Projekt: Prozesskosten um 30 Prozent gesenkt

31.08.2001
Von Steffen Herzog

"Wir wollten uns aber nicht von vornherein auf einen Anbieter festlegen, nur weil bereits Kontakte bestanden. Entscheidend sollten ein überzeugendes E-Procurement-Konzept, Investitionssicherheit sowie die gute Anbindung an unser ERP-System sein", blickt Kosterka zurück. Das Konzept, das die Ubis vorlegte, überzeugte die EDAG-Manager, und die Berliner erhielten den Zuschlag.

Die Basis dieser E-Business-Lösung bildet "Ubis-Procurement", ein Paket aus Dienstleistungen und Software. In der Planungsphase erfolgte eine Analyse der Lieferanten, des Beschaffungsportfolios, der Prozesse und der IT-Systemlandschaft. In der Realisierungsphase entstehen die bereits definierten elektronischen Produktkataloge, werden Schnittstellen zu Lieferanten und Dienstleistern programmiert sowie das ERP-System der EDAG angebunden. Verbesserungen des E-Procurement-Systems und die Schulung der Mitarbeiter gehören zum Kundenservice.

Vorteile für Kunden und Lieferanten

Für den Einstieg in die neue Welt der elektronischen Beschaffung wählten Kosterka und sein Team Büromaterial als klassischen C-Produktbereich. Lieferant ist ein Komplettanbieter, mit dem die EDAG-Einkäufer schon in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben: "Es ist bei Büromaterialien nicht sinnvoll, mehrere Lieferanten ins Boot zu holen, da sich die Angebote überschneiden würden. Deswegen haben wir uns für einen entschieden, mit ihm Preise und Bestellmengen sowie Lieferzeiten verhandelt.

Er wird in diesem Bereich zu unserem exklusiven Lieferanten auf Zeit", begründet Kosterka die Entscheidung. Das Beschaffungsvolumen für diese Produkte wird sich für das erste Jahr voraussichtlich im siebenstelligen Bereich bewegen. Weitere C- und auch B-Güter sollen folgen.

Konzernweit ergeben sich außer der Kostenreduzierung weitere Vorteile: "Wir sehen in der Kombination von Ubis-Procurement mit dem ERP-System Psipenta die Chance, auch unseren kleineren Niederlassungen für den Einkauf ein komfortables Werkzeug zu bieten, das Prozesse beschleunigt und trotzdem der Konzernstrategie entspricht." Zudem behalte man in der Zentrale den Überblick darüber, welche Beschaffungsvorgänge abgewickelt seien, inklusive der Informationen zu Umfang, Konditionen und Lieferanten. Generell ist EDAG daran gelegen, die bestehenden Lieferanten in das E-Procurement-Konzept einzubinden. Im Gegensatz zu dem früheren Ablauf werden die Bestellvolumina vorab im Paket ausgehandelt.