Unabhängig von Branche, Größe oder Standort des Unternehmens sahen sich Mitarbeiter auf der ganzen Welt von heute auf morgen dazu gezwungen, von zuhause aus ihrer täglichen Arbeit nachzugehen. Neben einem veränderten Setup am physischen Arbeitsplatz stehen viele dabei vor Problemen, ihre täglichen Tools, Anwendungen und Daten im gleichen Umfang weiterhin nutzen zu können. Dabei zeigen sich die Unternehmen im Vorteil, die bereits vor COVID-19 eine flexible Politik hinsichtlich Arbeitsplatz und -zeit pflegten.

Alle anderen stehen in der gegenwärtigen Situation vor der Herausforderung, den Betrieb noch zusätzlich auszubremsen, weil sich Arbeitsabläufe nicht reibungslos aus der Ferne durchführen lassen. Ein Plan zur Business Continuity ist daher überlebenswichtig, um Risiken bei Ausfallszenarien minimieren zu können.

Business Continuity braucht Ausfallinvestitionen

Auch wenn wir uns seit März in einer Ausnahmesituation befinden, zeigt die Coronakrise, wie schnell sich äußere Umstände ändern können und wie wichtig ein Ausweichplan sein kann, um die Produktivität aufrecht zu erhalten. Naturkatastrophen, ein großflächiger Stromausfall oder ein Verkehrskollaps können verhindern, dass Mitarbeiter vom Arbeitsplatz ihre täglichen Aufgaben verrichten und beeinträchtigen dadurch das Geschäft. Ein reibungsloser Switch zu Remote Work verringert dadurch entstehende Ausfälle und hält das Unternehmen auf Kurs. Führungskräfte müssen daher bereits im Vorfeld einen Plan erarbeiten, wie Mitarbeiter in solchen Extremsituationen weitgehend ungestört weiterarbeiten können.

Dazu gilt es im ersten Schritt, mögliche Ausfallszenarien zu identifizieren und in Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern die daraus resultierenden Auswirkungen auf die unterschiedlichen Unternehmensbereiche zu benennen. Gleichzeitig gilt es, für den Fall vorzuplanen, dass Mitarbeitern aus der Ferne nicht immer alle Dienste im gewohnten Umfang zur Verfügung stehen. Dies ist abhängig von Sicherheitsaspekten, Infrastruktur und Bandbreitenbedarf. IT-Abteilungen müssen daher Schlüsselfunktionen priorisiert behandeln, um Mitarbeitern ein reibungsloses Arbeiten möglich zu machen.

Neben dieser technischen Komponente müssen auch Prozesse und Zuständigkeiten im Hinblick auf ihre Tauglichkeit in Ausnahmesituationen evaluiert werden. Diese müssen mit den Auswirkungen der bereits festgelegten Schlüsselfunktionen in Relation gesetzt werden, um etwaige Bottlenecks identifizieren zu können. So lässt sich sicherstellen, dass der Status Quo bestehen bleibt und Abläufe nicht durch unvorhergesehene Faktoren wie erzwungene Remote-Work-Initiativen ins Stocken geraten. Daraufhin gilt es, Ausweichszenarien zu entwickeln, besonders für die Umstellung auf manuelle Prozesse, die für eventuell nicht verfügbare Technik einspringen können. Hier steht besonders die IT-Abteilung in der Pflicht, die eine passende Fallback-Lösung finden und implementieren muss.

Wie Business Continuity richtig geht

Ein guter Business-Continuity-Plan beinhaltet neben Ausfallszenarien auch einen detaillierten Ablauf für die Rückkehr in den Normalbetrieb. Dabei gilt es, die verschiedenen Systeme und Abläufe in einer priorisierten Reihenfolge wieder in den ursprünglichen Zustand zurückzuführen, ohne in der Übergangsphase Verzögerungen aufkommen zu lassen. Ein wesentlicher Aspekt der Planung muss sein, wie Mitarbeiter sowie externe Parteien über die verschiedenen Schritte und Maßnahmen informiert werden und was das konkret für ihre Aufgabenbereiche bedeutet, damit sie im Ernstfall effizient umschalten können.

Ein solcher Plan ist allerdings kein in Stein gemeißelter Maßnahmenkatalog für verschiedene Katastrophenszenarien. Vielmehr handelt es sich im Idealfall um ein dynamisches Dokument, das auf die individuellen Merkmale des Unternehmens eingeht und dabei auch Ausfallszenarien einzelner Abteilungen berücksichtigt. Darüber hinaus muss der Plan etwaige Änderungen der Infrastruktur, Personalkonstellation oder Betriebsstruktur berücksichtigen können und dementsprechend laufend angepasst werden.

Neben den organisatorischen und technischen Vorbereitungen, dürfen die Verantwortlichen auch nicht vergessen, Mitarbeiter frühzeitig zu sensibilisieren. Viele Arbeitnehmer befinden sich beispielsweise momentan zum ersten Mal im Homeoffice und das ist für viele entsprechend ungewohnt. Arbeitgeber können dem entgegenwirken, indem sie auch außerhalb von Krisenzeiten räumlich und zeitlich flexible Arbeitsmodelle einführen. So können sich Mitarbeiter frühzeitig an eine flexiblere Arbeitsatmosphäre, Videokonferenz-Tools und digitale Arbeitsumgebungen gewöhnen und es fällt leichter, den laufenden Betrieb auch in Ausnahmesituationen aufrechterhalten. (fm)