Tipps und Tricks rund um die Tabellenkalkulation

Profi-Tipps zu Microsoft Excel

21.06.2014
Von  und
Malte Jeschke war bis März 2016 Leitender Redakteur bei TecChannel. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich intensiv mit professionellen Drucklösungen und deren Einbindung in Netzwerke. Daneben gehört seit Anbeginn sein Interesse mobilen Rechnern und Windows-Betriebssystemen. Dank kaufmännischer Herkunft sind ihm Unternehmensanwendungen nicht fremd. Vor dem Start seiner journalistischen Laufbahn realisierte er unter anderem für Großunternehmen IT-Projekte.
Thomas Rieske arbeitet seit Oktober 2002 als freiberuflicher IT-Fachjournalist und Autor. Zu den Themenschwerpunkten des Diplom-Übersetzers zählen unter anderem Computersicherheit, Office-Anwendungen und Telekommunikation.

Werte nach Bedingungen summieren

Die Aufgabenstellung kommt durchaus häufiger vor: Man möchte aus eine Excel-Liste Werte summieren, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Dabei kommt häufig die populäre SVERWEIS-Funktion ins Spiel, in unserem Beispiel setzen wir aber auf die Funktion SUMMENPRODUKT.

In unserem Fall verkaufen eine Reihe von Vertriebsmitarbeitern wiederum eine Reihe unterschiedlicher Produkte. Prinzipiell kann jeder Verkäufer jedes Produkt verkaufen. In der Excel-Liste werden die Aufträge chronologisch erfasst: In der ersten Spalte steht der Verkäufer, in der zweiten das Produkt und in der dritten die Stückzahl. Wie wollen am Ende in einer Abfrage wissen, wie viel Stück des Produktes A der Verkäufer X verkauft hat. Sprich, es wird folgende Aufgabe gestellt: Wenn die Bedingungen in Spalte A und B erfüllt sind, summiere die entsprechenden Werte der Spalte C.

Die Kombination aus Verkäufer und Produkt, die abgefragt werden soll, geben wir in gesonderte Zellen ein, unter denen das Ergebnis gelistet wird. Prinzipiell funktioniert die Funktion wie folgt:

=SUMMENPRODUKT(Matrix1; Matrix2;Matrix3….)

In unserem kleinen Beispiel stehen die Namen der Verkäufer in dem Bereich A2:A11, die verkauften Produkte in B2:B11 und die jeweiligen Stückzahlen in C2:C11. In den Zellen F1 (Verkäufer) und F2 (Produkt) tragen wir die Kriterien ein, in F3 folgt die Formel mit unserem Ergebnis. Dementsprechend sieht die Formel in unserem Beispiel wie folgt aus:

=SUMMENPRODUKT((A2:A11=F1)*(B2:B11=F2)*(C2:C11))

Der Verkäufer Bernhard hat in Zeile 2 von Produkt A eine Stückzahl von 5 verkauft, und in Zeile 11 stehen bei Bernhard eine Stückzahl von 4 für das Produkt A. Geben wir nun in unsere Zellen F1 entsprechend Bernhard und in F2 A ein, so lautet das Ergebnis in F3 9.

Im nächsten Schritt möchten wir ein weiteres Kriterium erfüllt wissen: Die Produkte können jeweils aus unterschiedlichen Lagerhäusern kommen, zwei verschiedene existieren, in der Tabelle stehen diese Werte jetzt in dem Bereich C2:C11, die Stückzahl rutscht eine Spalte weiter. Die Abfrage der Kriterien erfolgt jetzt in den Zellen G1, G2 und G3. Damit sieht die Formel wie folgt aus:

=SUMMENPRODUKT((A2:A11=G1)*(B2:B11=G2)*(C2:C11=G3)*(D2:D11))

Es werden nun nur noch die Werte summiert, wenn alle drei Kriterien erfüllt sind.

Wie so oft in Excel ist dies natürlich nicht der einzige Weg, der zum entsprechenden Ziel führt. Natürlich sind Lösungen mithilfe von SVERWEIS oder INDEX ebenso machbar, und selbstverständlich könnte man die Abfrage der gesuchten Kriterien über Auswahllisten sicherer gestalten. (mje)