Auch für den Lieferanten ergeben sich aus dem Einsatz von E-Procurement Vorteile. Der damit verbundene Exklusivvertrag verbessert nicht nur die Kundenbindung, sondern steigert in der Regel auch das Einkaufsvolumen. Sind die elektronischen Kataloge erst einmal erarbeitet, lassen sie sich zudem auch von anderen Kunden nutzen. Ein weiterer Aspekt ist der reduzierte Pflegeaufwand.

Wichtig ist allerdings die Bereitschaft des Lieferanten, den neuen Weg der Zusammenarbeit mit dem Kunden zu beschreiten. Das bedeutet den Abschied vom Papier, denn alle Dokumente werden digital zugestellt und bearbeitet. Dies erfordert auch die Anpassung der Organisation auf der Lieferantenseite.

Der Zugriff auf das System erfolgt mittels Browser. Dies hat den Vorteil, dass keine Installationen an den Anwender-PCs notwendig sind.

Die von Ubis aufgebauten elektronischen Kataloge basieren auf der Software "Ideal-Procurement" von Catalog International. Für die darin enthaltenen Artikel stehen dem Anwender alle wichtigen Informationen wie Artikelnummern, Preise, Verpackungseinheiten oder Mindestbestellmengen sowie Abbildungen der Waren zur Verfügung.

In den Katalog gelangen die Daten in Form von "Excel"-Dateien, die aus der Datenbank des Lieferanten stammen. Als Datenbank wurde bei EDAG Microsoft "SQL Server 7.0" installiert, ab Herbst soll die Umstellung auf Oracle erfolgen.

Die E-Procurement-Lösung ist an die ERP-Software Psipenta 4.0.1 angebunden und übernimmt in der Startphase Kostenstellen und Kostenträger direkt aus diesem System. Nach der Umstellung auf das Release 5.1 im Herbst 2001 werden zusätzlich Mitarbeiterdaten, Konten sowie Kostenarten übertragen.