Zudem erschöpfen sich die Bemühungen in Sachen Prozessoptimierung nicht selten in einer einfachen "Feuerwehrtaktik": Nur da, wo es brennt, wird auch gelöscht! Doch selbst in Firmen, die nicht nur reaktiv vorgehen, sondern wiederholt Abläufe verbessern, fehlt in den meisten Fällen eine einheitliche Beschreibung von Vorgängen sowie eine durchgehende, auf festen Regeln basierende Methode für deren Darstellung und Umsetzung in alternative Prozessmodelle.

Kommunikation und Modellierung von Prozessen

Für die Optimierung von Prozessen werden heute meist gängi- ge Standardanwendungen wie "Microsoft Visio" oder häufig sogar nur einfache Excel-Tabel- len eingesetzt. Eine personen- und abteilungsunabhängige, einheitliche und systematische Vorgehensweise fehlt. Zudem sind auf diese Weise gewonnene Daten nur schwer zu pflegen und verfügbar zu machen. Lassen sich die dokumentierten Prozesse aber nicht kommunizieren, gibt es auch keine Möglichkeit, die Belegschaft dazu zu bringen, sie einzuhalten - die eingesetzten Ressourcen verpuffen. Zeitgemäße Modellierungsanwendungen allerdings erlauben es, die in der Software beschriebenen Abläufe via Intranet zu publizieren.

Um eine Automatisierung und damit eine echte Verbesserung zu erreichen, wird auf Basis des Prozessmodells in einem Simulations-Tool festgelegt, wie oft und mit welcher Wahrscheinlichkeit einzelne Arbeitsschritte erfolgen und welche Kosten sie verursachen. Doch die Simulation liefert nur begrenzt verwertbare Ergebnisse: Zwar ist der Prozess korrekt beschrieben, Aussagen über seine Qualität lassen sich aber nicht treffen. Da keine Messwerte zur Verfügung stehen, ist eine konsistente Identifikation von Schwachstellen nicht möglich.

Aber gerade auf Lokalisierung und Behebung von Problemzonen zielt die Prozessoptimierung ab. Allein durch Dokumentation, Modellierung und Simulation ist demnach noch nichts gewonnen.

Wer tatsächlich eine Verbesserung erzielen will, muss deshalb zunächst eine verlässliche Basis für Aussagen über Prozesse schaffen. Hierzu gilt es, Messpunkte - so genannte Key-Performance-Indikatoren (KPI) - in die Prozesskette einzuführen. Diese werden innerhalb einer ereignisorientierten Prozesskette (EPK) definiert.