Tipps und Tricks rund um die Tabellenkalkulation

Profi-Tipps zu Microsoft Excel

21.06.2014
Von  und
Malte Jeschke war bis März 2016 Leitender Redakteur bei TecChannel. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich intensiv mit professionellen Drucklösungen und deren Einbindung in Netzwerke. Daneben gehört seit Anbeginn sein Interesse mobilen Rechnern und Windows-Betriebssystemen. Dank kaufmännischer Herkunft sind ihm Unternehmensanwendungen nicht fremd. Vor dem Start seiner journalistischen Laufbahn realisierte er unter anderem für Großunternehmen IT-Projekte.
Thomas Rieske arbeitet seit Oktober 2002 als freiberuflicher IT-Fachjournalist und Autor. Zu den Themenschwerpunkten des Diplom-Übersetzers zählen unter anderem Computersicherheit, Office-Anwendungen und Telekommunikation.

Eingabe auf bestimmte Werte in Zellen beschränken

Die Situation ist bekannt: Da hat man eigentlich ein eindeutiges Excel-Sheet angelegt und die Anwender tragen Daten nach Lust und Laune ein. Eine saubere Datenerfassung stellt die Datenüberprüfung sicher.

Es gehört zu den alltäglichen Problemen, dass zwischen dem Ersteller eines Excel-Sheets und den Anwendern, die sie ausfüllen, nicht immer ein mentales Übereinkommen hinsichtlich der Zellinhalte besteht. Da werden dann beispielsweise alphanumerische Werte eingeben, obwohl eigentlich nur ganze Zahlen gewünscht waren. Dies erschwert so manche Datenerfassung und macht Nacharbeiten erforderlich. Mit der Funktion Datenüberprüfung aus Excel kann man da Missverständnissen vorbeugen.

Markieren Sie hierfür den Bereich, für den die Überprüfen gelten soll. Wechseln Sie dann zu Daten/Datenüberprüfung. Achtung: Wenn die Datei bereits freigegeben ist, lässt sich die Datenüberprüfung nicht mehr einrichten. Im ersten Register Einstellungen können Sie unter Zulassen bestimmen, welche Werte Sie erlauben wollen. In dem Register Eingabemeldung können Sie einen Text eingeben. Diesen bekommt der Anwender angezeigt, wenn er die Zelle anwählt.

Sie können im Register Fehlermeldung wählen, welche Art angezeigt wird. Zur Auswahl stehen: Stopp, Warnung und Information. Da gilt es bei der Wahl die Sensibilität der Anwender zu berücksichtigten. Bei Stopp bekommt der Anwender solange einen Fehler angezeigt, bis er einen korrekten Wert eingibt. Bei Warnung erscheint die Fehlermeldung und der Warnhinweise, der Anwender kann sich jedoch über Fortfahren und Ja darüber hinweg setzen. Information ist die weichste Variante, hier bekommt der Anwender lediglich den Hinweis angezeigt.