Zu den Vorteilen der Archivierung von E-Mails zählen nach Angaben der Anbieter solcher Lösungen eine höhere Performance der Mail-Server und kürzere Backup- und Restaurationszeiten. Gleichzeitig lassen sich damit Informationsinseln beseitigen, da Unternehmen neben eingescannten Formularen nun auch E-Mails in einem zentralen Archiv ablegen können. Einige Dokumenten-Management-Anbieter bieten die E-Mail-Archivierung als zusätzliche Funktion ihrer bestehenden Softwarelösungen an.
So speichert zum Beispiele "Ceyoniq Link for Microsoft Exchange" von Ceyoniq AG aus Bielefeld elektronische Nachrichten in dem hauseigenen "Ceyoniq Server". Damit stehen sie auch anderen Programmen, beispielsweise CRM-Anwendungen, zur Verfügung, die ebenfalls auf das Archivsystem zugreifen, so der Hersteller. Das Administrationswerkzeug der Archivlösung für Exchange hat die Firma als "Microsoft Management Console Snapin" implementiert. Der Verwalter kann festlegen, wie die Mails der einzelnen Gruppen archiviert werden sollen. Zudem lässt sich die Archivierungsfunktion auf einzelne Ordner eines Benutzers herunterbrechen. Laut Hersteller steht es dem Endanwender frei, ob er Outlook Express, Outlook Web Access, Netscape Mail oder Eudora Mail verwendet.
Die ebenfalls in Bielefeld beheimatete Asone AG bietet mit "Securitystore for Exchange" ebenfalls eine Archivlösung für die Messaging-Software von Microsoft an. Die Software enthält einen speziell für die E-Mail-Archivierung ausgelegten "Asone Document Server", der auch im DMS-Produkt des Anbieters seinen Dienst verrichtet. Um Letzteren auch für das Speichern anderer Dokumente nutzen zu können, muss der Anwender allerdings die Vollversion erwerben. Über ein Icon in der Nachricht greift der Nutzer auf archivierte E-Mail-Anhänge zu, die aus dem Dokumenten-Server geladen und angezeigt werden. Asones Produkt arbeitet mit Exchange Server 5.5 und Exchange 2000 und unterstützt Outlook 2000 unter Windows 98 und Windows NT 4.0.
Auch IBM hat ein Archivierungsprogramm für Exchange 2000 vorgestellt, das zur Produktfamilie "IBM Content Manager" gehört. "Commonstore für Exchange Server Version 7.2" überführt E-Mails und deren Anhänge in das Dokumenten-Management-System. Der Anwender kann entweder die gesamte Nachricht von dem System archivieren lassen oder nur die Anhänge.
Auch bei diesem Produkt entscheiden Regeln über die Art der Archivierung. So legt der User fest, ab welchem Datenumfang, zu welchem Zeitpunkt, ab welchem Alter aus welchen Postfächern Mails archiviert werden sollen. Auf Wunsch kann der Anwender archivierte Nachrichten auch komprimieren und auf optischen Platten oder Bändern sichern. Laut Hersteller Big Blue unterstützt die Software das Mail-Client-Programm Outlook 2000. von Microsoft.