"Im Einkauf liegt der Gewinn", besagt eine alte Kaufmannsregel. "Das ist allerdings nur die halbe Wahrheit, denn wer die Kosten nicht im Griff hat, der macht auch keinen Gewinn", erklärt Horst Kosterka. Der stellvertretende Bereichsleiter des Einkaufs bei der Engineering + Design AG (EDAG) ist verantwortlich für die Auswahl und den Einsatz der IT-Systeme, die seinen Bereich unterstützen.
Der hohe Aufwand für den Einkauf geringwertiger Güter, im Fachjargon auch C- oder MRO-Güter (Maintenance, Repair, Operation) genannt, ist ihm seit langem ein Dorn im Auge. "Wenn die Beschaffung einer CD-ROM rund drei Stunden Zeit in Anspruch nimmt und so mit mehr als 200 Mark zu Buche schlägt, dann ist dies nicht akzeptabel", so Kosterka.
Die hohen Kosten kommen durch die in vielen Unternehmen übliche bürokratische Vorgehensweise bei Bestellungen zustande: Mitarbeiter füllen Bedarfsanforderungen aus, Vorgesetzte genehmigen Anträge, Einkäufer sondieren den Markt nach Lieferanten und verhandeln Preise sowie Lieferkonditionen, der Eingang der bestellten Waren und Rechnungen wird von mehreren Personen kontrolliert und schließlich gelangen die Waren zum Besteller.
Im Jahr 2000 begann die EDAG daher mit einer organisatorischen Neuausrichtung des Einkaufs. Zukunftsorientierte Einkaufsprozesse und Strukturen sollen langfristig Wettbewerbsvorteile sichern: "In diesem Rahmen machten wir uns auch Gedanken über Methoden und Werkzeuge, um die Prozessqualität und die Effizienz und Effektivität des Einkaufs zu steigern. Wir wollen ganz bewusst auch alte Zöpfe abschneiden", erklärt Kosterka. Die Möglichkeiten, die E-Procurement bietet, kamen dem EDAG-Einkäufer dazu sehr gelegen: "Wir wollten das Papier aus dem Beschaffungsprozess von der Anforderung bis zur Zahlung verdrängen. Die Frage war nicht, ob, sondern wie und mit wem wir ein E-Procurement-System einführen sollten."
Um sich eine Übersicht über das Leistungsspektrum und die Preise im Bereich E-Procurement zu verschaffen, holten die EDAG-Einkäufer mehrere Angebote führender Anbieter ein, obwohl bereits Kontakte zur Ubis AG bestanden, einem auf E-Business und E-Procurement spezialisiertem Systemhaus. Das Unternehmen gehört zum Berliner Konzern PSI AG und arbeitet Hand in Hand mit einem weiteren Tochterunternehmen, der Psipenta GmbH. Für deren gleichnamiges ERP-System hatte sich EDAG bereits 1999 entschieden.