Vorlagenumzug
Der ellenlange Pfad zu den Office-Templates erweist sich in der Praxis als Hindernis mit Datenverlustpotenzial. Das beginnt schon damit, dass Windows das Verzeichnis "Anwendungsdaten" ausblendet. Wenn Sie per Windows-Explorer an Ihre Vorlagen herankommen möchten, müssen Sie das Verzeichnis zuerst sichtbar machen: Wählen Sie im Windows-Explorer den Befehl Extras/Ordneroptionen. Klicken Sie danach auf den Reiter Ansicht und aktivieren Sie unter "Versteckte Dateien und Ordner" die Option "Alle Dateien und Ordner anzeigen".
Der Zugriff auf den Ordner "Anwendungsdaten" ist außerdem unabdingbar, wenn von den liebevoll handgeschusterten Vorlagen eine Sicherheitskopie erstellt werden soll. Viele Nutzer ignorieren beim Backup alles, was sich außerhalb ihres Benutzerverzeichnisses "Eigene Dateien" befindet – und damit auch die gut versteckten Vorlagen.
Die Lösung ist simpel: Verschieben Sie den Ordner mit Ihren Templates einfach in das Verzeichnis "Eigene Dateien". Starten Sie danach Word und wählen Sie Extras/Optionen/Speicherort für Dateien. Klicken Sie auf den Eintrag Benutzervorlagen und anschließend auf Ändern, um die verschobenen Vorlagen im Verzeichnis "Eigene Dateien" auszuwählen. Wenn Sie Word verlassen, werden Sie gefragt, ob Sie die Vorlage Normal.dot anpassen und überschreiben möchten – tun Sie dies.
Jetzt ist es ein Leichtes, beim nächsten Backup auch alle selbst gemachten Office-Vorlagen mit zu speichern. PowerPoint und Excel übernehmen den neuen Speicherort übrigens automatisch. Mitgelieferte Vorlagen: Sie müssen nicht jede Vorlage vom Reißbrett weg neu erstellen. Bei der Installation von Microsoft Office werden eine ganze Menge Vorlagen mitgeliefert, und zwar im Verzeichnis C:\Programme\Microsoft Office\ Templates. Von dort aus lassen sie sich von jedem Benutzer am PC direkt in der jeweiligen Anwendung öffnen. Ein Beispiel: Wählen Sie in Excel Datei/Neu. Das Programm blendet den Aufgabenbereich "Neue Arbeitsmappe" ein (falls nicht, wählen Sie Ansicht/Aufgabenbereich).
In diesem Panel klicken Sie unter "Vorlagen" auf den Link "Auf meinem Computer", um alle Excel-Vorlagen anzuzeigen. Die Anzahl der Vorlagen variiert mit dem Programm. Excel bringt es gerade einmal auf fünf, während Word und PowerPoint mit einigen Dutzend Vertretern ins Rennen geschickt werden.
Sie alle sind jedoch nur Vorlagen für eine Vorlage: Die mitgelieferten Musterdokumente schneidern Sie am besten zuerst auf die eigenen Bedürfnisse zu und sichern diese anschließend als neues Template, etwa nachdem das eigene Firmenlogo integriert wurde.