Gezielter Laptop-Einsatz hat produktivitätssteigernde Wirkungen, senkt fixe und variable Verkaufskosten und erhöht den Gewinn. Firmenvertreter können ihre Kundenbesucher gezielter und rentabler gestalten. So jedenfalls Befragungsergebnisse aus der Pharmaindustrie.
Zu den Vorteilen der kleinen Rechner zählen: genaue und aktuelle Verkaufs- und Kundendienstdaten, große Effektivität des Außendienstes bessere Kommunikation zwischen Außendienst, Außendienstleitung und Hauptsitz sowie bessere Integration der Außendienst-, Werbe- und Marketing-Aktivitäten.
Eine von Epsilon in der Pharmabranche durchgeführte Außendienstbefragung zum Laptop-Nutzen erbrachte folgende Ergebnisse:
- 45 Prozent weniger Zeitaufwand vor Besuch,
- 34 Prozent weniger Zeitaufwand nach Besuch,
- 94 Prozent positive Einstellung zum PC,
- 42 Prozent E-Post größter Vorzung,
- 52 Prozent Kommunikation größer Vorzug.
Die befragten Außendienstmitarbeiter sagten außerdem, daß der Laptop ihr Image bei Kundschaft und Konkurrenz hebt, sie eindeutig motiviert und für sie Ausdruck der Wertschätzung ihres Unternehmens ist.
Weiter ergab die Untersuchung eine Verbesserung in der gezielten Kontaktbearbeitung. Abgesehen vor der Zeitersparnis von 2,5 Stunden pro Woche, stiegen die effektiver Kundenbesuche bei Primärkunder um 20 Prozent, während die Besuche bei Tertiärkunden um 42 Prozent sanken. Insgesamt ergab sich eine Zunahme der Besuche bei den Primärkunden von 52 Prozent und eine Abnahme bei den Tertiärkunden von 43 Prozent. Diese Zahlen bestätigen, daß die PC-Unterstützung des Außendienstes zu Produktivitätszuwächsen einerseits durch den geringeren Stundenaufwand, andererseits, durch die Konzentration auf die lohnenden Kunden führt.
In der Pharmaindustrie erwägen alle der 80 großen US-Unternehmen die Einführung von Laptops als Ersatz, oder Ergänzung des papiergestützten Besuchsrapportsystems.
Voraussetzung des PCs, besonders des Laptops ist, eine zentrale Marketing-Datenbank, in der mehrere Dateien zu einer einzigen, online zugänglichen Hauptdatei zusammengefaßt sind. Sie erlaubt den integrierten Verkaufs- und Marketingfunktionen im Rahmen ihrer spezifischen Erfordernisse Datenzugriff, Speicherung, Ausgabe und Analyse. In der Pharmaindustrie umfaßt die Datenbank sechs Ursprungsdateien:
1. Ärzte-, Krankenhaus- und Apotheker-Liste
2. Besuchsaktivitätsdaten: vom Außendienst via Laptop übermittelt,
3. Arzneiabgabedaten: von PLZ-Overlays,
4. Arztprofildaten: von Frenddaten-Overlays,
5. Zielgruppenhistorie: von firmenininternen Dateien.
6 Außendienst-Wochenaktivitätsdaten: von firmeninternen Dateien.
Eine zentrale Datenbank dieser Art ermöglicht den Zugriff vom Hauptsitz, Regionalbüro, Distriktbüro und Vertreter-Laptop. Jede dieser Stellen hat ihre besonderen Erfordernisse hinsichtlich Zugriff, Speicherung, Analyse und Ausgabe. Via Paßwortkontrolle der PC-Schnittstelle ist der Benutzerzugriff auf die Datenbestände geregelt.
Wesentlich für den Erfolg ist eine benutzergerechte Datenzugriffszeit. Bei den Büro-PCs sind die Daten online sofort verfügbar. Bei den Außendienst-Laptops wird die Festplatte jede Nacht vom Großrechner via Telefonnetz nach den Tageseingabedaten des Außendienstes, einschließlich E-Post und Rapportanforderungen, abgefragt. Gleichzeitig wird die Hauptdatei des Großrechners aktualisiert. Vier Stunden später gehen die aktuellen Daten an den Laptop zurück, fertig zum Gebrauch am folgenden Morgen.
Damit verfügt der Vertreter auf seinem Laptop über seine eigene, täglich aktualisierte Interessenten- und Kundendatenbank, die er bei seinen Kundenbesuchen, für die Routenplanung, für Analysen etc. benutzen kann.