Der Personalbestand in der GMD ist in den letzten Jahren auf jetzt 700 Mitarbeiter angewachsen, so daß seit Juni 1974 eine Datenverarbeitungsanlage zur Unterstützung des Bereichs Personal und Recht eingesetzt wird. Die EDV erledigt zahlreiche Arbeiten nunmehr schneller und genauer, als sie früher manuell erledigt wurden. Den Belangen des Datenschutzes wurde unter anderem dadurch entsprochen daß man nach Möglichkeit vermied, Daten, die eines strengen Schutzes bedürfen, überhaupt erst in das System aufzunehmen.
Die EDV wird seit längerem in der Gehaltsabrechnung eingesetzt. Dieses Gebiet ist für eine automatisierte Verarbeitung besonders prädestiniert weil hier regelmäßig umfangreiche und im wesentlichen gleichbleibende Aufgaben anfallen, die bei der Verarbeitung von Hand einen erheblichen Personalaufwand verursachen. Der Gewinn an Schnelligkeit und Genauigkeit sowie die Kostenersparnis liegen klar auf der Hand, so daß sich der Einsatz der EDV hier weitgehend durchgesetzt hat.
PIS zu geringen Kosten
In der Personalabteilung fallen ferner in den Aufgabenbereichen Personalplanung, -Steuerung und -Verwaltung weitere Routinearbeiten an, wie zum Beispiel Erstellen von Stellenplänen, Mitarbeiterlisten und Statistiken. Zu deren Bewältigung bietet sich die EDV ebenfalls an, zumal ein großer Teil der benötigten Primärdaten bereits für die Gehaltsabrechnung erfaßt und auf dem neuesten Stand gehalten wird. Aus diesem Grunde sind die Kosten eines auf der Gehaltsabrechnung aufbauenden Personalinformationssystems vergleichsweise sehr gering.
Vom Stellenplan bis zur Wohnort-Statistik
Unter den möglichen Aufgaben für ein solches System kann man zunächst einen Kern von unbedingt erforderlichen Leistungen bestimmen. Da die GMD eine vom Bund und von anderen öffentlichen Institutionen getragene Großforschungseinrichtung ist, ist sie zu Kontrollen und Berichterstattungen verpflichtet, so zum Beispiel:
- Führung eines Stellenplans für die Planstellen der GMD, für extern finanzierte Stellen und für andere Stellen, zum Beispiel Hilfskraftstellen.
- Meldung folgender Angaben: Verteilung .der Mitarbeiter in den Vergütungsgruppen in der gesamten GMD und in einzelnen Instituten oder
Abteilungen, Vergleich zwischen Soll und Ist, Art und Häufigkeit der Zulagengewährung.
- Statistische Angaben, zum Beispiel zu Zeitverträgen, Teilzeitbeschäftigung, Altersdurchschnitten, Wohnorten und Berufen.
Bewußt wenig Angaben
Die Auswahl der Daten, die über jeden Mitarbeiter gespeichert werden, wurde jedoch bewußt klein gehalten. Dies hat mehrere Gründe:
Datenschutz: je weniger Daten eines jeden Mitarbeiters gespeichert werden, desto einfacher können die Datenschutzmaßnahmen gehalten werden. Es kommt hinzu, daß der größte Teil der Daten einen geringen Geheimhaltungsgrad hat, wie zum Beispiel Institutszugehörigkeit, Dienstort, wöchentliche Arbeitszeit und anderes. Es sind keine Daten gespeichert, die einen hohen Geheimhaltungsgrad haben, wie Angaben über Ehepartner oder Kinder beziehungsweise sonstige Familienangehörige, Angaben aus dem sozialen Bereich wie etwa Rentenansprüche, oder Angaben zur dienstlichen Beurteilung der Angestellten. Aus diesem Grunde konnten die organisatorischen und technischen Datenschutzmaßnahmen auch auf die üblichen vorhandenen Mittel beschränkt werden.
Schnelligkeit: mit einer wachsenden Anzahl von Daten wird deren Erfassung naturgemäß komplizierter und dauert entsprechend länger. Da der Stellenplan insbesondere als Planungsinstrument benutzt wird, werden allzugroße Verzögerungen bei der Datenerfassung untragbar.
Der Computer scheint als Instrument zur Vorbereitung von personellen Entscheidungen ungeeignet. Bei Entscheidungen bezüglich der Einstellung oder des beruflichen Werdegangs einzelner Mitarbeiter werden zwar gewisse einfache Fakten mit verwandt (zum Beispiel Sprachkenntnisse oder Studienabschlüsse), jedoch sind die meisten dieser Daten mit einfachen Ja-Nein-Entscheidungen nur unzureichend beschrieben. So sagt beispielsweise die Eigenschaft "gute Englischkenntnisse vorhanden" noch nichts über Fähigkeit aus, Zusammenfassungen englischer Zeitungsartikel auszuarbeiten. Die meisten Eigenschaften der Persönlichkeiten der Mitarbeiter sind viel zu komplex, um in irgendeiner genormten Form als Daten erfaßbar oder in irgendeiner Maßeinheit meßbar zu sein. Diese Überlegung führte zu der Entscheidung, daß alle derartigen Arbeiten nicht durch die EDV übernommen werden.
Datenschutzmaßnahmen
Um die gespeicherten Daten vor unbefugten Zugriffen anderer Benutzer der Rechenanlage zu schützen, wurden insbesondere Paßwörter angewandt. Zunächst ist die Angabe eines Paßwortes erforderlich, um überhaupt unter dem Benutzernamen des Bereichs Personal und Recht einen Job starten zu können. Dieses Paßwort ist nur den Mitarbeitern - der Personalabteilung bekannt, die mit den entsprechenden Arbeiten betraut sind, sonst niemandem. Sodann sind die wichtigsten Dateien noch durch Lese- beziehungsweise Schreibpaßwörter geschützt. Weiter steht ein separates Terminal in der Personalstelle zur Verfügung, so daß alle Arbeiten von dort aus getrennt vom übrigen Betrieb ausgeführt werden können.
* Udo Kelter ist Mitarbeiter in der Personalabteilung der Gesellschaft für Mathematik und Datenverarbeitung (GMD), St. Augustin.