Thunderbird

Personalisierte Serien-Mails erstellen

22.11.2019
Von 
Thomas Rieske arbeitet seit Oktober 2002 als freiberuflicher IT-Fachjournalist und Autor. Zu den Themenschwerpunkten des Diplom-Übersetzers zählen unter anderem Computersicherheit, Office-Anwendungen und Telekommunikation.
Was in Word mit Serienbriefen funktioniert, sollte sich doch auch mit einem Mailer wie Thunderbird umsetzen lassen. Doch individuelle Nachrichten an einen größeren Empfängerkreis zu verschicken, etwa eine Rund-Mail an die Kollegen im Büro, ist dann doch nicht ganz so trivial.

Nur mit Add-on

Mit Bordmitteln lässt sich hier nichts ausrichten. Das Mittel der Wahl heißt deshalb Mail Merge, eine kostenlose Erweiterung. Sie lässt sich auf bekanntem Weg über die Add-ons-Verwaltung (Extras / Add-ons) mit wenigen Mausklicks installieren.

Die Empfängerliste erstellen

Nach der Installation geht es an das Erstellen der Empfängerliste für das Tool. Diese Datenquelle bildet das Kernstück, ähnlich wie beim Serienbrief. Mail Merge unterstützt verschiedene Formate: das interne Adressbuch von Thunderbird, CSV-Dateien, aber auch in Excel oder LibreOffice erzeugte Spreadsheets. Andere Programme bieten meist die Möglichkeit, CSV-Files als kleinsten gemeinsamen Nenner zu exportieren.

Am unflexibelsten ist das interne Thunderbird-Adressbuch. Daher sollten Sie möglichst nicht damit arbeiten. Ganz gleich, welches der übrigen Formate Sie nutzen: In der ersten Zeile der Adressliste müssen Sie die Spaltennamen eintragen, die Sie später im Add-on als Variablen nutzen wollen. Da Sie meist in der Anrede eine Fallunterscheidung vornehmen müssen (etwa Sehr geehrte Frau versus Sehr geehrter Herr), empfiehlt sich eine Spalte, aus der das Geschlecht hervorgeht. Eine einfache Liste könnte zum Beispiel als erste Zeile Vorname, Nachname, Anrede und E-Mail enthalten.

Die Serien-E-Mail aufsetzen

Nachdem die grundlegenden Voraussetzungen erfüllt sind, geht es im folgenden Schritt darum, die Serien-E-Mail zu erstellen. Dazu klicken Sie in Thunderbird wie sonst auch auf den Verfassen-Button, sodass sich ein neues Mail-Fenster öffnet, in dem Sie Ihre Nachricht schreiben. Überall dort, wo es um dynamische Inhalte geht, müssen Sie Variablen setzen.

Konventionelle Datenbanken sind Geschichte!

Diese stehen innerhalb von doppelten geschweiften Klammern. Der Name dieser Platzhalter muss exakt dem Namen entsprechen, der als Spaltenüberschrift in der Adressliste steht. Achten Sie hierbei auch auf Groß- und Kleinschreibung. Steht in der Liste zum Beispiel E-Mail, greifen Sie darauf mit der Variablen {{e-Mail}} zu, nicht mit {{e-Mail}} oder {{Email}}. Sie dürfen Platzhalter nicht nur im Nachrichtentext verwenden, sondern auch in Feldern wie An, CC oder Betreff. Über If-Then-Else-Anweisungen können Sie abhängig vom Wert einer Variablen Text einfügen oder weglassen. Auch verschachtelte Variablen sind erlaubt.

Die Datenquelle einbinden

Nachdem Sie den Text inklusive der dynamischen Inhalte erstellt haben, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Senden-Schaltfläche und selektieren den Eintrag Mail Merge. In dem daraufhin neu geöffneten Fenster müssen Sie einige Angaben machen, etwa in welchem Format die Datenquelle vorliegt und wo diese Datei zu finden ist. In der Pulldown-Liste unter Versandmodus sollten Sie Speichern als Entwurf oder Später senden wählen, damit Sie vor dem Versand kontrollieren können, ob sich nicht Fehler eingeschlichen haben. Zwar lässt sich auch mit der Vorschaufunktion einiges abfangen, aber die Preview zeigt bei HTML-Mails zusätzlich die Header-Informationen an, sodass es schnell unübersichtlich wird. Darüber hinaus können Sie an dieser Stelle auch Mail-Anhänge hinzufügen.

Die Serien-E-Mail versenden

Mit einem Klick auf OK generiert das Add-on die Serien-Mails. Anschließend befinden sich die Nachrichten im Postausgang unter Lokale Ordner oder im Ordner Entwürfe, je nachdem welchen Versandmodus Sie gewählt haben. Hier können Sie noch einmal prüfen, ob alles korrekt erzeugt wurde. Wenn alles stimmt, verschicken Sie die Mails aus der Outbox über Datei / Nachrichten aus Postausgang versenden. Entwürfe müssen Sie hingegen mit dem Befehl Datei / Später senden erst in den Postausgang befördern, bevor sie sich verschicken lassen. (jd)