Ordnung im Organisations-und EDV-Bereich beginnt damit, daß man über alle laufenden, abgeschlossenen und neu geplanten Projekte sofort einen Mindestüberblick geben kann. In großen Organisations- und EDV-Bereichen wird dies schon zu einem reinen Mengenproblem. Der Leiter der Organisation und EDV kann alle Details unmöglich im Kopf haben. Er sollte sich entlasten. Eine erste Hilfestellung hierzu kann ein Projektverzeichnis bieten.
Inhalt eines Projekt-Verzeichnisses
Ein Projektverzeichnis soll lediglich einen groben Überblick der Projekte geben. Es sollte daher folgende Informationen enthalten.
1. Ein Projektnummer sollte zwingend in jedem Verzeichnis angegeben sein, es sei denn, daß man nach Projektnamen arbeitest, was ab einer gewissen Größe nicht mehr geht. Es ist zu empfehlen, die Projektnummer als reine Zählnummer zu verwenden. Mit einer derartigen Systematik bekommt man keinerlei Probleme hinsichtlich der Zuordnung eines Projektes zu bestimmten Bereichen, was bei integrierten Gesamtkonzeptionen sowieso nicht möglich ist. Hat man eine laufende Nummer gewählt, kann man mit Hilfe des Projektverzeichnisses gleich die Projektnummer mit der Eintragung in das Verzeichnis vergeben.
2. Jedes Projekt sollte eine bestimmte normierte Bezeichnung haben. Hierzu ist man dann gezwungen, wenn man ein maschinelles Planungs-und Kontrollsystem verwendet, da die Anzahl der Stellen meist begrenzt sind.
3. Der Projektleiter sollte im Projektverzeichnis benannt sein, da das Projektverzeichnis auch als Auskunftskartei dient. Weiß man den Projektleiter zu einem bestimmten Projekt nicht, kann man bei der verwaltenden Stelle die benötigten Auskünfte einholen.
4. Der Beginntermin eines Projekts sollte vermerkt werden. Als Beginntermin sollte man den tatsächlichen Termin der Arbeiten an dem jeweiligen Projekt definieren. Besonders in großen Unternehmen kommt es vor, daß der Aufbereitungsprozeß zu einem umfangreichen Projekt mehrere Monate oder sogar Jahre dauert. Man sollte dazu übergehen, den Tag des effektiven Starts als Beginntermin einzutragen. In diesem Falle kommt man nicht gleich gegenüber den Fachbereichen in Verruf, daß Projekte endlos dauern; denn die Entscheidungsphase kann man meist kaum entscheidend beeinflussen. Jedem Fachbereich kann man außerdem verständlich machen, daß ein Projektfortschritt solange nicht zu erwarten ist, wie das Projekt überhaupt nicht begonnen worden ist. Aus demselben Grunde sollte man generell dazu übergehen, Terminangaben zur Projektrealisierung so anzugeben, daß man sie auf den Zeitraum nach Projektstart oder Genehmigung bezieht.
5. Der voraussichtliche Endtermin sollte in dem Projektverzeichnis nicht fehlen, diesen benötigt man zumindest zur internen Nachanalyse eines jeden Projektes. Bei Beginn des Projektes sollte man den Endtermin festhalten, um zu beobachten, wie man sich verschätzt hat.
6. Wenn Abhängigkeiten zu anderen Projekten gegeben sind, sollte man dies im Projektverzeichnis vermerken. Hier genügt als Angabe die Projektnummer des Projektes, von dem ein Projekt gegebenenfalls abhängt. Die weiteren Details sollten sich aus der Konzeption des Projektes ergeben.
7. Sofern man ein hausinternes Budgetierungssystem zu berücksichtigen hat, sollte man die Kostenkategorie oder andere wichtige Kostenkennziffern in das Projektverzeichnis aufnehmen, um bereits im Projektverzeichnis die Größenordnung des Projektes zu umreißen.
8. Die Angabe von Prioritäten ist sicherlich möglich, führt jedoch zu relativ wenig Erkenntnissen, weil das Projektverzeichnis so gedacht ist, daß es nicht geändert wird. Dies trifft aber für Prioritäten im ORG/EDV-Bereich nicht zu.
9. Nach Beendigung des Projektes sollte man den effektiven Endtermin des Projektes eintragen.
Zuständigkeit für die Erstellung des Projektverzeichnisses
Das Projektverzeichnis sollte vom Leiter ORG/EDV oder Leiter Organisation geführt werden. Das Führen dieses Verzeichnisses stellt keine nennenswerte Arbeit dar, weil ein Eintrag nur bei Beginn eines Projektes erfolgt. Gleichzeitig mit dem Eintrag in das Projektverzeichnis löst man übrigens die alte Streitfrage im ORG/ EDV-Bereich, was man unter einem Projekt zu verstehen habe. Alles, was im Verzeichnis steht, ist zwangsläufig ein Projekt. Damit ist jede Diskussion überflüssig geworden und man kann sich auf die Realisierung des Projektes konzentrieren.