computerwoche.de

Business-Software

Ratgeber Governance

Projekte mit SharePoint brauchen Richtlinien

07.07.2009
Von 


Sascha Alexander ist seit vielen Jahren als Redakteur, Fachautor, Pressesprecher und Experte für Content-Strategien im Markt für Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics tätig. Stationen waren unter anderem das Marktforschungs- und Beratungshaus BARC, die "Computerwoche" sowie das von ihm gegründete Portal und Magazin für Finanzvorstände CFOWORLD. Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Alle Posts des Autors Email: Connect:

Acht Tipps für Sharepoint-Governance

Darüber hinaus gibt es laut AIIM-Mitglied Doug Schultz acht Punkte, die grundsätzlich bei der Richtlinienvergabe in SharePoint zu bedenken sind:

  • Keine Governance auf Knopfdruck.
    Auch wenn Microsoft und Partner Tools und Templates für die Implementierung von Vorgaben in MOSS anbieten, müssen Anwender Zeit und Geld für die Umsetzung einplanen;

  • Jedes Unternehmen hat seine speziellen Vorgaben.
    Ein Governance-Modell für Fortune-25-Konzern hat wenig mit den Vorgaben in einer kleinen Firma zu tun. Es gibt keine Schablone für SharePoint, die sich über alle Organisationen legen lässt. Selbst vorhandene Richtlinien müssen bei entsprechenden Zeitaufwand und Kosten angepasst werden.

  • Governance ist kein Hexenwerk.
    Andererseits ist der Aufbau eines Governance-Modells nicht unmöglich oder Sache monatelanger Planung begleitet von einem Heer von Beratern. "Sie sollten die Arbeiten wie jedes andere Projekt in Ihrem Unternehmen betrachten, für das Sie Ressourcen brauchen und Anforderungen (Richtlinien) definieren müssen", rät Schultz.

  • Es führt kein Weg an Governance vorbei.
    Im Prinzip können Unternehmen den Zeitpunkt für den Aufbau eines Governance-Modell selbst bestimmen, allerdings hat dies unterschiedlichen Konsequenzen: entweder sie implementieren es bereits bei der Einführung von SharePoint, wenn die Server-Farm und Sites noch übersichtlich sind, oder erst, wenn womöglich bereits hunderte Sites und Dokumentensammlungen existieren, ohne dass immer klar ist, welche Inhalte sie haben und warum diese dort stehen. Letztere Option wird auf jeden Fall mehr Ressourcen fressen.

  • Nicht alle Vorgaben lassen sich einfach zurücksetzen.
    Ein Governance-Modell für SharePoint soll sicherstellen, dass die vom Projektteam gemäß den firmeneigenen Anforderungen gewählten Optionen und Features auch so genutzt werden. Allerdings hat ein Unternehmen bei der Installation und Konfiguration praktisch nur einen Versuch, es sei denn, man ist auch bereit, bei Misslingen das System noch einmal komplett neu aufzusetzen.

  • Weniger Silos aufbauen.
    Viele Unternehmen nutzen SharePoint für eine einfache Verwaltung und Kontrolle von Inhalten. So erklärten 60 Prozent der Firmenvertreter in besagter AIIM-Umfrage, dass sie SharePoint als Filesharing-Plattform einsetzen. Die Erzeugung von Sites und Nutzung der Dokumentenbibliotheken braucht daher klare Vorgaben. Ansonsten kann es geschehen, dass nach der SharePoint-Einführung nicht weniger, sondern mehr Informationssilos entstehen als geplant.

  • Governance hilft Umdenken.
    Die technische Umsetzung mit SharePoint macht viel Arbeit, doch die Endbenutzer an die neue Art der Zusammenarbeit zu gewöhnen ist mit Sicherheit die größere Herausforderung für ein Unternehmen. Ein Governance-Modell kann helfen, Leitlinien beim Change-Management und der Benutzerführung (Usability) einzubringen.

  • Governance oder Chaos?
    Governance soll das oft von SharePoint-Anwendern beklagt Durcheinander an Sites, Sub-Sites sowie vermüllte oder herrenlose Dokumentenbibliotheken stoppen. Sie kann zum mehr Konsistenz in der Sharepoint-Architektur führen und vorgeben, wie Sites aufgebaut, genutzt und wieder entfernt werden sollen.

Mehr zum Microsoft Office Sharepoint Server 2007 finden Sie hier