Auf der alljährlichen IDC-Briefing-Tagung in Frankfurt umriß ein Teilnehmer das klassische Problem der im Wandel begriffenen unternehmensweiten DV-Struktur humorvoll: "Wissen Sie, Gott hatte es ja vergleichsweise leicht, die Welt in sechs Tagen zu erschaffen. Er mußte sich schließlich nicht mit einer installierten Basis rumschlagen." Die Integration der individuellen Datenverarbeitung (IDV) in historisch gewachsene zentrale DV-Strukturen stellt denn auch eines der großen Hindernisse für die Realisierung durchgängiger IS-Lösungen dar. Daneben ist es aber vor allem der Anwender als Experte, der den effizienten Einsatz von PCs in Unternehmen durch eigenverantwortliches Handeln garantieren kann. Zu diesem Thema äußerten sich Fachleute auf dem CSE-Anwender-Forum 1990.
Information bedeutet einen der wichtigsten Werkstoffe überhaupt. Informationsflüsse als Produktionsprozesse zu verstehen ist der Schlüssel zur Rationalisierung der Büroarbeit und stellt den Ansatz für Ekkehard A. Wildhabers Überlegungen zum Standpunkt der Informationsintegration dar. Der stellvertretende Direktor der Schweizerischen Bankgesellschaft in Zürich und Leiter Abteilung Arbeitsplatzsysteme unterscheidet dabei zwischen transaktionsorientierten und administrativen Beziehungen.
Besonders für administrative Belange habe der PC breiten Raum gewonnen. Sein Einsatz sei aber noch in vielen Fällen nicht optimal: "Es fehlt an präzisen Einsatzrichtlinien, die Super-Schreibmaschine mit eingebautem Taschenrechner war wohl nicht die Idee des Erfinders", kritisiert er. In Analogie zur CIM-Welt mit deren optimaler Abstimmung einzelner Bearbeitungsschritte auf den gesamten Materialfluß fordert Wildhaber, Informationsintegration müsse für den Bürobereich leisten, was CIM in der Produktion verwirkliche.
Wesentlich sei in diesem Zusammenhang, die lose Koppelung der transaktionsorientierten "Back-Office-Dienste" am Terminal mit dem administrativen Management auf PC-Systemen zu überwinden. Dies habe in drei prioritätsgebundenen Schritten zu geschehen: "Zu nächst muß eine technische Integration von Terminals sind PCs erfolgen. Deren Vielfalt ist durch eine multifunktionale Arbeitsstation zu ersetzen und soll durch die Homogenisierung der Präsentation, also einer gemeinsamen Benutzerschnittstele, unterstützt werden."
Da am Arbeitsplatz die drei Welten der EDV-Unterstützung - klassische Applikation, allgemeine Bürofunktion und die benutzerspezifischen Aktivitäten, also individuelle Datenverarbeitung (IDV) - aufeinandertreffen, müssen sie auch funktionell integriert werden. Das sollte geschehen, indem zentral bereitgestellte Applikationen, durch PC-Pakete abgedeckte allgemeine Bürofunktionen und eine IDV, die Elemente aus bei den Bereichen verknüpft, für problemspezifische Situationen integrierte Lösungen bereitstellen.
Betriebsorganisatorisch muß dann nach Wildhaber noch ein
Schritt vollzogen werden: "Technisch und funktionell integrierte Problemlösungen müssen im Sinne einer ablauforientierten Integration die einzelnen Arbeitsplätze in den Gesamtablauf für ganze Oganisationseinheiten einpassen." Die für die Informationsintegration notwendigen fünf Module - Wildhaber nennt sie Integratoren - seien klar zu umreißen und abzugrenzen:
Neben einer multifunktionalen Workstation, die Multitasking, -session, -windowing und eventuell Multiprocessing biete mit Anschlüssen an WANs und LANs, seien vielseitige Kommunikationsmöglichkeiten wie Programm-zu-Programm. Verbindungen sowie Message- und File-Transfer gefragt. Electronic Mail komme dabei eine zentrale Bedeutung zu. Neben homogenisierten Benutzerschnittstellen fordert der Bankdirektor besonders eine gemeinsame Entwicklungsumgebung: "Moderne, integrierte CASE-Systeme bieten sehr vorteilhafte Ansätze zur Überwindung der heterogenen Entwicklungshilfsmittel in unterschiedlichen Systemumfeldern."
Die wichtigste Kraft zur Sicherung einer optimalen Informationsintegration stellen nach Wildhaber moderne Datenbanksysteme dar. Mit ihnen ließen sich allgemeine Bürofunktionen und End-User-Computing-Projekte in den unternehmensweiten Informationsfluß einbinden.
Wolfgang Zillessen von der Arthur D. Little, Wiesbaden, ist weder ein strikter Befürworter der IDV in Unternehmen, noch versteht er sich als Protagonist einer zentralistischen IS-Struktur. Er betont aber, daß es neben zunehmend leistungsfähigeren Softwarewerkzeugen vor allem die erheblichen Kapazitätssteigerungen heutiger PC-Systeme seien, die den Trend zur PC-Integration einläuteten.
Unternehmen gewännen durch den Einsatz von PCs Vorteile, wie die Verlagerung auch Professioneller Anwendungen auf arbeitsplatznahe Rechner oder den Einsatz rechenintensiver Werkzeuge auf dem PC. In der Konsequenz solcher IDV-Lösungen entstände allerdings durch die Konzentration auf Mikros ein erhöhter Kommunikationsbedarf für die Verteilung von Datenbeständen, zudem seien mehr denn je durchgängige Hardware-Architekturen gefragt.
Zillessen sieht umfassende Möglichkeiten der Produktivitätssteigerung alle Arbeitsplatz durch den zielgerichteten PC-Einsatz: "Bislang manuell erledigte Tätigkeiten, für die eine professionelle Anwendungsentwicklung leicht kosteneffizient wären, können durch den PC-Einsatz automatisiert werden".
Der "intelligente" Arbeitsplatz gäbe dem Mitarbeiter vor allem aber die Möglichkeit, Kreativitätspotentiale und Eigeninitiative am Arbeitsplatz zu nutzen. Insbesondere würden durch den Einsatz von PCs die individuelle Auswertung der unternehmensinternen Datenbestände und eine aktive Informationsbeschaffung gefördert.
Zillessen vergißt aber nicht die Nachteile der PC-Integration: "Natürlich besteht beim Einsatz von PCs die Gefahr der ineffizienten Nutzung durch mehrfache Datenerfassung. Auch muß unternehmensintern darauf geachtet werden, daß es nicht zu einem heterogenen Hard- und Softwarewildwuchs kommt." Neben Inkompatibilitäten sei als Folge dieses "Multivendor-Syndroms" auch eine geringe Bereitschaft bei den Herstellern zu beobachten, solche Konglomerate zu unterstützen.
Ein Kardinalfehler ist nach Zillessen ferner, daß trotz seiner großen Bedeutung für den zukünftigen effektiven PC-Einsatz der hohe Ausbildungs- und Einführungsaufwand bei der Integration von IDV-Lösungen in Unternehmen wenig Beachtung fände. In die gleiche Kerbe schlägt Frederik Cheung von der Unternehmensberatung, München GmbH (UBM). Eine prinzipielle Problematik sieht er in diesem Zusammenhang in der nur bedingten Tauglichkeit klassischer Investitions-Rechenverfahren für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen von PC-Systemen, stellte doch bei ihrer Anwendung die Quantifizierung des Nutzens eine Große Hürde dar.
Wichtig sei die Beachtung veränderter Arbeitsinhalte, vor allem auch zusätzlich anfallender Arbeiten. Cheung im Sinne Zillessens: "Bei der Einführung von DV-Systemen sind immer organisatorische Umstellungen erforderlich, welche auch in der Nutzwertanalyse berücksichtigt werden müssen. In vielen Fällen wird die Einarbeitungsphase in die neuen organisatorischen Strukturen und Techniken unterschätzt."
So auch Zillessen: Die Entscheidung, die DV-Struktur eines Unternehmens unter Einbeziehung einer PC-basierten Lösung zu organisieren, werde dem Management erschwert durch die Unmöglichkeit, Wirtschaftlichkeitsrechnungen sowohl für den einzelnen PC-Arbeitsplatz als auch für eine PC-Vernetzung aufzustellen. Zum einen ließen sich die individuellen Produktivitätspotentiale nicht exakt für jeden Mitarbeiter ermitteln.
Zum anderen fehle es an unternehmensweiten Netzstrategien. "Außerdem werden Netzwerkinvestitionen erst dann geplant, wenn eine Arbeitsplatz-Infrastruktur schon existiert und die Vorteile verteilter Ressourcen kaum noch rechenbar sind", wendet Zillessen ein.
Soll der EDV-Einsatz auf Basis von PCs gewinnbringend vollzogen werden, kommt der vorausschauenden Planung der IDV größte Bedeutung bei: Nicht nur das Management hat eine strategische Positionierung der DV-Anwendung im Unternehmen zu ergründen nach dem Motto: Wie wettbewerbsvorteilhaft kann das Unternehmen Computer einsetzen ? Auch müßte man sich vorher völlig darüber im klaren sein, welche Werkzeuge - also welche Soft- und Hardware-Architekturen welchem Zweck dienen können und wie in Zukunft die Aufgaben zwischen der professionellen Systementwicklung und den individuellen datenverarbeitenden Fachabteilungen abgegrenzt werden können.
Der Blick bei all diesen Orientierungen geht dabei immer in die Zukunft. Zillessen: "Die Zukunftssicherheit der existierenden EDV-Infrastruktur muß analysiert werden", wobei die Rolle der individuellen DV auf den einzelnen Rechnerebenen klar definiert sein sollte. Daß mit dem Einsatz von PCs die Unternehmensprobleme nicht aus dem Stand gelöst sind, versteht sich allerdings von selbst: "Der Einsatz von PCs und IDV-Werkzeugen stellt hohe Anforderungen an die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit einer EDV-Organisation", gibt Zillessen zu bedenken. Deshalb plädiert er auch für die Einrichtung einer Serviceorganisation, deren Aufgaben sich auf die Koordination und Steuerung der PC-Struktur, die technische Unterstützung und den Beratungsdienst und schließlich das Copy-Management, also die Informationsplanung, Datenmodellierung und -bereitstellung erstrecken muß.
Zu guter Letzt sollte ein Implementierungsplan aufzeigen, wie sich der unternehmensweite PC-Einsatz in der Zukunft weiterentwickeln wird. Hierbei muß auch vorausgeplant werden, wie ein entsprechend angepaßtes Ausbildungskonzept und wie die Einsatzvoraussetzungen in den jeweiligen Fachbereichen aussehen sollten. "Auch darf eine mittelfristige Kosten-Nutzen- und Investitionsplanung in dieser organisatorischen Vorausschau nicht fehlen", so Zillessen abschließend.
Günter Schorn von der Deutschen Lloyd Versicherungen, München, ist ebenfalls weder strikter Befürworter einer IDV, noch bevorzugt er den zentralen DV-Lösungsansatz: "Der Streit hierüber ist eigentlich entschieden: je nach Ziel und Wirtschaftlichkeit müssen große Unternehmen nämlich sowohl zentral als auch dezentral arbeiten."
Mit Zillessen stimmt er überein, daß im Rahmen der Informationsstrategie eines Unternehmens ein aufeinander abgestimmtes Konzept zu erstellen und zu realisieren ist. Die PC-Welt eröffne der dezentralen Informationsverarbeitung zwar neue Möglichkeiten, aber kostenträchtiger PC-Wildwuchs sei, so Schorn, unbedingt zu verhindern. Gleichzeitig sollte man sinnvolle PC-Anwendungen jedoch fördern, zudem dürfe die Mündigkeit des Anwenders durch Reglementierungen auch nicht untergraben werden.
Für Schorn gibt es deshalb auch keine Zwei-Klassengesellschaft: "Zentrale und dezentrale Anwendungen ergänzen sich, und Problemlösungen können nicht mehr scharf in zentral oder dezentral abgegrenzt werden. Eine Trennung von Host- und Benutzerservice-Verantwortung kann es logischerweise deshalb auch nicht mehr geben."
Ihm ist klar, daß die Umsetzung der Unternehmens- und Ressortziele in technische Konzepte und Planungen nach wie vor in Händen der strategisch organisierenden zentralen DV -liegt, wobei sie vor allem auf die Erfüllung von Standards und Normen ein wachsames Auge hat und weniger die Inhalte bestimmt. "Im Bereich zentraler und offener dezentraler Anwendungen muß dies sicherlich streng durchgezogen werden, während im Bereich geschlossener dezentraler Anwendungen diese Aufsichtsfunktion nur empfehlenden Charakter zu haben braucht", schränkt Schorn die klassenlose DV-Gesellschaft etwas ein. Er betont aber, daß den einzelnen Anwender sowohl eine Kosten- als auch inhaltliche Verantwortung für Anwendungen obliegt, deren Wirtschaftlichkeit er im Einzelfall immer nachzuweisen hat.
Eines erscheint Schorn bei der Einbeziehung von PC-Anwendungen in die technische Gesamtumgebung eines Unternehmens ganz wichtig: "Die technische Realität muß den PC-Anwendungen über geeignete Schnittstellen zugänglich gemacht werden und umgekehrt." Das bedeutet, daß zentrale Neuanwendungen unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche modular und mit flexiblen Schnittstellen zueinander innerhalb einer strategischen Gesamtkonzeption zu entwickeln sind. Der zweckmäßige Arbeitsplatz des Sachbearbeiters, der gut geführt und unterstützt seine Arbeit verrichten soll, ist oberstes Gebot einer Eingliederung dezentraler PC-Anwendungen in das DV-Unternehmenskonzept. Carsten Müller von der Klöckner & Co. KG in Duisburg geht es vor allem um die Akzeptanz des Werkzeuges PC bei den Mitarbeitern beziehungsweise - wie Müller es ausdrückt - bei den Betroffenen: die PC-Anwender, die Geschäftsleitung und die traditionelle DV-Abteilung. Deshalb vertritt er auch die Meinung, unabhängig von der Unternehmensgröße sollte bei der Integration von PCs in die Arbeitsstruktur eine organisatorische Einheit gebildet werden, die Zillessen Serviceorganisation und Müller Benutzerservice nennt.
Um Eifersüchteleien gegenüber dem neuen Informationsmedium PC zu unterbinden, möchte Müller diese von ihm auch "Help Desk" genannte Dienstleistungseinheit als dritte Säule neben der Anwendungsentwicklung und dem Rechenzentrum dem DV-Leiter zugeordnet wissen. "Die Daseinsberechtigung des PCs und seine Bedeutung als Werkzeug der individuellen Datenverarbeitung wird doch von den RZ-Abteilungen nicht mehr in Zweifel gezogen", glaubt Müller innerbetriebliche Konkurrenzsituationen vernachlässigen zu können.
Allerdings erachtet es Müller weder für eine gute Idee, die PC-Betreuung von anderen Abteilungen wie etwa dem RZ durchfuhren zu lassen - das habe negative Auswirkungen auf das Verhalten vorhandener
und potentieller individueller DV-Anwender -, noch spräche die Erfahrung dafür, den Benutzerservice in den DV-Bereich selbst einzuordnen. Zu sehr habe die zentrale DV bei den Anwendern noch unter dem Vorurteil zu leiden, sie sei zu langsam, zu teuer und unfähig, erwartete Ergebnisse auch zu realisieren.
Müller hält deshalb - vor allem unter dem Aspekt der Akzeptanz - die Anbindung des Benutzerservices als Stabsabteilung direkt an die Unternehmensleitung für einen gangbaren Weg. Seine Vorstellung: "Dies kann ein erster Schritt zu einem unternehmensweiten Informations-Management sein." Der Dienstleistungsaspekt könnte so effizienter erbracht werden, da die Unabhängigkeit von der DV-Abteilung eine schnellere und flexiblere Realisierung von Serviceideen erlaubt.
Wenn geeignete Ausbildungsaktivitäten - etwa die Vorbereitung von DV-, Groß- und Anßenhandels- sowie Industriekaufleuten auf eine Benutzerservice-Tätigkeit - entwickelt würden, die Bezahlung hierfür marktgerecht und leistungsorientiert ausfalle und diesen Serviceleuten Selbständigkeit und Verantwortung übertragen würden, sei Müller auch nicht bange, die personellen Voraussetzungen für die Einrichtung eines Informations-Managements zu schaffen.
Wie die Organisationsstruktur eines Benutzerservices in Unternehmen aussehen muß, um effizient arbeiten zu können, hängt nach Müller von den vorhandenen Rechnerebenen im Betrieb ab. Eine Anpassung an diese sei vor allem dann angebracht, wenn mehrere Ebenen (Arbeitsplatz-, Abteilungs- und Großrechner) in ein einheitliches DV-Konzept zu integrieren sind. Auch hier gilt allerdings: "Die Konzentration auf wenige Hard- und Softwareprodukte mit einem breiten Anwendungsspektrum und Verfügbarkeit auf allen eingesetzten Rechnerklassen trägt wesentlich zur Akzeptanz der Computer in Unternehmen bei."
Um eine PC-Integration und deren Akzeptanz erfolgreich durchsetzen zu können, so Müller, seien sowohl neues Denken als auch verändertes Verhalten unumgänglich. "Dienstleistungs- und Servicegedanken müssen im Führungsstil des Informations-Managements zum Ausdruck gebracht werden und auf die Mitarbeiter übergehen. Nur so wird sich die Akzeptanz im Rahmen des PC-Einsatzes beziehungsweise des Ansatzes zur individuellen Datenverarbeitung durchsetzen lassen."
Einen quasi basisdemokratischen Ansatz wählt Professor Friedrich Weltz von der Sozialwissenschaftlichen Projektgruppe der Universität München, wenn er über das Thema des PC-Einsatzes und die Qualität von Büroarbeit reflektiert.
Ausgehend von der Aussage, der PC verändere die Welt der Informationsverarbeitung grundlegend, zieht er den Analogieschluß zum Automobil und dessen Einfluß auf das Verkehrswesen. "Beide - PC und Automobil - haben vor allem auch deshalb eine so schnelle Verbreitung erfahren, weil sie sich aus der Beschränkung der vorhandenen monopolistischen Technik - hie Bahn, da DV befreiten."
Seine Analogie unterfüttert der Sozialwissenschaftler weiter mit dem Argument, Voraussetzung für eine sinnvolle Nutzung der Technik sei der Erwerb von Qualifikationen. Für Weltz bezeichnet Technik dabei nicht einmal so sehr die Leistungsfähigkeit eines PC-Systems: Das Kriterium, welches über Erfolg oder Mißerfolg der PC-Integration entscheidet, ist die Fähigkeit des Anwenders, das System nicht nur zu beherrschen, sondern die von diesem zur Verfügung gestellten Daten sinnvoll zu nutzen und zu organisieren, das heißt aufgabenbezogen zu verarbeiten.
Weltz: "Information macht nur Sinn, wenn sie verwertet wird", und er präzisiert: Informationsmüll, der nicht verwertet werde, habe nicht nur keinen Wert, sondern sogar negative Auswirkungen etwa durch erhöhte Kosten (Speicherplatz). Letztlich trägt Information, unsachgemäß auf PC-Systemen verwaltet, zur allgemeinen Entwertung von Information bei.
"Nie war die Diskrepanz zwischen verfügbarer und tatsächlich genutzter Information so groß wie heute, und der Einsatz der Informationstechnik hat die Diskrepanz eher noch vergrößert", beklagt Weltz eine fehlende Informationsökonomie, die er übrigens auch der herkömmlichen zentral gesteuerten DV mit Hinweis auf die kilometerlangen ungelegenen Computerausdrucken antastet.
Ob das Potential der PC-Technik angemessen verwertet wird, hängt allein von dessen Nutzung ab, während Hardwareraffinessen oder der Grad der Geräteausnutzung nicht entscheidend sind. "Der inhaltliche oder finale Vorteil, das heißt die Verbesserung, die sich unmittelbar bei der Erfüllung der jeweiligen Aufgabenstellung niederschlägt, stellt das Ausschlußkriterium der PC-Integration dar. Der PC-Freak erscheint aus dieser Sicht genauso problematisch wie der Technikmuffel", so der Uniprofessor.
Das A und O der individuellen Datenverarbeitung in Unternehmen ist analog zu Müller auch für Weltz ein neues Denken: "Der Mitarbeiter am PC muß neuartigen Qualitätsanforderungen entsprechen. Nicht mehr schematisches Abarbeiten ist gefragt, sondern eigenständiges Entwickeln von PC-unterstützten Lösungen im Zusammenhang mit den Arbeitsaufgaben und dem jeweiligen Kooperationsfeld." Jeder PC-Nutzer kann somit sein eigener "Experte" werden, vorausgesetzt, er bringt das nach Weltz in Zukunft erforderliche Qualitätsbewußtsein mit und ein Arbeitsverständnis, das die eigene Aufgabe in einem größeren Kooperationszusammenhang begreift.
Diese neue Mündigkeit des Anwenders hat allerdings einen Pferdefuß. Weltz: "Der Einsatz von PC-basierten DV-Lösungen betont bestehende Stärken, aber auch Schwächen der individuellen und kooperativen Arbeitsausführung." Im Klartext heißt das: Wer sich bisher schon effizient organisiert hat, dem hilft der PC, seine Arbeitsweise noch ökonomischer zu gestalten. "Dem ineffizient, undiszipliniert und chaotisch Arbeitenden verhilft der PC lediglich zu mehr Chaos, bestenfalls zu einer Scheineffizienz", umreißt Weltz das Spannungsfeld von Chancen und Gefahren der PC-Integration.