Bis zu 12 000 Auftraege sind taeglich in der Zentrale der Wuerth GmbH und Co. KG in Kuenzelsau abzuwickeln. Eine Belegverwaltung ueber Mikrofilmarchivierung wurde jetzt durch elektronische Dokumenten- Management-Systeme (DMS) auf der Basis optischer Speicher abgeloest. Sie bilden die Grundlage fuer die kuenftige elektronische Ablaufsteuerung aller Sachbearbeitungsvorgaenge.

Als Partner fuer sein elektronisches Dokumenten-Management hat der Wuerth-Konzern die SER Systems Engineering Reinhardt GmbH, Neustadt/Wied, ausgewaehlt. In verschiedenen Bereichen der Wuerth- Zentrale und bei zahlreichen In- und Auslandstoechtern wird das ITA-System der SER bereits eingesetzt.

Erfolge mit der elektronischen Archivierung in Buchhaltung und Auftragsabwicklung fuehrten bei Wuerth zu einem weiteren Projekt, der Realisierung einer papierarmen Sekretariatsorganisation.

Eine 1992 durchgefuehrte Beleggutanalyse in dreizehn Geschaeftsleitungs-Sekretariaten der Wuerth-Zentrale ergab, dass pro Jahr rund 210 000 Blatt Papier abzulegen sind. Bis zu durchschnittlich 70 Zugriffe pro Tag auf vorhandene Akten oder Vorgaenge wurden statistisch ermittelt.

Platz fuer die Ablage in Haenge- oder Standordnern gab es keinen mehr. Ein weiteres Wachstum konnte die bisherige Organisation nicht mehr abdecken.

Eine Menge Zeit ging vor der Einfuehrung des ITA-Systems durch Suchen und Mehrfachablage von Belegen verloren. Trotz hoher Redundanzen in der Sekretariatsablage war keine Vollstaendigkeit zu garantieren.

Im Sekretariat des geschaeftsfuehrenden Gesellschafters wurde das ITA-System 1993 als Pilotinstallation eingefuehrt. Ergaenzt wurde es um die Funktionen Volltext-Retrieval und eine differenzierte Indexverwaltung ueber SQL-Datenbanken. Damit liessen sich die aus einer speziellen Sekretariatsorganisation resultierenden Anforderungen umsetzen und erfuellen.

Durch ein abgestuftes Berechtigungskonzept bestehen keine Bedenken hinsichtlich der Sicherheit des Systems, obwohl hier zum Teil vertrauliche Dokumente zu speichern und zu verwalten sind.

Der Zugriff auf die Dokumente wurde vereinfacht, die Arbeitsablaeufe verbessert, die Arbeitsplatzqualitaet gesteigert und die Kommunikation erleichtert.

Ausgangspost

Alle Texte werden im Sekretariat ueber Wordperfect in einem Briefformat erstellt. Dieses wurde ueber Makros weiter standardisiert, um die Voraussetzung fuer eine automatische Uebernahme von Ablagekriterien in den Indizierungsmasken des ITA- Systems zu ermoeglichen.

Hat der Brief seine unterschriftsreife Form erreicht, erfolgt der Ausdruck der Endfassung gesteuert ueber das Archiv-Makro.

Der Brief wird nach der Unterschrift noch vor dem Versenden gescannt und damit elektronisch archiviert. Jeder Brieftext wird auf einem optischen Speicher (Write once, read multiple = WORM) dokumentenecht und veraenderungsgeschuetzt archiviert. Alle bisherigen in der Ablageorganisation verwendeten Dokumententypen wurden im ITA-System abgebildet und die bisherigen Ablagekriterien in den Indizierungsmasken fuer die einzelnen Dokumententypen uebernommen.

Bei der Ausgangspost wird die automatisch erzeugte Briefnummer mittels OCR-Lesung in die Indizierungsmaske eingestellt.

Die Ausgangspost wird als Image archiviert. Die Ablagekriterien sind in der Indexdatenbank (SQL) gespeichert. Auf den Brief kann sofort wieder zugegriffen werden.

In einem abendlichen Batch-Lauf erfolgt die Ergaenzung und Vervollstaendigung der Ablagekriterien. Ueber die Briefnummer sind aus der ASCII-Datei die weiteren Indizierungsfelder fuer einen Ausgangsbrief ermittelbar. Diese zusaetzlichen Ablagekriterien werden in der Indexdatenbank ergaenzt, und der ASCII-File wird in die Volltextdatenbank uebernommen.

Dokumentenretrieval

Die Suche nach einem gewuenschten Dokument erfolgt ueber die Retrieval-Funktionen des ITA-Systems. Dazu wird eine Dokumentenanfrage gestartet. Die Suche ist ueber alle bei der Indizierung vergebenen Ablagekriterien moeglich. In der Regel erfolgt sie jedoch als Volltextsuche: Im Feld "Text" der Suchmaske werden die Begriffe aus einem Brief eingegeben, an die sich der Besucher erinnert. Aus der Suche in der Volltextdatenbank ergibt sich eine Trefferliste mit Kurzinformationen zu den gefundenen Dokumenten. Ueber die Funktion "Anzeige" laesst sich das gewuenschte Original-Image reproduzieren.

Eingangspost

Auch die Eingangspost laesst sich sofort scannen und damit elektronisch archivieren. Hierbei wurden in der Indizierungsmaske mehr Muss-Felder als bei der Ausgangspost bestimmt, damit die fuer die Suche notwendigen Ablagekriterien nicht vergessen werden koennen. Um auch fuer eingehenden Schriftverkehr die Vorteile der Volltextsuche nutzenbar zu machen, steht in der Indizierungsmaske ein Textfeld (Stichwort/Abstract) zur Verfuegung, in das ein Kurztext eingegeben werden kann. Dieser wird in der Volltextdatenbank gespeichert. Die fuer die Ablage erforderliche Briefnummer wird auch bei der Eingangspost automatisch vergeben.

Termine

Bereits bei der Indizierung koennen Termine erfasst werden, die fest mit dem Dokument verbunden sind: zum Beispiel der Termin zu einer Einladung, verbunden mit der Bedingung, dass die Antwort bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgt sein muss etc. Dem Termindatum wird ueberlicherweise eine Terminart zugeordnet, die aus einer Auswahlliste selektiert wird. Die Verfolgung der Termine wird ueber die Retrieval-Funktionen des ITA- Systems unterstuetzt.

Dokumentenentleihe

Wird ein Originaldokument entliehen, etwa ein Buch oder eine Broschuere, laesst sich der darueber ausgestellte Entleihschein ebenfalls ueber das ITA-System verwalten. Bei der Indizierung werden die Entleihdaten wie Name der Person, Datum und der vereinbarte Rueckgabezeitpunkt erfasst. Ueber das Retrieval "Entliehene Dokumente" sind damit auch diese Vorgaenge sehr einfach und bequem zu verfolgen und zu bearbeiten.

Postkorb/Verteiler

Fuer jede Sekretariatsorganisation gestaltet sich die Ueberwachung, an wen welche Dokumente verteilt wurden und mit welchen Bearbeitungsvermerken diese Dokumente versehen waren, recht aufwendig. Ueber das neue System laesst sich dies vollstaendig, komfortabel und schnell bewerkstelligen.

Besonders vorteilhaft wirkt sich aus, dass sich ein Originaldokument jederzeit reproduzieren laesst, um beispielsweise sicherzustellen, dass tatsaechlich der gewuenschte Vorgang in Bearbeitung ist, oder um fuer das Anmahnen ueberfaelliger Termine eine Erinnerung in Form der Reproduktion des Originals schnell erstellen zu koennen.

Fuer diese Ueberwachungsfunktion kann bei der Indizierung der Verteiler zu einem Dokument erfasst werden. Danach steht im Retrieval die Funktion "Offene Post" zur Verfuegung. Hier koennen ein Termindatum, ein Bearbeitungsstatus sowie ein beliebiger Bearbeitungsvermerk-Text eingegeben werden.

Ueber die Retrieval-Funktion "Post zum Verteiler" lassen sich die Bearbeitungsvermerke ueberwachen und bearbeiten. So sind zum Beispiel alle mit einem Wiedervorlagetermin versehenen Dokumente oder Personen zu ermitteln. Nachdem sich das System im Piloteinsatz bewaehrt hat, wurde mit der Umstellung und Anbindung der weiteren Geschaeftsfuehrungssekretariate begonnen.