Prozess-Optimierung

In obiger Beschreibung des Vorgehens bei der Umsetzung eines Geschäftsprozesses wurden bereits zwei Stellen genannt, an denen eine Prozessoptimierung stattfinden kann:

• Nach der Simulation und damit der Analyse von Prozessvarianten durch den Prozess-Analysten

• Nach der Generierung einer ersten Prozessanwendung und anschließend stattfindender Validierung durch Prozess-Analyst, Prozess-Architekt und den weiteren Beteiligten.

Von besonderem Interesse ist zudem die Optimierung des Prozesses nach Inbetriebnahme und ausreichender Nutzung auf Basis statistischer Daten und insbesondere nach Analyse der bestimmten Key-Performance-Indicators.

Damit folgt der Phase von Ablauf und Überwachung eine erneute Phase der Modellierung. In diesem zweiten Durchlauf arbeiten wiederum alle Rollen aktiv daran, eine verbesserte Prozessversion zu erstellen. Neben den bereits beschriebenen Aufgaben sind im Rahmen der Optimierung die folgenden zusätzlichen Aufgaben zu erledigen:

• Für den Prozess-Analysten: Analyse der bestimmten KPIs, Simulation von Prozessvarianten auf Basis gemessener Parameter.

• Für den IT-Entwickler: Zusammenführen von alter und neuer Prozessversion.

Der Prozess-Analyst überwacht in der Regel den Ablauf bereits in Betrieb genommener Geschäftsprozesse. Dabei bedient er sich Darstellungen des Ablaufs einzelner Prozessinstanzen und des zeitlichen Verlaufs der KPIs. In den Monitoring-Werkzeugen der BPM-Suiten sind für diesen Zweck meist graphische Darstellungen vorbereitet, etwa für Trendanalyse von KPI-Werten.

In vielen Fällen kann der Prozess-Analyst ein Problem bei einem Geschäftsprozess leicht erkennen. So können reale Durchlaufzeiten von den erwarteten Zeiten abweichen oder komplexe Prozesspfade öfter als vorgesehen durchlaufen werden. Für die weitere Analyse und die erneute Simulation müssen diese Abweichungen berücksichtigt werden. Das WebSphere Modellierungswerkzeug erlaubt zum Beispiel den Import der gemessenen Parameter aus der Monitoring-Infrastruktur. Die Hauptaufgabe des Prozess-Analysten ist somit die erneute Simulation und anschließende Bewertung von Prozessvarianten mit dem Ziel, eine optimierte Variante herauszuarbeiten.

Der Prozess-Architekt hat nach der Optimierung ähnliche Aufgaben zu übernehmen wie im ersten Durchlauf. Der IT-Entwickler steht dagegen vor einer Herausforderung: Er muss die neue Prozessversion mit der bestehenden Version zusammenführen, um nicht alles völlig neu entwickeln zu müssen. Das Zusammenführen von Prozessversionen wird im IBM WebSphere Entwicklungswerkzeug auf ähnliche Art unterstützt, wie er es beim Zusammenführen von Programmcode gewohnt ist: Ein sogenannter Merge-Assistent analysiert beide Version, bestimmt die Unterschiede und gibt Hinweise, welche Fragemente neu sind und welche Artefakte übernommen werden können. Für den Geschäftsprozess selbst bedeutet dies, dass bestehende Aktivitäten und Pfade erkannt werden und deren Konfiguration übernommen wird. Nur für neue Teile muss der IT-Entwickler Konfigurations- und Programmierarbeiten erledigen.