Eingabe auf bestimmte Werte in Zellen beschränken
Die Situation ist bekannt: Da hat man eigentlich ein eindeutiges Excel-Sheet angelegt und die Anwender tragen Daten nach Lust und Laune ein. Eine saubere Datenerfassung stellt die Datenüberprüfung sicher.
Es gehört zu den alltäglichen Problemen, dass zwischen dem Ersteller eines Excel-Sheets und den Anwendern, die sie ausfüllen, nicht immer ein mentales Übereinkommen hinsichtlich der Zellinhalte besteht. Da werden dann beispielsweise alphanumerische Werte eingeben, obwohl eigentlich nur ganze Zahlen gewünscht waren. Dies erschwert so manche Datenerfassung und macht Nacharbeiten erforderlich. Mit der Funktion Datenüberprüfung aus Excel kann man da Missverständnissen vorbeugen.
- Datenüberprüfung
Sie können festlegen, welche Werte Sie in den markierten Zellen erlauben wollen. - Datenüberprüfung
Das klappt auch mit Datumswerten, Sie können Anfangs- und Enddatum festlegen. - Datenüberprüfung
Unter Eingabemeldung können Sie einen Text eingeben, den der... - Datenüberprüfung
...Anwender angezeigt bekommt, wenn er die Zelle anwählt. - Datenüberprüfung
Stopp heißt Stopp. Es kann nur ein korrekter Wert in die Zelle eingegeben werden. - Datenüberprüfung
Bei Warnung bekommt der Anwender den Hinweis, kann sich per Anwahl und Klick von Ja aber darüber hinweg setzen. - Datenüberprüfung
Bei Information bleibt es lediglich bei einem Hinweis.
Markieren Sie hierfür den Bereich, für den die Überprüfen gelten soll. Wechseln Sie dann zu Daten/Datenüberprüfung. Achtung: Wenn die Datei bereits freigegeben ist, lässt sich die Datenüberprüfung nicht mehr einrichten. Im ersten Register Einstellungen können Sie unter Zulassen bestimmen, welche Werte Sie erlauben wollen. In dem Register Eingabemeldung können Sie einen Text eingeben. Diesen bekommt der Anwender angezeigt, wenn er die Zelle anwählt.
Sie können im Register Fehlermeldung wählen, welche Art angezeigt wird. Zur Auswahl stehen: Stopp, Warnung und Information. Da gilt es bei der Wahl die Sensibilität der Anwender zu berücksichtigten. Bei Stopp bekommt der Anwender solange einen Fehler angezeigt, bis er einen korrekten Wert eingibt. Bei Warnung erscheint die Fehlermeldung und der Warnhinweise, der Anwender kann sich jedoch über Fortfahren und Ja darüber hinweg setzen. Information ist die weichste Variante, hier bekommt der Anwender lediglich den Hinweis angezeigt.