Was die Allianz von SAP und Notes in der Praxis wert ist, zeigt beispielsweise das integrierte Personalverwaltungs-System der BASF AG, Ludwigshafen. Der Chemiegigant ist bei der Personalverwaltung darauf angewiesen, die Aktivitäten der Zentrale und der über die ganze Welt verteilten Filialen effektiv zu koordinieren. Wie Wolfgang Littman, Personaldirektor der BASF, erläutert, benötigt das Unternehmen eine Applikation, die flexibel und dennoch einfach zu warten ist.

Die Lösung bestand in einem zentralen, integrierten SAP-System, erweitert durch Group- ware-, Workflow- und Kommunikationsanwendungen auf Basis von Lotus Notes. Dank dieser Zusatzfunktionalität ließ sich, so Littmann, eine weit bessere Integration der Personalverwaltungszentrale mit den dezentralen Personalbüros erreichen.

Wichtig ist es für die BASF, daß sämtliche Personalinformationen stets konsistent und präzise sind - unabhängig von den räumlichen und zeitlichen Gegebenheiten. Dafür sorgen die Replikationsfunktionen der Kommunikationssoftware, die auch ein selektives Update von Teildaten an dezentralisierte Personalabteilungen vorsehen. Eingebettet in Notes-Dokumente, lassen sich die SAP-Daten von den Anwendern in den BASF-Filialen bearbeiten. Die Sicherheitsfunktionen der Lotus-Software gewährleisten zudem, daß jede lokale Datenbank nur die autorisierten Änderungen an den Daten zuläßt.

Das Chemieunternehmen BASF ist kein Einzelfall. So können 8000 Wissenschaftler der Münchner Max-Planck-Gesellschaft künftig ebenfalls via Notes auf R/3-Daten zugreifen - und das sogar über das Internet.

In den Verwaltungen von mehr als 80 Instituten in Deutschland und im europäischen Ausland setzt die Max-Planck-Gesellschaft 15 verteilte R/3-Systeme ein. Bis Ende 1997 sollen zirka 700 Anwender damit arbeiten. Um auch den 8000 wissenschaftlich tätigen Mitarbeitern einen Zugriff auf diese Daten zu ermöglichen, hat die Max-Planck-Gesellschaft über die Schnittstelle "Lotus LSX für SAP R/3" einen Notes-kompatiblen Web-Server ("Lotus Domino") integriert. Er bereitet die SAP-Daten auf und repliziert sie mit 15 weiteren, über Europa verteilten Servern.

Als erste auf dieser Technik basierende Anwendung hat die Max-Planck-Gesellschaft eine Bestellwesen-Applikation entwickelt. Die Wissenschaftler nutzen sie, um Chemikalien, Computer, Mikroskope oder andere Materialien zu ordern. Bestandteil der Anwendung ist eine Workflow-Komponente, die Genehmigungsverfahren sowie weitere Verwaltungs- und Organisationsschritte berücksichtigt.

Die Wissenschaftler können ihre Bestellung über das Internet aufgeben. Alle Schritte werden automatisch erledigt, und die Daten fließen direkt in die R/3-Datenbank ein. "Mit diesem System haben wir einen durchgängigen Weg vom Internet zu R/3 geschaffen", freut sich Martin Schrempf, Projektleiter bei der Max-Planck-Gesellschaft.

Auch die Viessmann AG, Allendorf/Eder, hat ihren internen Bestellablauf für Gemeinkostenmaterialien vereinfacht und beschleunigt. Als Grundlage dieser Lösung dient eine Workflow-Anwendung mit Notes. In einem elektronischen Formblatt gibt der Mitarbeiter seine Bestellung ein, die daraufhin automatisch an die zuständige Stelle weitergeleitet wird. Nach der sachlichen Überprüfung erzeugt die Applikation über die Anbindung an R/3 einen Werksauftrag sowie eine Bestellanforderung.

Die Siemens-Nixdorf Informationssysteme AG, München, nutzt Notes zur Erfassung von Aufträgen, deren Materialien in R/3 noch nicht existieren. Ein solcher - unvollständiger - Auftrag geht per Notes an den zentralen Einkauf, der ihn dann weiterbearbeitet und in R/3 verbucht sowie die Bestellung der Materialien veranlaßt.

Die VEW-Energie AG, Dortmund, hingegen bereitet spezielle Informationen aus R/3 in Notes auf. Das SAP-System erzeugt Kennzahlen aus dem Bestands-Controlling und übergibt sie dann an die Lotus-Software. Aktuelle sowie vorausgegangene, wertmäßig erfaßte Bestände und Umsätze werden dabei untereinander verglichen. Auf diese Weise lassen sich Umschlagshäufigkeit, Verbrauch und Umschlagsdauer ermitteln.

*Jürgen Wasem-Gutensohn ist Redakteur in Planegg bei München.