Personalarbeit wird zum Softwarethema

23.11.2005
Von Ralf-Peter Wolter
Talent-Management-Systeme unterstützen Unternehmen beim Rekrutieren und Weiterbilden ihrer Mitarbeiter. Dies kann zu einer Überlebensfrage werden.

Der Markt für Softwaresysteme, die Unter-nehmen beim Identifizieren, Binden und Ent-wickeln von Mitarbeitern unterstützen, ist zweigeteilt: Zum einen existieren Bewerber-Management-Systeme (BMS), die Arbeitgeber bei der Kandidatensuche einsetzen. Zum anderen gibt es Lösungen, die Unternehmen helfen sollen, die Beschäftigten weiterzuentwickeln.

Hier lesen Sie ...

- wie Unternehmen mit Talent-Management-Systemen Recruiting und Personalentwicklung professionalisieren;
- welche Softwarelösungen für welche Aufgaben geeignet sind;
- welche Kriterien an Systeme für Bewerber-Management und Personalentwicklung anzulegen sind.

Bewerber-Management-Systeme (BMS) helfen, Kandidaten auszuwählen und die Einstellung zu verkürzen. Es geht im Kern darum, aus der Vielzahl der Bewerber die Geeigneten zu finden. Gleichzeitig trägt der Einsatz solcher Systeme dem gesteigerten Kostenbewusstsein und Personal-Controlling Rechnung. Neuere Applikationen verfolgen das Ziel, die Bewer-bungsunterlagen möglichst perfekt zu organisieren und gleichzeitig die Voraussetzung zu schaffen, den Kontakt zu Kandidaten zu pflegen. Unter anderem können Unternehmen bei Stellenausschreibungen zunächst interessante Bewerber aus einem bereits existierenden firmeninternen Talent-Pool ansprechen. Dadurch und durch andere Maßnahmen lassen sich die Rekrutierungskosten reduzieren.

Die verfügbaren Softwarelösungen sollten mindestens folgende Leistungsmerkmale enthalten:

  • Anlegen von Stellenausschreibungen zur Veröffentlichung im Online-Stellenmarkt des Unternehmens beziehungsweise im Intranet;

  • Vorauswahl von geeigneten Bewerbern anhand definierbarer Kriterien;

  • automatisiertes Einladungs- und Absage-Management durch Serienbrief-/Serien-Mail-Funktionen;

  • Anlegen eines oder mehrerer Talent-Pools;

  • Workflow-Dokumentation der Rekrutierung;

  • umfangreiche Berichte zur Unterstützung des Personal-Controllings;

  • Möglichkeit des Exports von Daten zur Weiterverarbeitung in Excel sowie

  • XML-Fähigkeit.

Newsletter reichen nicht aus

Ralf-Peter Wolter, HRM Consulting: "Mitarbeiterportale funktionieren nur, wenn sie benutzerfreundlich sind und einen Mehrwert bieten."
Ralf-Peter Wolter, HRM Consulting: "Mitarbeiterportale funktionieren nur, wenn sie benutzerfreundlich sind und einen Mehrwert bieten."

Einige Angebote warten mit Zusatzfunktionen auf: So lässt sich beispielsweise der gesamte Genehmigungsprozess für Stellenausschreibungen abbilden. Andere Tools helfen Unternehmen dabei, aus dem Pool heraus potenzielle Mitarbeiter zu adressieren und ihnen zielgruppengenau Einladungen zu Veranstaltungen oder Unternehmensnachrichten zukommen zu lassen. Damit wird versucht, die Bindung der Bewerber ans Unternehmen zu festigen. Ob die Ansprache allerdings in Form von Newsletter-Mailings gelingt, ist zu bezweifeln. Erfahrungen der Werbewirtschaft zeigen, dass nur 25 bis 40 Prozent der Mailings geöffnet werden. Zur Bindung gehört immer auch persönlicher Einsatz. Vor diesem Hintergrund helfen diese Systeme, den Nährboden zu bereiten, reichen aber als alleinige Maßnahmen nicht aus.

Durch die Einbindung von Partnern wie etwa Online-Jobbörsen oder Printmedien lassen sich die Rekrutierungszeiten und -kosten reduzieren. Beispielsweise bietet die Schweizer Unio AG ein entsprechendes System an: Die Stellenanzeigen lassen sich ohne Umwege direkt über mehrere Kanäle gleichzeitig publizieren. Der Anzeigentext wird in ein Formular eingegeben, das grafische Template ausgewählt und dann automatisch als PDF-Datei erzeugt. Unternehmen können sich dadurch die Arbeit mit Anzeigenagenturen ersparen.

Ein weiteres Plus von Bewerbungs-Management-Systemen sind ausgereifte Filterfunktionen. Durch die Einbindung von stellenspezifischen Fragen oder gar den Einsatz von Online-Assessment-Lösungen lässt sich die Bewerberflut wirksam eindämmen.

Ist der richtige Mitarbeiter gefunden und eingestellt, geht es nun darum, ihn zu fördern. Softwareanbieter, die für diesen Teilbereich Talent-Management-Lösungen anbieten, adressieren eher die Personalentwickler als den Recruiting-Bereich. Sie bieten zumeist folgende Module an, deren funktionale Grenzen allerdings oft fließend sind: Die Spanne reicht von Skill-Management, Laufbahn- und Nachfolgeplanung, Weiterbildungs-Management, Zielvereinbarungen (Perfomance-Management) bis zu Gehalts-Management (Compensation & Benefits).

Skill-Management-Module unterstützen den Personaler bei der internen Suche nach geeigneten Mitarbeitern. Bewerkstelligt wird dies durch den Einsatz von Suchfiltern. Neben der Stellenbesetzung können damit auch interdisziplinäre Projektteams zusammengestellt wer-den.

Organisation per Knopfdruck

Die qualifikationsorientierte Laufbahn- und Nachfolgeplanung gehört zum Kern einer ganzheitlichen Personalentwicklung. Softwarelösungen wie "ET-Web" vom Marktführer Executrack oder auch "Umantis" des Schweizer Anbieters Brains To Ventures bieten vielfältige und optisch ansprechende Pla-nungsunterstützung an. Individuelle Fähigkeiten der Mitarbeiter lassen sich mit den Profilen externer Bewerber vergleichen. Die Systeme schlagen bei der Suche nach Kandidaten sofort geeignete Mitarbeiter vor. Die Lösung von Executrack besticht durch Funktionalität: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, werden sofort Nachfolger vorgeschlagen. Auf Knopfdruck lassen sich ganze Organisationseinheiten neu zusammenstellen und in einem Organigramm darstellen. Zusätzlich dokumentieren Softwaresysteme die Zielvereinbarungen zwischen Vorgesetzen und Mitarbeitern mit den Terminvorgaben und gleichen diese mit dem erreichten Status ab. Erinnerungsfunktionen helfen der Führungskraft, die Zielerreichung zu kontrollieren.

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