Bessere Planung der Ressource „Mitarbeiter“

Projekte mit Critical Chain effektiver abwickeln

Uwe Techt hat eine Dirigentenausbildung absolviert, Betriebswirtschaftslehre studiert und mehrere Unternehmen gegründet und geleitet. Er hat in der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM) den „Deutschen Projektmanagement Award“ initiiert, das Model für „Project Excellence“ entwickelt und gehört der Jury für den „Deutschen Project Excellence Award“ an. Uwe Techt ist bekannt als Redner, als Autor von Büchern und Fachartikeln zu Durchbruchsinnovationen, Critical Chain Projektmanagement und zur Theory of Constraints sowie als Top-Management Coach und strategischer Denker für grundlegende Veränderungsinitiativen.
Immer mehr Projekte in immer kürzerer Zeit aufgrund der Digitalisierung! Unmöglich? Nein! Ansätze aus der Critical Chain, einer Methode im Projektmanagement, verhelfen Unternehmen zu einer schnelleren und sichereren Projektabwicklung unter mehr Rücksichtnahme auf die Arbeitskraft ihrer Mitarbeiter.
  • Projekte dauern oft länger, weil sie mit zu viel Sicherheiten geplant werden.
  • Unproduktive Ressourcenverteilung und schädliches Multitasking demotivieren Mitarbeiter.
  • Ein Freeze einer Teilmenge an Projekten ist ein probates Mittel, um die Abarbeitung zu beschleunigen.

Es scheint eine "Never-Ending-Story" zu sein: Das IT-Business ist auf stetiges Wachstum programmiert. Die Statistiken der letzten Jahre bestätigen jährlich steigende Umsätze sowie zunehmende Projektzahlen, insbesondere vor dem Hintergrund der digitalen Transformation. Doch die zahlreichen Projekte fordern Unternehmen und ihren Mitarbeitern verstärkt eine zielgerichtete Steuerung sowie ein hohes Maß an Überblick ab. Selbst erfahrene Multiprojekt-Organisationen geraten mehr und mehr an ihre Grenzen. Abhilfe können die einfachen, aber wirkungsvollen Instrumente des Critical Chain Management schaffen. Dabei handelt es sich um eine Methode, die das klassische Projektmanagement um zwei Elemente ergänzt:

• Die Vermeidung von schädlichem Multitasking sowie

• die bessere Einschätzung der Ressourcen sowie der damit verbundenen Puffer.

Schlechte Ressourcenverteilung, schädliches Multitasking, Desynchronisation und Defokussierung sind die häufigsten Übel, die Unternehmen schnellstens aus der Welt schaffen sollten.
Schlechte Ressourcenverteilung, schädliches Multitasking, Desynchronisation und Defokussierung sind die häufigsten Übel, die Unternehmen schnellstens aus der Welt schaffen sollten.
Foto: Radachynskyi Serhii - shutterstock.com

Digital Leader Award

Projekte schneller zu machen ist eigentlich einfach. Wird einem Projekt nämlich während der gesamten Laufzeit höchste Priorität geschenkt, benötigt es nur einen Bruchteil der üblichen Laufzeit. Das Problem: Vom Mitarbeiter über die Managementebene bis hoch zur Geschäftsleitung müssen alle für das Vorhaben voll zur Verfügung stehen. Das beschleunigt die Abwicklung enorm, und das Projekt sowie Teilaufgaben können in kürzestmöglicher Zeit abgewickelt werden. Die Konsequenz ist jedoch, dass andere Projekte automatisch ins Stocken geraten, noch später fertig werden oder komplett ruhen. Deshalb lautet die zentrale Aufgabe aller Multiprojekt-Organisationen: Möglichst jedes Projekt muss zum priorisierten, sogenannten A-Projekt werden. Bestenfalls ohne dafür zusätzliche Ressourcen in Anspruch zu nehmen oder Kosten zu generieren.

Work in Process nachhaltig reduzieren

Schlechte Ressourcenverteilung, schädliches Multitasking, Desynchronisation und Defokussierung sind die häufigsten Übel, die Unternehmen schnellstens aus der Welt schaffen sollten. Allzu oft liegt der entscheidende Faktor dabei in einem zu hohen Work in Process (WIP). Sind mehr Projekte aktiv, als die Organisation und Belegschaft wirkungsvoll stemmen kann, behindern sich Projekte früher oder später gegenseitig, weil sie Ressourcen benötigen, aber nicht in notwendigem Maß abrufen können. Abhilfe schafft die Reduzierung des Work in Process - also die Durchsatzleistung - auf ein sinnvolles Niveau. Bleibt das reduzierte WIP-Niveau dann auch erhalten, stellen sich schnell signifikante Verbesserungen ein.

Projekte einfrieren und wieder auftauen

Ein Freeze, also das bewusste Einfrieren einer gewissen Teilmenge an Projekten, ist ein probates Mittel, um die Abarbeitung zu beschleunigen. Droht der WIP unter eine vorab definierte, ideale Grenze zu fallen, werden die eingefrorenen Projekte nach und nach kontrolliert wieder "aufgetaut". Eine gezielte Taktung entlang des Unternehmens- oder Abteilungsengpasses hält hierbei den WIP auf einem konstant guten Niveau. Die höhere Performance resultiert letztlich im schnelleren Abschluss aller Projekte - auch der zunächst eingefrorenen.

Keine individuellen Sicherheiten

Um Projekte zuverlässig abzuwickeln, bedarf es natürlich gewisser Sicherheiten. Allerdings planen Manager und Mitarbeiter oft viel zu hohe, projektindividuelle Sicherheiten ein. Warum? Meist, weil sie von den Vorgesetzten anhand der individuellen Termineinhaltung bewertet werden. Die Erfahrung zeigt tatsächlich, dass individuelle Sicherheiten in einem hohen Maß auch tatsächlich verbraucht werden. Auf dem Papier läuft - dank großzügiger Reserven - also alles nach Plan. Leider sind die Projekte jedoch nur scheinbar zuverlässig, weil sie im Plan bereits länger als eigentlich nötig dauern.

Schnellstmögliche Abarbeitung im Vordergrund

Die Einführung und Unterstützung einer Arbeitsweise, welche die schnellstmögliche Abarbeitung jeder begonnenen Aufgabe in den Vordergrund stellt, sorgt für eine signifikante Optimierung der Planung und der Arbeitsabläufe. Im selben Zug müssen sich Unternehmen jedoch von ihrem bisherigen Beurteilungskriterium, der individuellen Termineinhaltung, lösen sowie als Ersatz gebündelte, explizite Sicherheiten für jeden Projektvorgang einplanen.

Schädliches Multitasking unterbinden

Erstens kommt es anders, und zweitens als man denkt. Im Projektgeschäft läuft das bekanntlich nicht anders. Vieles ist leider nicht oder nur schlecht planbar. Mit eindeutigen, robusten und synchronisierten operativen Prioritäten begegnen Unternehmen diesen unkalkulierbaren Gegebenheiten und Zwischenfällen. Sie vermeiden so unproduktive Ressourcenverteilung sowie schädliches Multitasking. Reibungsverluste werden so wirkungsvoll minimiert und - das zeigt die Erfahrung - ein nicht geahntes Klima produktiver Zusammenarbeit entsteht.

Dem Ideal mit Critical Chain näherkommen

Der Idealzustand von mehr Projekten, deutlich kürzeren Projektlaufzeiten und einem zuverlässigen Abschluss ist keine Mär. Die daraus resultierende Durchsatzsteigerung lässt Unternehmen gesund und nachhaltig agieren, ohne den Einsatz zusätzlicher Ressourcen. Critical Chain macht's möglich!