Das Beispiel des Vorbereitungsprozesses

Der Unterschied zwischen den beiden letzten Prince2-Versionen lässt sich gut am Prozess "Vorbereiten eines Projekts" demonstrieren. Er hat die Aufgabe, zu klären,

• ob das Projekt sinnvoll ist,

• wer sich an Bord befindet,

• wie der Lösungsansatz aussieht,

• welche Kriterien das Projekt am Ende erfüllen muss,

• welche Ausschlüsse und welche Risiken es gibt.

Dieser Prozess liegt vor dem eigentlichen Projekt, ja sogar vor der Planung. Alle hier gewonnenen Informationen werden später überarbeitet und detailliert.

Der Prozess wurde von Version 2005 zu Version 2009 kaum verändert. Einige ehemalige Subprozesse wurden zusammengefasst und diverse Aktivitäten hinzugenommen. Der Output ist nahezu derselbe wie vorher, doch wurden die Informationen in nur noch zwei Management-Produkten zusammengefasst: in der Projektbeschreibung und dem Plan der Initiierungsphase. Vorher waren die Informationen in deutlich mehr Produkten untergebracht. Die neue Version bietet hier also eine hilfreiche Vereinfachung.

Folgendes hat sich im Vorbereitungsprozess geändert:

• Das "Informieren der durchführenden Organisation über die Existenz eines neuen Projekts" wurde in den zugehörigen Autorisierungsprozess verschoben. Und da hat es eigentlich immer schon hingehört.

• Der Prozess wird nach wie vor über das Projektmandat angestoßen, das allerdings kein Management-Produkt von Prince2 mehr ist, sondern nun vom Unternehmens- beziehungsweise Programm-Management abstammt.

• Das Risikoregister (früher: Risikoprotokoll) wird nicht mehr innerhalb dieses Prozesses erstellt.

• Der Auftraggeber ernennt nun den Projekt-Manager. Dabei wird auch das Projekttagebuch angelegt.

• Neu hinzugekommen ist die Aktivität "Vorhandene Erfahrungen erfassen". Das war in der Praxis immer schon notwendig, jetzt ist es auch offiziell erforderlich.

• Ebenfalls neu ist das Management-Produkt "Entwurf des Business Case". Vor der Version 2009 war nicht eindeutig, wann er eigentlich erstellt wird. Jetzt ist festgelegt, dass in der Vorbereitung des Projekts eine Vorstufe entsteht, der eigentliche Business Case aber während der Initiierung entwickelt wird.
  

Dieses Beispiel steht stellvertretend für die vielen hilfreichen Klärungen und Vereinfachungen der neuen Version. Die Nummerierung der Subprozesse wurde aufgegeben, weil es früher Missverständnisse darüber gab, ob sie sequenziell oder iterativ verwendet weden müssen. Aus meiner Sicht ist die jetzige Version in diesem Punkt aber nicht viel besser. Sie verwendet Pfeile, die genauso wie eine Numemrierung wirken könen. Zudem kann man sich die Aktivitäten schlechter merken, seit sie nicht mehr nummeriert sind.