren internationalen Kunden ein umfassendes Leistungsangebot, das die gesamte Wertschöpfungskette der Bereiche Transport und Logistik umfasst. Mit rund 10.000 Mitarbeitern, 350 Büros in mehr als 100 Ländern und 2.5 Milliarden Euro Umsatz zählt das Unternehmen zu den führenden Logistikdienstleistern weltweit. Im europäischen Straßensektor gehört ABX zu den Top 10, weltweit zu den Top 12 im Air&Sea-Bereich. Der Logistik-Riese verfügt über 1.5 Million Quadratmeter Lagerhausfläche für die Güter seiner Kunden.
Voraussetzung um das System über die reine Archivfunktion hinaus für die Vorgangsbearbeitung nutzen zu können, war eine Integration in das AS/400 basierte, von ABX selbst entwickelte Abwicklungssystem „SPRINT“. Damit hatten die Spezialisten der belgischen Schwestergesellschaft Allgeier Computer, die das Projekt geplant und realisiert haben, keine Schwierigkeiten. „Bei DMS- und Archivsystemen gehört die Integration in unterschiedliche Systemumgebungen fast zu den Standardanforderungen – das ist für unsere Fachleute kein Problem“, sagt Brisbois.
Das haben sie in der nächsten Projektphase erneut unter Beweis gestellt: Bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ging es nicht nur darum, die Papierbelege zu scannen und mit automatischer Daten-Extraktion die relevanten Rechnungsdaten auszulesen. Damit diese dann nahtlos weiter verarbeitet werden können, mussten sie in einen Workflow mit dem ebenfalls AS/400 basierten ERP-System eingebunden werden. Bei Rechnungseingang werden die Belege jetzt mit dem Scannen gleichzeitig archiviert und einem Workflow zur Buchungs- und Zahlungsfreigabe übergeben. „Unser System kann mit sogenannter Freiformular-Erkennung alle relevanten Daten wie Rechnungs- und Lieferscheinnummer sowie die Beträge auslesen. Ein Sachbearbeiter vergleicht dann nur noch die Daten mit den Bestellungen. Beim weitaus größten Teil der Belege ist ein menschlicher Eingriff nicht mehr nötig“, sagt Brisbois.
Die nächste Ausbaustufe ist schon geplant: Ausgewählte Informationen sollen über das Online-Portal auch den Kunden zugänglich gemacht werden. Gegenwärtig können die ABX-Kunden über das Track & Trace System via Internet jederzeit ermitteln, wo sich ihre Ware gerade befindet. In Zukunft werden sie mit der Einbindung des digitalen Archivs in einem geschützten Bereich auch Zugriff auf alle zur Warensendung gehörenden Dokumente erhalten. „Die tiefe Integration unseres Archivsystems mit den operativen Systemen ist der Schlüssel für die deutliche Prozessverbesserung. Sämtliche Lösungen, die bei ABX mit AC archive realisiert wurden und noch werden, sind durchgängig ineinander verzahnt und integriert, so dass alle Informationen immer und überall schnell, einfach und unproblematisch zur Verfügung stehen“, freut sich Allgeier-Produktmanager Brisbois.