Die Benutzung externer EDV-Systeme (unter der Voraussetzung, daß im eigenen Hause ein EDV-System installiert ist) ist unter folgenden Gesichtspunkten denkbar:
1. Vor dem Übergang auf ein größeres System treten meist Kapazitätsprobleme auf, die zu einem temporären Auslagern von Arbeiten führen können, damit eine Aufstockung des eigenen Systems erst dann vorgenommen wird, wenn das notwendige Volumen für das größere System vorhanden ist. Da Aufstockungen eines EDV-Systems prungfixe Kosten mit sich bringen, ist diese Strategie sehr vernünftig.
2. Bestimmte Spezialprobleme erfordern umfangreiche Ressourcen, die sich aber für die Summe aller anderen Arbeiten nicht lohnen. Diese Arbeiten können dann gut auf ein fremdes System verlagert werden.
3. Spezielle Software-Pakete bzw. Anwendungen werden von den Anbietern nur zusammen mit der Durchführung in dem Rechenzentrum des Anbieters angeboten. Dies trifft beispielsweise für viele Lohn- und Gehaltsprogramme zu.
4. Viele EDV-Benutzer stehen vor dem Problem, daß sie einmal pro Monat oder auch pro Quartal umfangreiche Sonderauswertungen durchführen müssen, welche das installierte System stark belasten. Besonders bei kleinen Systemen kommt es immer wieder zu Läufen, die 20 oder mehr Stunden dauern. Würde man diese Läufe auf ein größeres System auslagern, so könnte es sein, daß diese Arbeiten erstens in wenigen Stunden erledigt sind und nun zusätzliche Kapazität für eigene Arbeiten zur Verfügung steht, so daß eine Aufstockung noch eine gewisse Zeit hinausgeschoben werden kann.
5. Die Benutzung fremder Systeme kommt vielfach für technisch-wissenschaftliche Probleme in Frage, weil ein Time-Sharing-Betrieb im eigenen Hause nicht geboten werden kann.
6. Letztlich ist die Benutzung eines externen Systems immer dann sinnvoll, wenn die eigene Anlage defekt ist und dringende Arbeiten durchgeführt werden müssen. Je mehr jedoch TP-Systeme eingeführt werden, um so weniger lassen sich Arbeiten auf einem fremden System durchführen.
Abgesehen von den Kosten entstehen eine Reihe von Problemen, die man bei externer Systembenutzung bedenken sollte. Das Schaffen von generellen Richtlinien bzw. Verfahren kann durchaus überlegt werden. Folgende Gesichtpunkte sind in etwa zu bedenken:
1. Wenn verstärkt auf ein anderes System ausgelagert werden soll, entsteht ein Operatorproblem. Dieses ist um so stärker, je mehr der Closed-Shop-Betrieb eingeführt worden ist, da dann nur noch das Operating die entsprechenden Arbeiten durchführen kann. Dieses Personal kann jedoch nicht in beliebigem Umfang vermehrt werden. Je komplexer das System ist, um so länger ist die Einarbeitungszeit für neues Operator-Personal.
2. Die Systemtechnik muß zunächst einige Tage tätig werden, ehe ein fremdes System benutzt werden kann. Die absolute Kompatibilität unter den Systemen ist eine Utopie, da es kaum zwei identische Betriebssystemgenerierungen gibt.
3. Bei mehreren Systemen entstehen Katalogprobleme. Die Synchronität der Bibliotheken muß sehr sorgfältig beobachtet werden. Da die Benutzung externer Systeme meist nachts erfolgt, treten hier zusätzliche Probleme auf.
4. Neben den Transportkosten entstehen innerbetriebliche Probleme dadurch, daß der Datentransport geregelt werden muß
5. Auf Fremdsysteme hat man meist keinen direkten Einfluß. Wenn Arbeiten des System-Besitzers nicht rechtzeitig fertiggestellt werden, ist die eigene Mannschaft meist gezwungen, mehr oder weniger lange zu warten. Hierdurch entstehen zwangsläufig Leerzeiten, die aber nicht produktiv genutzt werden können. Zusätzlich kann es vorkommen, daß die Kapazität auf dem Fremdsystem durch innerbetriebliche Verzögerungen nun nicht mehr reicht, so daß bestimmte Arbeiten nicht termingerecht durchgezogen werden können.
6. Die Belange der Datensicherheit sowie des Datenschutzes lassen sich nicht so gut erfüllen, als wenn die Abwicklung auf der eigenen Anlage erfolgt wäre. Zumindest gilt dies so lange, wie noch kein Konzept für die Beutzung des externen Systems in dieser Hinsicht vorliegt.
7. Die Kontrolle der eigenen Mitarbeiter wird sehr erschwert. Da die externe Systembenutzung oft nachts erfolgt, ist eine direkte Beaufsichtigung kaum möglich. Ein geregeItes Berichtswesen ist nicht mehr vorhanden. Informationen werden nachts auf den Sehreibtisch des Abteilungsleiters gelegt. Hier ergeben sich mitunter große Probleme, die gemeinsam mit Personalabteilung und Betriebsrat abgeklärt werden sollten. Dies betrifft auch das Auto-Problem bei Nachteinsätzen.
Eine externe Systembenutzung ist nur dann sinnvoll, wenn eine geregelte Abwicklung gewährleistet ist. Gewalt-Aktionen sollten nach Möglichkeit verhindert werden. Die negativen Konsequenzen überwiegen vielfach den scheinbaren Nutzen.