Projekte realistisch planen

12.10.2005
Von Peter Schrott

Versprechen verschieben

Muss für ein teures Großprojekt bereits zu Beginn der Gesamtaufwand inklusive Auslieferungstermin feststehen, und kommt der Auftrag "Do more with less" noch hinzu, so ist der Projektverzug nahezu programmiert. Dem lässt sich jedoch mit einer vorgeschalteten Machbarkeitsstudie in Form eines eigenständigen Vorprojekts vorbauen. Damit gelingt es, das Versprechen über Umfang und Kostenvolumen erst dann abzugeben, wenn eine geeignete Aufgabenstruktur und die technischen Tücken bereits erkennbar sind. Das hat folgende Vorteile:

  • Das beantragte Volumen ist im ersten Schritt deutlich geringer, die Genehmigung einfacher;

  • Die Aufwandschätzung basiert auf einem fundierten Konzept;

  • Ein Prototyp stellt die Umsetzbarkeit bereits sicher;

  • Es besteht eine gute Chance, das Vorhaben zu stoppen, falls der Fachbereich mit dem Verhältnis von Kosten und realistisch kalkuliertem Funktionsumfang nicht zufrieden ist.

Von Vorteil ist, dass auf diese Weise eine eventuell notwendige Funktionsreduzierung bereits vor dem eigentlichen Vertragsabschluss bekannt ist. Nach dem beschriebenen Prinzip gelingt es, den bisher einmaligen Schätzvorgang in zwei Schritte aufzuspalten und damit deutlich später und fundierter zu schätzen.

Zweistufig und iterativ

Für die AWS des Gesamtvorhabens empfiehlt es sich, die FP-Methode mit paralleler Expertenschätzung anzuwenden. Im weiteren Projektverlauf sollte iterativ eine vereinfachte, kleinere AWS angewendet werden, die den Aufwand je Projektphase überprüft und gegebenenfalls anpasst. Dieses vereinfachte Verfahren kombiniert die Expertenschätzung mit einer statistischen Hochrechnung und wurde bereits in vielen Projekten erfolgreich eingesetzt. Erfahrene Experten schätzen eine Projektphase und den Aufwand für die zu erbringenden Ergebnisse. Ein einfaches Tool addiert dann Prozentzuschläge für den üblichen Abstimmungsaufwand sowie weitere Einflussgrößen. Daraus ergibt sich der Prognosewert dieser Phase. Für die übrigen Projektphasen wird der Aufwand mit Hilfe anerkannter Erfahrungswerte erneut hochgerechnet.

Wird ein Projekt in überschaubaren Phasen abgewickelt und zu Beginn einer Phase die Aufwandschätzung überprüft, steigen die Chancen für einen erfolgreichen Abschluss. Werden zudem zyklische Risikobetrachtungen durchgeführt und am Ende mittels Projekt-Controlling das Ist gegen das Soll der AWS verglichen, so sind die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass der Plan auch eingehalten wird.