Die Urlaubsschlacht ist wieder einmal geschlagen. Für viele DV-Chefs ein Grund, sich zu überlegen, wie es im nächsten Jahr besser gemacht werden kann, sei es durch rechtzeitige Planung oder sonstige Maßnahmen. Allgemeingültige Patentrezepte gibt es nicht. Dennoch haben einige der Befragten eine optimale Lösung gefunden, die ihnen auch während der Hauptferienzeit einen reibungslosen Ablauf in ihrer Abteilung garantiert. hz
Manfred Kölzer
Leiter der EDV-Abteilung Bastei-Verlag, Bergisch-Gladbach.
Auch in der Urlaubszeit bringen wir pro Woche vier Millionen Exemplare Lesestoff - vom Taschenbuch bis zur aktuellen Zeitschrift an Kioske und Buchhandlungen.
Dies erfordert natürlich eine ausreichende Besetzung, besonders in der Erfassung und im Operating. Schon im Februar wird die Urlaubsliste ausgelegt, und es beginnt die Schlacht: um die Urlaubstermine.
Nachdem nun alle Verwandten Freunde - immer bis ins dritte Glied - befragt, disponiert, umdisponiert oder entlobt sind, ist alles zufrieden.
Theoretisch muß die Besetzung reichen. Aber hier wird eine Erfasserin krank, dort muß der Urlaub unbedingt verschoben werden - und schon beginnt das große Zittern. Im Operating hilft die Programmierung aus und in der Erfassung werden ausgeschiedene Mitarbeiterinnen reaktiviert, die wiederum erst eine Oma aktivieren müssen. Es hakt zwar und klemmt sich - aber es ist noch einmal wieder gut gegangen. Diesmal!
Und man denkt sorgenvoll an - Weihnachten.
Günther Lang
Stellvertretender RZ-Leiter Stadtsparkasse München
Das Problem eines Rechenzentrums, wahrend der Urlaubszeit unterbesetzt zu sein, haben wir in unserem Hause weitgehendst durch Vertretungsfunktionen gelöst.
Jedes einzelne Arbeitsgebiet, sei es nun das des Arbeitsvorbereiters des Schichtleiters oder des Konsoloperators, kann von mindestens zwei weiteren Mitarbeitern des Rechenzentrums voll ausgeführt werden.
Diese Handhabung setzt natürlich genaue Dokumentation der einzelnen Arbeitsplätze voraus, die ständig auf den laufenden gehalten werden muß. Um auch der Praxis gerecht zu werden, führen wir mit unseren Mitarbeitern, ergänzend bei der theoretischen Information, Job-Version durch. Das bedeutet, daß bei guter personeller Besetzung des Rechenzentrums die einzelnen Arbeitsplatze für einen mehrwöchigen
Zeitraum getauscht werden.
Es darf nun aber nicht angenommen werden, daß die "Vertretungs-Lösung" das Allheilmittel schlechthin ist. Trotz etwas geringerer Arbeitsbelastung während der Urlaubszeit ist es nicht immer möglich, Überstunden zu vermeiden.
Das liegt unter anderem auch daran, daß nicht einkalkulierbare Ausfälle durch Krankheit auftreten können.
Meiner Ansicht nach gibt es für das Problem "Personelle Besetzung während der Urlaubszeit" keine optimale Lösung, sonst mußte das Rechenzentrum während des ganzen Jahres überbesetzt sein.
Rudolf Wilhelmi
Leiter der zentralen Datenverarbeitung E. Merck, Darmstadt
Die Urlaubszeit, sie soll die "schönste Zeit" des Jahres sein, will man den bunten Katalogen glauben - diese Zeit wird für den Verantwortlichen der Datenverarbeitung häufig zum Alptraum.
Bei Merck sind in der zentralen Datenverarbeitung rund 50 Mitarbeiter mittel- oder unmittelbar mit der Verarbeitung von Daten beschäftigt (Planung, Steuerung, Datenerfassung, Arbeitsvorbereitung, Operating, Formularbearbeitung, Ein-/
Ausgabekontrolle.)
Diese Mitarbeiter sind fast alle verheiratet, viele haben schulpflichtige Kinder.
Die Aufstellung des Jahresurlaubsplanes ist ein kleines Kunststück und kann dann als gelungen bezeichnet werden, wenn fast alle Mitarbeiter zufrieden sind und der Arbeitsablauf einigermaßen sichergestellt ist.
Die Zahl der abwesenden Urlauber schwankte 1977/78 von null Prozent im November über 12 Prozent im Dezember bis zu 22 Prozent im August. Durch folgende Maßnahmen stellen wir sicher, daß die Datenverarbeitung als Dienstleistungsbetrieb ihre Aufgaben trotzdem weiter durchführen kann:
1. Einstellung von Werkstudenten für eine Zeit von etwa acht Wochen im Juli/August zur Bedienung der peripheren Datenverarbeitungsgeräte, der Formularnachbearbeitungsmaschinen und der Verwaltung des Papierlagers.
Hiermit haben wir bis jetzt sehr gute Erfahrungen gemacht und haben schon unsere "Stammkunden".
2. Einsatz von Mitarbeitern in der Arbeitsvorbereitung und dem Operating, die sonst planerische Aufgaben wahrnehmen.
3. Weitgehende Zurückstellung von Sonderaufgaben oder Arbeiten auf Anforderung. Diese Aufgabe wird erleichtert, da auch in den Fachabteilungen , "verdünnt" gearbeitet wird.
4. Keine Veränderung der Soft- oder Hardware-Konfiguration in der Urlaubszeit.
5. Engpässe der Datenerfassung werden mit Hilfe externer Unternehmen beseitigt.
Inzwischen sind fast alle braungebrannt aus dem Süden beziehungsweise erholt aus dem Norden zurück.
Die Fachabteilungen werden wieder munter, das Telefon beginnt wieder zu klingeln, der weiße Terminkalender füllt sich.
Die Urlaubsschlacht 1978 ist weitgehend geschlagen.
Ulrich Nelte
EDV-Leiter MAK Maschinenbau GmbH, Kiel
In jedem EDV-Betrieb gibt es in den Sommermonaten - auf die sich ja nach wie vor die meisten Urlaubswünsche konzentrieren - personelle Engpässe, so natürlich auch bei MAK.
Zur Minderung der daraus resultierenden Probleme gehen wir seit etwa acht Jahren folgenden Weg 1970 haben wir gemeinsam mit der Hebbel-Schule, einem Kieler Gymnasium, eine EDV-Arbeitsgemeinschaft ins Leben gerufen, die Schülern in den beiden letzten Jahren vor dem Abitur Gelegenheit gibt EDV-Kenntnisse zu erwerben.
Der Schüler erwirbt dadurch bereits vor dem Studium Kenntnisse, die für die naturwissenschaftliche Fachrichtung und natürlich ganz besonders für Fachrichtungen wie Physik, Mathematik und Informatik von großem Nutzen sind.
Für die MAK stehen aus diesem Kreis von Schülern und Studenten mit EDV-Kenntnissen und praktischen Erfahrungen an unserem EDV-System laufend Kräfte zur Verfügung, die in den Semesterferien an einer Urlaubsvertretung im Operating, in der Arbeitsvorbereitung und auch in der Programmierung interessiert sind.
Mit diesem EDV-Nachwuchs haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht, und einzelne sind während ihres Studiums Jahr für Jahr vier bis acht Wochen bei uns. Sie erlauben uns eine flexible Urlaubsplanung für die wichtigsten Funktionen des EDV-Bereichs.
Stolz sind wir natürlich auch auf diejenigen, die aus diesem Kreis heraus nach erfolgreichem Studium MAK-Mitarbeiter geworden sind.
Herbert Rotthauwe
EDV-Leiter VEBA-Chemie AG, Gelsenkirchen-Buer
Alle Jahre wieder ruft die anstehende Urlaubszeit - nicht nur infolge des allgemeinen Temperaturanstiegs - Schweißperlen auf die Stirn so manch eines EDV-Leiters hervor. Es scheint sich alles gegen ihn verschworen zu haben. Kurzfristig terminierte Änderungen müssen von nicht informierten Mitarbeitern in ihnen unbekannte Abwicklungen eingebaut werden. Nicht selten führt das zum Zusammenbruch des Jobs. Und wie es das Schicksal dann so will, fehlt auch noch der wohlinformierte Sachbearbeiter. Nur oberflächlich informierte Mitarbeiter beider "Fakultäten" versuchen schweißgebadet, unter Zeitdruck stehend, die Sache in den Griff zu kriegen. Der Abteilungsleiter hofft, verborgen in seinem Büro, dabei auf die glückliche Fügung eines Zufalltreffers. Spätestens zu diesem Zeitpunkt fällt dann wieder das Stichwort "Dokumentation", das sonst so leicht in Vergessenheit gerät
Natürlich versuchen auch wir diesen Alptraum eines EDV-Leiters nicht Wahrheit werden zu lassen. Dazu wäre folgendes zu bemerken:
In der Abteilung Programmierung sind in der Anwendungsprogrammierung 18 Mitarbeiter beschäftigt. Sie betreuen rund 1600 Programme in den Programmiersprachen Fortran, Cobol, Assembler und PL/1 für eine Reihe unterschiedlicher Fachbereiche, die hier aufzuzählen den Platz und den Rahmen des Themas sprengen würde.
Für die Wartung der Programme müssen zur Zeit noch etwa 60 Prozent der Programmierkapazität veranschlagt werden. Und hier liegt deshalb auch das Problem in der Urlaubszeit, nämlich die Wartung bestehender Anwendungsprogramme. So geht schon Ende des Jahres die Urlaubsliste für das nächste Jahr in den Umlauf. Jeder Mitarbeiter ist gehalten, neben seiner Urlaubszeiteintragung auch seinen Vertreter für diesen Zeitraum zu nennen und sich mit dessen Urlaubsplänen abzustimmen.
Trotzdem ist die Urlaubszeit eine Bewährungsprobe für die "innere Organisation". Sie zeigt den Wert der vorhandenen Dokumentation, die Übersichtlichkeit der Programme und den Teamgeist in der Abteilung. Schwächen wie Stärken werden erkennbar. So zeigt auch die Urlaubszeit den erreichten Fortschritt zum vergangenen Jahr.
Wilfried Weißenfels
Leiter des Rechenzentrums Avon Cosmetics GmbH, München
Um personelle Engpässe in der Urlaubszeit zu vermeiden, erstellen wir bereits im Januar einen Urlaubsplan, der für alle Mitarbeiter verbindlich ist.
Aus betrieblichen Gründen lassen wir nie mehr als etwa 20, maximal 25 Prozent der Mitarbeiter gleichzeitig in Urlaub gehen. Das heißt, die einzelnen Bereiche Arbeitsvorbereitung, Arbeitsnachbereitung und Produktion Rechenzentrum sind mit einer Mindestbelegschaft ausgestattet. Uns kommt allerdings dabei zugute, daß der überwiegende Teil der Mitarbeiter langjährig schon tätig ist und über eine sehr gute Ausbildung und sehr gute Kenntnisse der betrieblichen Abläufe verfügt, so daß kurzfristig auftretende Engpässe oder Spitzen bewältigt werden können, was natürlich auch voraussetzt, daß eine gewisse Einsatzbereitschaft mitgebracht wird, die aber bei uns gegeben ist.