Das Problem der Personalplanung im Bereich Organisation und EDV ist deshalb so schwierig, weil es direkt von den einzelnen Aufgabenstellungen des Bereichs abhängt. Man kann demnach eine abgestimmte Personalplanung erst dann erstellen, wenn man den Hauptteil aller zu lösenden ORG/EDV-Aufgaben im Rahmen eines Konzeptes abgestimmt hat und dieses Konzept schließlich von der Geschäftsleitung genehmigt worden ist.
Jeder ORG/EDV-Leiter macht sich seine individuellen Gedanken über den erforderlichen Personalstand. Er sollte dazu übergehen, das erforderliche Personal nach Kategorien einzuteilen und mindestens aber die nächsten 24 Monate im voraus zu ermitteln. Dabei sollte man eine Schätzung des Personalbedarfs in Intervallen von etwa 6 Monaten erarbeiten. In der Praxis empfiehlt sich eine Aufteilung des Personalbedarfs in etwa folgende Kategorien:
Personalkategorien im ORG/EDV-Bereich
1. Führungskräfte wie Leiter ORG/EDV, Leiter EDV-Organisation, Leiter Rechenzentrum, Leiter Programmierung etc. sind sehr einfach zu erfassen und in die Zukunft hinein zu schätzen, es sei denn, daß man vorhat, den Bereich kräftig umzustrukturieren, wobei sich aber meistens auch nur geringe Abweichungen ergeben.
2. EDV-Organisatoren bzw. Systemanalytiker sollte man aus den Anforderungen einzelner Projekte hochrechnen. Im ersten Ansatz sollte man ruhig hoch rangehen, der Bereich Personal modifiziert sowieso die einzelnen Schätzungen. Außerdem erreicht man mit einem hohen Wertansatz eine verstärkte Diskussion über die Prioritäten einzelner
Projekte seitens der Geschäftsleitung. Zudem müssen EDV-Organisatoren die Betreuung der einzelnen Fachbereiche aus organisatorischer Sicht sicherstellen, was einen gewissen Fixaufwand grundsätzlich erfordert.
3. Organisationsprogrammierer sind zum einen aus neuen Projekten zu begründen. Andererseits werden durch neue Programme zwangsläufig Organisationsprogrammierer für die weitere Betreuung der realisierten Anwendungssysteme blockiert. Dies bedeutet nicht, daß diese Aufgaben uninteressant oder gar minderwertig wären. Im Gegenteil, dazu muß man für Wartungsaufgaben integrierter System sogar die besten Mitarbeiter ansetzen, weil sonst die negativen Effekte in Form überproportionaler Zusammenbrüche auftreten werden.
4. Kommerzielle Programmierer werden in den meisten großen EDV-Installationen mehr und mehr benötigt. Man kann betriebsintern eine Regel dahingehend aufstellen, daß etwa je 100 geschriebene neue Programme ein Programmierer für die Wartung anzusetzen ist. Die Zahl von 100 Programmen kann dabei stark schwanken, man sollte hier eigene betriebsinterne Überlegungen anstellen.
5. Systemprogrammierer sind in den meisten Firmen zu wenig vorhanden, weil der Nutzen einer qualifizierten Systemprogrammierung erst später sichtbar wird und demnach einer Geschäftsleitung nur sehr schwer verständlich gemacht werden kann.
6. Arbeitsvorbereitungskräfte des Rechenzentrums können eine Schlüsselstellung in der gesamten Verarbeitung einnehmen. Man sollte daher darauf achten, daß man genügend qualifizierte Kräfte zur Verfügung hat, um auch unter schwierigen Bedingungen die Aufgaben des Rechenzentrums erfüllen zu können.
7. Im Zuge weitergehender Automatisierung in den Rechenzentren wird der Bedarf an Operatoren mengenmäßig je Installation sinken. Die Anforderungen werden jedoch sehr viel höher werden.
8. Der Bedarf an Datentypistinnen wird durch verstärkten Einsatz von TP-Systemen sinken, da die Erfassungssarbeit stark in die Fachbereiche verlagert werden wird. Diesem Trend kann man durch eine geschickte Auslagerungskonzeption (Vergabe von Lohnaufträgen) begegnen.
9. Administrativkräfte, und Hilfskräfte werden im Rechenzentrum auch in der Zukunft benötigt. Man wird jedoch durch automatische Archivierungssysteme kaum noch Archivkräfte brauchen.
10. Sofern man externe Mitarbeiter beschäftigt oder an deren Einsatz denkt, sollte man diese Mitarbeiter ebenfalls in eine Personalplanung einbeziehen.
Die Diskussion über die Aufgaben des Bereichs Organisation und EDV wird verstärkt, wenn man eine mittel- und langfristige Personalplanung vorlegt. Man sollte sich nicht scheuen, eine derartige Planung vorzulegen. Dies ist auch schon im eigenen Interesse sehr sinnvoll, da sonst den meisten Stellen des Hauses gar nicht bewußt wird, welche Einsparungen man an Personal im eigenen Bereich ständig realisiert.