Trotz der Hypes um Skype und Instant-Messaging sind die meisten Büros mit klassischer Kommunikationstechnik wie Telefon, ISDN-Anlage und Outlook ausgestattet. Holt man sich die richtige Software, so wird daraus schnell eine Komfort-Telefonanlage. Der erste Schritt jeglicher Telefonintegration mit Outlook und Windows beginnt bei der TAPI-Schnittstelle, die den PC mit der Telefonanlage verbindet. TAPI-Software wird in der Regel zum kostenlosen Download vom Anlagenhersteller bereitgestellt – für die populäre Fritz Box beispielsweise bietet AVM die "TAPI Services for FRITZ Box" an.
Ist das TAPI installiert und konfiguriert, kann der Outlook-Anwender prinzipiell bereits aus dem Kontakte-Ordner heraus telefonieren – ein Mausklick auf das Telefonsymbol genügt. Da es sich hierbei allerdings um ein spartanisches Extra mit geringem Alltagsnutzen handelt, sollte das Unternehmen zusätzlich eine in Outlook integrierbare CTI-Software anschaffen. Eine für Fritz-Box-Nutzer kostenlose Einfachlösung wäre "Outlook Infodesk Phone". Zur professionellen Telefonanlage wird Outlook mit Programmen wie "Estos Procall 2.2". Dessen Anrufsymbolleiste steht in jedem Outlook-Bereich bereit und erspart dem Anwender zukünftig das Tippen auf der Telefontastatur. Dieser Automatismus funktioniert sogar im Posteingang: Zunächst klickt man dabei auf die E-Mail des gewünschten Adressaten, dann auf das Symbol "Telefonanruf", und schon sucht Procall die Telefonnummern des entsprechenden Kontakts. Wählt der Nutzer "Anruf beginnen", läutet sein eigener Apparat parallel zum Verbindungsaufbau, er hebt nur noch ab und wartet auf das Abheben der Gegenstelle. Das CTI-Programm enthält zahlreiche Funktionen für das Anruf-Management und die Protokollierung.
Mit der Server-Version von Procall lassen sich eine Vielzahl von Anwendern im Unternehmen anbinden, wobei jeder zentrale Groupware-Server wie Exchange oder Notes als Quelle für Adressen und Telefonnummern dienen kann. Das TAPI residiert dabei auf dem Server, die Clients sind über eine virtuelle TAPI angebunden. Die Preise für Procall 2.2 beginnen bei 49 Euro. Unter den vielen Alternativprogrammen erscheint uns daneben auch noch Tapicall erwähnenswert.
Fazit
Mit der richtigen TAPI-Software verwandeln Sie Outlook, Telefon und ISDN-Anlage/Fritz-Box zu einer Komfort-Telefonanlage.