Projektarbeit für strategische Themen
Die befragten Entscheider setzen die Organisationsform vor allem bei strategischen Themen ein. 82 Prozent von ihnen nutzen Projekte, um neue Arbeitsabläufe einzuführen. 74 Prozent arbeiten bei der Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen mit Projektteams. Daher sind es neben der IT-Abteilungen wie Marketing und Vertrieb (43 Prozent) sowie Forschung und Entwicklung (40 Prozent), in denen die betriebwirtschaftliche Projektwirtschaft stattfindet. Demgegenüber bleiben die eher klassischen Bereiche wie das Finanzwesen oder die Rechtsabteilung in der alten Welt. "Die Konsequenz ist, dass innerhalb der Unternehmen zunehmend Parallelwelten entstehen", sagt IBE-Wissenschaftlerin Rump. Dies führe zu kulturellen Herausforderungen.
IT-Chef Bernd Hilgenberg von der Fressnapf AG in Krefeld teilt ihre Prognose. Eine Reihe von Unternehmen hätten Probleme damit, dass eine Projektorganisation außerhalb der Linienorganisation existiere. Hilgenberg: "Die Mitarbeiter in der Linienorganisation haben ihren Vorgesetzten, und jetzt soll auch ein Projektleiter aus der IT oder Forschung und Entwicklung dazugehören. Das stößt nicht selten auf Widerstand." Das Gleiche gelte, wenn interne Mitarbeiter die Anweisung erhielten, sofort ein Projekt zu übernehmen. Der IT-Fachmann: "Bei uns hat es nicht funktioniert - die Fachkenntnisse fehlten." Die Folge: Bei Fressnapf wurde externes Projekt-Management-Wissen hinzugekauft. Der IT-Chef ist überzeugt, dass der Bedarf nach umfangreichem Know-how in diesem Bereich sehr groß ist.
Bei den Beschäftigten indes stößt das Hinzuziehen von Freelancern nicht immer auf Zustimmung. Hilgenberg: "Wenn die Mitarbeiter allerdings schon einmal selbst in der Situation waren, ein komplexes Projekt zu führen, ist die Bereitschaft, sich extern helfen zu lassen, wesentlich größer."
Harald Berger, CIO Corporate Process and Information Management und Corporate HR-Director bei der Freudenberg Haushaltsprodukte KG, ergänzt: "Wir sind mittlerweile so organisiert, dass jede Initiative von einem Cross-Functional-Team begleitet wird. Zusätzlich setzen wir Externe ein, die über für uns wichtiges Expertenwissen verfügen." Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt sei, sich vor Projektbeginn darüber im Klaren zu sein, was man eigentlich erreichen wolle. Andernfalls bestehe die Gefahr, dass sich die Beteiligten verzettelten. Berger: "Zum Projektende analysieren wir, ob wir die gesetzten Ziele auch wirklich erreicht haben."
Ohne strukturierte Kommunikation und entsprechende Vernetzung innerhalb der Projektteams können diese laut Studie nicht optimal gesteuert werden. Interessant dabei ist, dass die Projektmitarbeiter hauptsächlich telefonieren oder sich per E-Mail austauschen. Den Freudenberg-Manager wundert das nicht: "Blogs oder Wikis sind auch bei den Beschäftigten in unserem Unternehmen nicht der Renner." Dass Video- oder Telefonkonferenzen mit 52 Prozent dem persönlichen Meeting langsam den Rang ablaufen, kann er ebenfalls bestätigen. Viel wichtiger findet er aber die positive Entwicklung vieler Kollegen durch Projektarbeit, und zwar vor allem bei Mitarbeitern in Forschung und Entwicklung: "Dadurch, dass sie seit Jahren verstärkt in Produktinitiativen von Vertrieb und Marketing integriert sind, nehmen klassische Entwickler bei uns mittlerweile auch Marketing-Aufgaben wahr."
Projektarbeit
Die IBE-Studie definiert betriebliche Projektwirtschaft als spezielle Organisationsform in Unternehmen. Sie bezieht sich auf Gruppen von Mitarbeitern (Projektteams), die mit zeitlich und thematisch begrenzten Aufgaben betraut werden. Dies kann einen Teil oder aber die gesamte Arbeitszeit von Mitarbeitern umfassen. Früher ging es in Projekten eher um besondere Aufgaben, heute gehören sie zum Tagesgeschäft.