Die Aufgaben eines Projekt-Managers sind gekennzeichnet durch Risiken, Deadlines und Qualitätskontrollen. Mit speziellen Software-Tools sollen die Projektleiter und ihre Mitarbeiter ein Arbeitsgerüst errichten, um Katastrophen zu vermeiden. Können die Werkzeuge darüber hinaus noch die Effizienz der Organisation steigern, machen sie sich schnell bezahlt.
Die Nachfrage nach Lösungen, mit denen sich die Projekte oder besser gesagt die darin involvierten Mitarbeiter verwalten lassen, ist in den letzten Jahren kräftig gestiegen. Besonders gewünscht wird inzwischen die effiziente Einsatzplanung der Beteiligten, denn hohe Lohnkosten und chronische Personalengpässe gehören zu den größten Hürden auf dem Weg zum Erfolg. Projekte und ihre Deadlines stehen folglich nicht mehr im Mittelpunkt der Softwarelösungen, deren funktioneller Fokus sich zunehmend in Richtung Human-Resources-Management verschiebt.
In einer Studie hat die Meta Group den Markt für Projekt-Management-Programme unter die Lupe genommen. Dabei stellte sich heraus, dass die Schlacht auf dem Desktop des Endanwenders weitestgehend geschlagen ist. Klarer Sieger im Lowend- und Einzelplatzsegment ist nach Meinung der Analysten Microsofts "MS Project", das sich zu einem Quasi-Standard für das Projekt-Management (PM) etabliert hat. Die Anbieter von Lösungen für konzernweite Projekte hätten weitestgehend ihre Versuche eingestellt, das Microsoft-Werkzeug vom Desktop zu verdrängen.
Während Desktop-Produkte wie MS Project auf proprietären File-Systemen aufgebaut sind, verfügen ihre größeren Konkurrenten im Enterprise-Format über eine Client-Server-Architektur. Darüber hinaus greifen sie auf relationale Datenbanken zurück, in denen Anwender große Volumen an Projektdaten speichern und performant abfragen können. Diese Architektur sorgt auch dafür, dass sich die hohen Sicherheitsanforderungen in verteilten Umgebungen besser einhalten lassen.
Auch wenn einige Desktop-Lösungen inzwischen versuchen, über ODBC-Treiber auf relationale Datenbank-Management-Systeme zuzugreifen, bildet die Client-Server-Struktur nach Ansicht der Analysten ein entscheidendes Kriterium für die Softwareauswahl in Umgebungen mit vielen Anwendern. Allerdings arbeiten verschiedene Tool-Anbieter an einer Zusammenführung der beiden Welten. Zu diesem Zweck unterstützen die Enterprise-Werkzeuge immer häufiger MS Project und andere vergleichbare Tools als Client-Software, während die Berechnungen sowie die Verwaltung auf der Server-Seite ablaufen.
Der Trend zur Integration setzt sich bis in die Sphären der Enterprise-Resource-Planning-(ERP-) Suiten fort. Dadurch sollen sich in erster Linie die Projektkosten beispielsweise für die Entwicklung, das Marketing oder den Vertrieb effizienter verwalten lassen.
Gerade bei international agierenden Konzernen ist es angebracht, die unterschiedlichen Aufwendungen der Standorte und Teams zu konsolidieren. Auch sei es dadurch nach Aussage der Meta Group möglich, Verträge, Rechnungen und Bestellungen eines Unternehmens im direkten Zusammenhang mit einem Projekt zu verwalten.
In der höchsten Integrationsstufe, sozusagen dem Idealfall des Enterprise-Projekt-Managements, werden komplette Geschäftsprozesse durch PM-Funktionen unterstützt. Finanzielle Informationen lassen sich schließlich in ein vorhandenes Data Warehouse oder Management-Informations-System zur Auswertung übertragen. Daher liegt es nahe, dass ERP-Anbieter wie SAP, Baan oder Oracle ihre Planungs-Tools verstärkt als Projekt-Management-Lösungen anpreisen oder Schnittstellen zu Drittanbietern schaffen. Allerdings ist der Markt für Projektwerkzeuge nach Meinung der Meta-Analysten immer noch in der Hand von Spezialisten.
Zu den weiteren Trends im Sektor PM-Tools zählt der Ansatz, Knowledge-Management-Systeme in die Projektsteuerung einfließen zu lassen. Durch die Verbindung der Werkzeuge könnten Verantwortliche leichter die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter analysieren und diese letztlich effizienter einsetzen. Neben dem formalen Fachwissen eines Entwicklers lassen sich so auch seine Erfahrungen bei spezifischen Projekten detaillierter abfragen.
Anspruch und Wirklichkeit klaffen aber auch hier weit auseinander, wie die Meta Group in ihrem Forschungslabor Spex durch die Untersuchung von acht Lösungen herausgefunden hat. Zu den Prüflingen gehörten:
-MS Project 98 von Microsoft,
-"Project Scheduler 7" von Scitor,
-"Result Management" von ABT,
-"Realtime" von AMS,
-"Artemis Views" von Artemis,
-"Planview" von Planview,
-"P3" und "P3e" von Primavera sowie
-"Open Plan Professional" von Welcom.
Als Sieger ging die ABT-Lösung Result Management aus dem Rennen hervor. Nach Meinung der Analysten zeichnet sich das Programm vor allem durch seine Administrationskonsole und die Fähigkeit aus, sich automatisiert auf Workstations installieren zu lassen. Die Projektdatenbanken an verteilten Standorten können darüber hinaus in einem zentralen System-Repository konsolidiert werden, wobei die Synchronisierung remote erfolgt. Auch lassen sich Daten von Microsofts MS Project 98 in das Repository einstellen. Das Benutzer-Interface erinnert in seinem Stil an die "Outlook"-Aufmachung.
Die Ressourcenverwaltung von Result Management ist nach Meinung der Tester hervorragend gelungen. Das Programm sucht bei Anfragen automatisch nach freien Arbeitskräften, die sich anhand von Kriterien für spezifische Projekte eignen. Gut umgesetzt sei ferner, dass sich Reports den eigenen Bedürfnissen anpassen lassen. Das größte Manko der ABT-Software hingegen liege im Bereich des Kosten-Managements, das beispielsweise keine Überstundenverwaltung unterstützt.
Auf dem letzten Platz des Rankings landete Scitor mit dem Project Scheduler 7. Das Problem des Anbieters besteht darin, dass er dem Markttrend folgend weg vom Microsoft-kontrollierten Desktop hin zu einer Enterprise-Lösung schwenken will. Dort konkurriert er aber mit bereits etablierten Anbietern, die über größere Erfahrung und ein breites Funktionsspektrum verfügen. Als weiterer Stolperstein für Scitor könnte sich herausstellen, dass auch Microsoft mit der für das zweite Quartal angekündigten Version 2000 von MS Project die höheren Weihen einer Mehrbenutzerlösung anstrebt.
Die Nachteile des Project Schedulers liegen in den Bereichen Kostenkontrolle und Reporting. Zwar sind die Analysefunktionen leicht verständlich, aber dafür nicht besonders umfangreich. Für Abfragelösungen von Drittanbietern gibt es immerhin Schnittstellen. Funktionen zur Abschätzung von Arbeitsbelastungen vor der Planungsphase fehlen ebenso wie ein grafischer Editor für die Resource Breakdown Structure (siehe Kasten "Strukturen").
Als Stärken der Scitor-Software bezeichnen die Meta-Analysten beispielsweise das Benutzer-Interface, das einfach zu verstehen ist und über einen Wizard verfügt. Die Anzahl der anpassungsfähigen Felder ist inzwischen unbegrenzt, und neben mathematischen Einträgen lassen sich auch Formelfelder mit Boolschen Operatoren verwenden. Außerdem wurde die Verbindung zu ODBC-Datenbanken verbessert, indem sich die Projekte nun über einen Knopfdruck abspeichern lassen.
StrukturenCBS = Cost Breakdown Structure: Gliederung eines Projektes anhand seiner Kosten;
OBS = Organisation Breakdown Structure: Vertikale Gliederung einer Organisation und der Verantwortung;
RBS = Resource Breakdown Structure: Gliederung eines Projektes anhand der verfügbaren Ressourcen;
WBS = Work Breakdown Structure: Gliederung eines Projektes anhand der zu erledigenden Arbeit.
Abb.: Für jede Projektgrösse gibt es die passende Lösung, mit der sich verfügbare Ressourcen und Anforderungen verwalten lassen. Quelle: Meta Group/Spex