Eigene Vorlagen erstellen

Sobald es sich abzeichnet, dass ein Dokument mehr als einmal benötigt wird, sollten Sie eine Vorlage daraus machen. Eine solche Datei unterscheidet sich optisch von einem herkömmlichen Dokument. Sie trägt sowohl ein anderes Icon als auch eine andere Dateiendung (z.B. *.dot). Noch wichtiger ist jedoch, dass eine Vorlage immer als Kopie geöffnet wird, die Sie anschließend unter einem anderen Namen sichern müssen. Damit wird verhindert, dass das Original überschrieben und verschandelt wird.

Das Erstellen eigener Vorlagen gehört zu den einfachsten Übungen. Gestalten Sie zuerst ein Dokument, das sämtliche Stammelemente enthält – also jene Teile, die sich nicht ändern sollen. Das kann zum Beispiel Ihre Absenderadresse auf dem Faxdeckblatt sein, das Firmenlogo und die dazu passende Schrift in PowerPoint oder das Spesenformular in der Tabellenkalkulation Excel. Alles kommt in Frage.

Wählen Sie anschließend Datei/Speichern unter und im Einblendmenü "Dateityp" den Eintrag Dokumentvorlage. Der Pfad zum Speicherort wird automatisch in C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzername]\Anwendungsdaten\ Microsoft\Vorlagen geändert. Dort taucht die Vorlage in Zukunft bei den Standardvorlagen von Office auf B. Die eigenen Vorlagen lassen sich sogar in Unterordner verstauen, die später in der Office-Vorlagendialogbox als Reiter dargestellt werden.