Zu Beginn des Jahres 1999 wurde bei der Pfalzwerke AG ein zweiköpfiges Projektteam zur Einführung einer neuen Planungssoftware ins Leben gerufen. Nach einer Evaluationsphase entschied man sich für das Produkt Infoplan der IBC Springer & Thurner GmbH, München. Seit etwa Mitte des Jahres wird das System im Bereich Unternehmenssteuerung eingesetzt. Sein Aufgabenbereich umfasst unter anderem die Bilanz-, die Gewinn- und Verlust(GuV-) sowie die Liquiditätsplanung.
Die Jahresplanung für das laufende Geschäftsjahr wird auf Monatsebene abgebildet. Die Mehrjahresplanung erstreckt sich auf die darauf folgenden fünf Jahre. Durch die Verknüpfung von etwa 40 Teilplänen bildet das Modell ein in sich geschlossenes System. Das heißt, die Berechnung der Bilanz, der GuV und der Liquidität läuft nach Eingabe der Daten automatisiert ab. Voraussetzung hierfür war die genaue Definition der Planungsstruktur. Hierbei wurden die Aufwands- und Ertragsströme sowie die Bestands- und Zahlungsströme detailliert festgelegt (siehe Abbildung Planungsstruktur).
Die Teilpläne setzen sich überwiegend aus den Positionen der GuV und der Bilanz zusammen. Dabei fungieren die umfangreichsten Einzelpläne gleichzeitig als die wichtigsten Stellschrauben des Unternehmens: Umsatzerlöse, Materialaufwand und Personalaufwand.
Durch die Simulationsmöglichkeiten der neuen Software lassen sich in diesen Bereichen relativ schnell Prognosen auf künftige Ergebnisse erstellen.
Besonders hilfreich für die gesamte Unternehmensplanung ist die Berichtsausgabe; der integrierte Grafikgenerator gestaltet sie sehr übersichtlich. Darüber hinaus erleichtert die Import-/Exportschnittstelle die Eingabe von Ist-Daten - beispielsweise aus dem SAP-System.
1995 wurden bei den Pfalzwerken die ersten Überlegungen zur Neustrukturierung der Unternehmensplanung angestellt. Bis zu diesem Zeitpunkt war sie mittels einer selbst erstellten APL-Programmierung erfolgt. Weiterentwickelt wurde dieses alte System aufgrund umfangreicher Anpassungsarbeiten an den Windows-Standard nicht mehr.
Die Pfälzer entschieden sich zunächst für den Einsatz eines Planungsmodells auf Excel-Basis. Dabei war man sich von Anfang an der für dieses Produkt typischen Grenzen bewusst. Beispielsweise waren der Jahreswechsel, die Simulation verschiedener Varianten der Marktentwicklung oder die Abbildung neuer Unternehmensstrukturen prinzipiell möglich, wurden aber aufgrund der starren Struktur immer unübersichtlicher und unverhältnismäßig aufwendig. Diese Probleme machten es erforderlich, sich über die Einführung eines völlig neuen Planungs- und Informationssystems Gedanken zu machen.
Die Anforderungen an das SystemGerade im Hinblick auf die Liberalisierung der Energiemärkte und den damit verbundenen Wettbewerb, der schnelle, aber gezielte Entscheidungen erfordert, entschied man sich in Ludwigshafen für die Einführung eines integrierten Unternehmensplanungssystems, das den gesamten betriebswirtschaftlichen Planungsbereich abdeckt. Dabei standen folgende Anforderungen im Vordergrund:
-Intuitive Benutzeroberfläche,
-Dateneingabe ähnlich Tabellenkalkulationen (zum Beispiel Verknüpfung von Teilplänen und Formelerstellung),
-Planungsintelligenz, wie etwa Trend- und Reihenberechnungen,
-universelle, flexible Berichts- und Grafikfunktion,
-Abbildungsmöglichkeit verschiedener Unternehmensstrukturen, beispielsweise Konsolidierung auf Sparten oder Unternehmen,
-Möglichkeit von Soll-Ist-Vergleichen,
-Jahreswechselfunktion,
-komfortable Periodenverwaltung,
-leistungsfähige Import- und Exportmöglichkeiten,
-zuverlässige Benutzerverwaltung,
-mehrplatzfähiger Client-Server-Betrieb,
-modernes relationales Datenbanksystem sowie
-Ausbaufähigkeit und Flexibilität des Gesamtsystems.
Vor dem Hintergrund dieser Anforderungen wurde der Markt der Planungs- und Management-Informationssysteme erkundet. Aus der Vielzahl der Angebote entschied man sich schließlich für die Infoplan-Lösung. Mit der Installation des Programms begann im Januar 1999 die eigentliche Arbeit des Projektteams. In einem ersten Schritt galt es, im Editor der Software die nach der Planungsstruktur festgelegten Definitionen zu erstellen.
Mit entsprechendem betriebswirtschaftlichen Know-how, insbesondere im Bereich Rechnungswesen, gelang es, bereits im März ein geschlossenes System fertigzustellen. Hierin stimmten nach Erfassung aller Teilpläne der Erfolgs- und Finanzplanung die Bilanzsummen der Aktiva und Passiva überein. Eine enorme Erleichterung bietet die automatische Berechnung einer Vielzahl von Daten, während die Eingabe im überschaubaren Rahmen bleibt. Ein weiterer Vorteil gegenüber dem alten System ist die Übersichtlichkeit des Programmes; die Entstehung der Ergebnisse lässt sich auf einfache Weise nachvollziehen.
Im zweiten Schritt wurden die Planungsdaten aus dem alten System übernommen. Nach Abstimmung der Daten kam die Modifikation der Berichte an die Reihe; sie mussten ganz speziellen Bedürfnissen der Empfänger entsprechen. Seit Mitte 1999 läuft die gesamte Planung über das neue System. Trotz seiner relativ kurzen Laufzeit konnten bereits einzelne Planungsprozesse im Unternehmen optimiert werden.
Derzeit wird die Unternehmensplanung zentral in der Abteilung Unternehmenssteuerung betrieben. Das erfordert relativ umfangreiche Kenntnisse bestimmter Bereiche und die Pflege einer wachsenden Datenbasis. Künftig könnte man sich auch die Erarbeitung einzelner Teilpläne, so zum Beispiel Absatz- und Bezugsplan, in den entsprechenden Fachabteilungen vorstellen. Die Mehrbenutzerfähigkeit und Zugriffssteuerung lassen dies ohne weiteres zu.
In diesem Zusammenhang sollen dann auch die Import- und Exportmöglichkeiten des Programmes hinsichtlich SAP- und anderer Schnittstellen ausgebaut werden. Darüber hinaus wird das derzeitige System wohl um ein spezielles Kennzahlensystem erweitert werden. Im Vordergrund steht jedoch die Weiterentwicklung des Gesamtmodells in Richtung Management-Informationssystem.
*Rainer Schneider ist zuständig für Beteiligungs-Controlling, Unternehmensplanung und Berichtswesen der Pfalzwerke AG in Ludwigshafen.
Abb: Nach Erfassung aller Teilpläne der Erfolgs- und Finanzplanung stimmten die Bilanzsummen überein. Quelle: Pfalzwerke AG