Sie wollen mittels Excel 2016 herausfinden, wie viel Umsatz ein bestimmtes Unternehmen im letzten Monat erwirtschaftet hat oder wie viele Kunden durchschnittlich in den einzelnen Quartalen des letzten Jahres eine bestimmte Niederlassung aufsuchten? Für die Antwort stellen Sie die Daten in einer Liste zusammen. Am besten funktioniert dies mit Pivot-Tabellen in Excel. Mit diesen speziellen Tabellen lassen sich die Daten auch nach Kategorien sortieren oder Ergebnisse von Personen oder Quartalen miteinander vergleichen. Außerdem lassen sich alle Fragen, die mit "Wie viele" oder "Wie viel" anfangen, beantworten.
Was ist eine Pivot-Tabelle?
Eine Pivot-Tabelle ist ein Excel-Tool, mit dem Sie Daten zusammenfassen und analysieren können. Excel bündelt hierzu verschiedene Daten aus einer Tabelle, sortiert diese und generiert daraus die Pivot-Tabelle. Zusätzlich besitzen diese speziellen Tabellen verschiedene Filtermöglichkeiten, die das Analysieren erleichtern. Statt alle Daten in eine Tabelle aufzunehmen, reicht es aus nur die Daten zu erfassen, die für die Beantwortung der Frage relevant sind. Pivot-Tabellen sind flexibel. Sie können verschiedene Fragen beantworten. Hierfür müssen nur die Daten anders angeordnet werden.
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Eine Pivot-Tabelle erstellen
Bevor Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, müssen Sie die Frage formulieren, die Sie beantwortet haben wollen oder welche Informationen Sie aus Ihrer Datensammlung extrahiert haben möchten. Dieser Schritt bestimmt den Tabellen-Aufbau.
Betrachten wir die Daten in diesem Arbeitsblatt und die Frage: "Wie viel Umsatz hat unser Unternehmen in den einzelnen Quartalen 2016 erwirtschaftet?"
Um die Pivot-Tabelle zu erstellen, klicken Sie in irgendein Feld in der Daten-Liste, wählen die Registerkarte Einfügen und anschließend den Punkt PivotTable aus (ja, das heißt auch bei einer deutschsprachigen Excel-Version so). Automatisch markiert Excel den Bereich mit Daten und Überschriften. Falls der ausgewählte Bereich fehlerhaft sein sollte, können Sie diesen manuell korrigieren, indem Sie den markierten Bereich mit der Maus entsprechend anpassen. Am besten ist es die Pivot-Tabelle in ein neues Arbeitsblatt abzulegen. Hierzu wählen Sie aus dem Fenster PivotTable erstellen den Punkt Neues Arbeitsblatt aus dem unteren Bereich.
Diese Stelle kann zu Verwirrungen führen. Denn wenn Sie noch nie eine Pivot-Tabelle erstellt haben, wird Ihnen am Bildschirm nichts bekannt vorkommen. In Wirklichkeit ist es einfacher als es aussieht.
Die PivotTable-Felder enthält, wie der Name schon sagt, die Felder aus der Liste. Sie müssen nur die benötigten Daten anklicken, aktivieren und die entsprechenden Werte erscheinen automatisch in der Pivot-Tabelle.
Falls Sie wissen möchten: Wie viel Umsatz die einzelnen Consultants in jedem Quartal 2016 erwirtschaftet hat, wählen Sie rechts aus der Liste der PivotTable-Felder die Felder aus, die Sie berücksichtigen wollen.
Excel erstellt automatisch eine Pivot-Tabelle, aus den ausgewählten Daten. Falls Ihnen die Anordnung der Daten nicht zusagt, können Sie diese einfach ändern.
Pivot-Tabellen formatieren
Für eine komfortablere Übersicht formatieren Sie die Werte der Pivottabelle. Dies geschieht, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Wert klicken und aus dem Kontextmenü Zahlenformat wählen. Anschließend können Sie die Werte auf unterschiedliche Weise formatieren. Das Layout der Tabelle lässt sich ebenfalls anpassen.
Mit einer Pivot-Tabelle komplexe Fragen beantworten
Mit einer einmal erstellten Pivot-Tabelle lassen sich verschiedene Fragen beantworten, zum Beispiel folgende: "Wie viel hat Davidson für seine Entwicklungen in jedem Quartal verdient?" Für die Antwort klicken Sie in die Tabelle, um die PivotTable-Felder erneut anzeigen zu lassen. Hier wählen Sie zum Beispiel Consultant aus und ordnen die Werte dem Feld Zeilenbeschriftungen zu. Des Weiteren lassen sich die Ergebnisse filtern, um bestimmte Daten auszublenden. Hierzu klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben dem jeweiligen Feld und wählen die entsprechenden Berater aus.
Diesen Vorgang wiederholen Sie so lange bis alle Reihen entsprechend gefiltert sind. In diesem Beispiel wählen Sie als Berater Jens und als Kategorie Standort aus. Anschließend sehen Sie; wie viel Jens pro Quartal für Entwicklung verdient hat. Auf diese Weise können Sie die erstellte Pivot-Tabelle immer wieder verwenden.