UNTERLÜSS - Kein Weg führt daran vorbei, die Strategie der Bürokommunikation in die Unternehmensstrategie einzufinden. Dabei ist der Blick auf die Produktivität wichtig, darf aber nicht von der entscheidenderen Frage ablenken: Welche Rolle spielen integrierte Lösungen bei Bürosystemen im Hinblick auf die strategische Wertschöpfung? Hans-Jörg Bullinger* und Joachim Niemeier* geben eine Antwort.

In immer schnellerer Reihenfolge künden sich Versionen neuer CA-Techniken an. Die Integration technischer und organisatorischer Funktionen im Rahmen eines CIM-Konzepts, mit dem alle informatorisch zusammenhängenden Betriebsbereiche erfaßt werden sollen, ist jedoch zumindest in der Praxis allenfalls in Ansätzen zu erkennen. Bei einer realistischen Betrachtungsweise muß man den Ausführungen zustimmen, daß das alleinige Anbieten von Softwaresystemen aus dem Bereich PPS, CAD und CAM noch kein CIM ist.

Vollständige Standard-CIM-Systeme, so Professor A. W. Scheer, die ganzheitlich implementiert werden können, gibt es aber (noch) nicht zu kaufen. "CIM ist längst noch nicht das Ende der Fahnenstange", lautet beispielsweise die Botschaft eines Elektromultis. Damit ist nichts anderes gemeint als die Verschmelzung von CIM- und Büroautomations-Konzepten zu einem "Computer Integrated Business (CIB)".

Integration von CIM und Büroautomation

Schaut man sich aktuelle Praxisbeispiele genauer an und resümiert die neuere Literatur zu den Bereichen CIM und Büroautomation, dann entdeckt man eine Reihe von Ansatzpunkten, welche eine Integration dieser Rationalisierungssysteme erforderlich machen:

- Technologieplanung wird zunehmend als strategische Aufgabe erkannt.

Sowohl im CIM-Bereich als auch auf dem Feld der Büroautomation wird in Theorie und Praxis, und zwar in dieser Reihenfolge, zunehmend erkannt, daß die Technologieplanung ein langfristiger Strategieansatz für Unternehmungen in sich ändernden Wettbewerbsumwelten darstellt. Die Forderung lautet, daß alle Investitionen, sei es in Forschung und Entwicklung, im Vertrieb oder in der Organisation, auf die kritischen Erfolgsfaktoren im zukünftigen Wettbewerb ausgerichtet werden sollen. Daher müssen alle Investitionen in die Informations- und Kommunikationstechnik aus der Wettbewerbsumwelt der Unternehmung abgeleitet, gewichtet und bewertet werden.

- Organisation und Qualifikation der Mitarbeiter sind entscheidend für den Erfolg einer technischen Lösung.

In der Vergangenheit wurde häufig versucht, die Arbeitsteiligkeit in technischen und administrativen Büro durch starke, ausgeprägte Arbeitsteiligkeit in Verbindung mit einer speziellen (Technik)-Unterstützung rationeller zu gestalten und Kosten einzusparen. Den Vorteilen von Arbeitsteiligkeit und Spezialisierung steht jedoch eine Reihe von Nachteilen gegenüber. Auf diesem Weg entstanden zeitintensive Koordinations- und Kommunikationsaufgaben, hohe Durchlauf- und Liegezeiten für Informationen und Doppelarbeiten. Viele Informationen müssen heute mehrmals erfaßt, gespeichert, aufbereitet und übertragen werden.

Aufgrund des günstigen Preis/ Leistungs-Verhältnisses muß heute aber Rechnerleistung nicht mehr zentralisiert werden, wodurch sich die Chance eröffnet, Arbeitsaufgaben zu reintegrieren und durch das Aufheben überzogener Arbeitsteilung auch die Arbeitsinhalte zu verändern, womit den Mitarbeitern wieder mehr Verantwortung und ein höherer Anteil am Gesamtvorgang zugewiesen werden kann. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, daß durch eine isolierte Planung des CIM-Bereichs und der Büroautomation nicht von Anfang an wieder zwei Welten entstehen, die später nur mit großem Aufwand überbrückt werden können.

- Die langfristige Infrastrukturplanung nimmt neben der technischorganisatorischen Anwendungsplanung einen immer wichtigeren Stellenwert ein.

Das Zusammenwachsen und die dadurch bedingte Erhöhung des Integrationsgrads der fertigungstechnischen und betriebswirtschaftlich-organisatorischen Subsysteme erfordert neben der gemeinsamen organisatorisch-strukturellen Gestaltungsaufgabe die einheitliche Planung der technischen Infrastruktur. Es bedarf der Entwicklung einer von der Anwendungsebene losgelösten Systemarchitektur, welche eine flexible Gestaltung eines Integrationskonzeptes auf Anwendungsebene ermöglicht.

Die Planung horizontaler Systemkomponenten innerhalb einer Rechnerebene stellt unter Integrationsgesichtspunkten das geringste Problem dar. Erst bei der Planung der vertikalen Rechnerintegration wird man sich der Tragweite und des technischen Problemniveaus des integrierten Ansatzes bewußt. Erst Lösungsansätze auf der Kommunikationsebene bilden die Standardisierungsbestrebungen internationaler Institutionen und einiger Großfirmen (zum Beispiel MAP-, TOP-Ansätze).

Vor diesem Hintergrund wollen wir nun definieren, was wir unter einem CIB-System verstehen, nämlich ein Informations- und Kommunikationssystem, das

- aus der Unternehmensstrategie abgeleitet ist;

Die Ausgestaltung der Rechnerunterstützung im Produktionsbereich sowie im technischen und administrativen Büro muß situativ, das heißt vor dem Hintergrund einer Vielzahl von Einflußfaktoren ausgestaltet werden. Grundsätzlich sind dabei mehrere Stoßrichtungen denkbar. Ihre konkrete Ausgestaltung unterscheidet sich im Hinblick auf ihre operative, strategische und strukturelle Flexibilität. Unter operativer Flexibilität wird die quantitative Anpassungsfähigkeit der betrieblichen Basissysteme an mengenmäßige Nachfrageschwankungen verstanden.

Strategische Flexibilität zeigt eine Unternehmung dann, wenn sie die Fähigkeit besitzt, über quantitative Anpassungen hinaus auch auf qualitative Anforderungen zu reagieren. Strukturelle Flexibilität ist insbesondere in Technologie-intensiven Unternehmungen erforderlich, deren Produkt- und Dienstleistungsmix sich häufig ändert und deren Produkte oder Dienstleistungen relativ kurzlebig sind. Organisatorische Änderungen werden dabei ohne Störung des betrieblichen Prozesses realisiert.

- auf der Basis einer einheitlichen Infrastruktur;

Hier spielen sowohl allgemeine Standardisierungsansätze im MAP- und TOP-Bereich als auch unternehmungsindividuelle Standardisierungsbemühungen im Bereich der technischen Basissysteme (Workstations, Kommunikationssysteme, Datenbank- und Archivierungssysteme), der grundlegenden Softwarewerkzeuge, der Applikationssysteme wie der Mensch-Maschine-Kommunikation eine Rolle. Die Realisation wird dabei in Richtung eines verteilten Systems gehen.

Die Notwendigkeit der Einhaltung der vorhandenen Standards in den Bereichen Kommunikation und Datenverwaltung wird dadurch unterstrichen, daß die integrative Entwicklung des administrativ-betriebswirtschaftlichen Bereichs mit den technischen Systemen über den Zugriff auf gemeinsame DB-Systeme und der Kommunikation zwischen verteilten Systemen gewährleistet wird. Eine gemeinsame und kompatible Planung der technischen Infrastruktur wird dadurch unumgänglich.

- nicht als technische Maximallösung, sondern unter optimaler Ausnutzung von Synergien gestaltet ist.

Nur wenn die technische Lösung mit den langfristigen Zielen und den organisatorischen Gegebenheiten abgestimmt ist, die Qualifikationsstruktur der Mitarbeiter nicht überfordert und eine angepaßte Vorgehensweise gewählt wurde, ist eine Effizienz- und Effektivitätssteigerung zu erwarten. Häufig ist die technischer Maximallösung dabei nicht die geeignetste.

Die Automatisierungsbedingungen einer Unternehmung determinieren neben der Wettbewerbsumwelt die unternehmungsindividuelle CIB-Strategie, die sowohl Aspekte des Einsatzes von Informations- und Kommunikationstechnologien im Fertigungsbereich als auch zur Büroautomation beinhaltet.

Wie sieht nun die Wettbewerbsumwelt typischerweise für unsere Unternehmungen aus? Die Vielzahl von Einflußgrößen lassen sich in Form von fünf Wettbewerbsumwelten darstellen. Die Kenntnis der aktuellen Wettbewerbsumwelten und ihrer dominanten Merkmale kann dazu dienen, erste robuste Anhaltspunkte für einen Einsatz von Informations- und Kommunikationssystemen zu identifizieren.

Man kann sicher nicht für jede Wettbewerbsumwelt eine idealtypische Einsatzstrategie für Informations- und Kommunikationssysteme ableiten; dazu sind weitere Faktoren wie die Branchen, die Branchenstruktur, organisatorische Strukturen, Unternehmensstrategien und die gewachsenen Bindungen einer Unternehmung in die Überlegungen miteinzubeziehen.

Die Art und der Umfang der einzusetzenden Informations- und Kommunikationstechnologien hängt neben den umweltspezifischen Rahmenbedingungen in erster Linie von der bestehenden und der potentiellen Informationsintensität der Produkte und Fertigungsprozesse in einer Unternehmung ab. Die Dimensionen Produktkomplexität und Produktionsstabilität definieren die Automatisierungsbedingungen einer Unternehmung und dienen zur Positionierung und Kategorisierung von Produktionsbetrieben.

Wettbewerbsvorteile sinnvoll realisieren

Mit ihrer Hilfe können direkte Nutzenpotentiale für den Einsatz von Informations- und Kommunikationssystemen ermittelt und die Auswirkungen funktionsübergreifender beziehungsweise integrierter Systeme beurteilt werden. Neben reinen Effizienzzielen durch die Nutzung von Skaleneffekten und höheren Kapazitätsauslastungen treten in verstärktem Maße unmittelbare Nutzengrößen wie Qualitäts- und Flexibilitätskriterien im Konstruktions- und Produktionsprozeß und eine stärkere Kundenorientierung durch eine verbesserte Liefertreue, Servicebereitschaft und Reaktionsfähigkeit auf Kundenwünsche.

Aus dieser Perspektive einer zukünftigen Integration von CIM- und Büroautomationskonzepten sollen nun die typischen Wettbewerbsumwelten beleuchtet werden.

Die ruhige, zufällige Umwelt ist durch ihre Gleichförmigkeit gekennzeichnet. Diese spiegelt sich in den Dimensionen Käufergewohnheiten, Konkurrenzverhalten, Qualitätswettbewerb, Neuigkeitswettbewerb und Änderung des Marktverhaltens wider. Der Gleichförmigkeit dieses Umwelttypus sollte durch Bestrebungen zur Effizienzsteigerung im Rahmen von Rationalisierungsstragegien, zum Beispiel im Bürobereich, entgegengetreten werden. Der Einsatz von Informations- und Kommunikationssystemen dient in erster Linie diesem Zweck und führt somit zu Kosteneinsparungen.

Aus der Sicht der Produktionstechnologie sind Unternehmungen in der ruhigen, zufälligen Umwelt in der Regel durch eine geringe Produktkomplexität gekennzeichnet.

Einfache Produkte werden in großer Serie hergestellt. Für solche Unternehmungen ist der direkte Nutzen einer Rechnerunterstützung im Produktionsbereich sehr gering. Für die Branche der Maschinen- und Anlagenbauer wurden für Unternehmungen in dieser Produktionsumwelt Potentiale für die Gesamtkostensenkung durch CAD zwischen 0,7 und 1,5 Prozent, durch CAP maximal 1,8 Prozent und durch CAM zwischen 0,9 und 2,0 Prozent ermittelt.

Dabei darf aber nicht übersehen werden, daß der Wert der Rechnerunterstützung im Produktionsbereich sich auch an den Unternehmungs- und Geschäftsfeldstrategien orientieren muß. In einer ruhigen, zufälligen Wettbewerbsumwelt spielen nur schwer quantifizierbare Nutzengrößen, wie etwa Auskunftsbereitschaft, Termintreue und Lieferbereitschaft durch CAP-Systeme eine entscheidende Rolle, da damit eine stärkere Kundenorientierung realisiert werden kann. Durch eine höhere Transparenz der Produktionsabläufe können die operative Flexibilität gesteigert und in Verbindung mit der Realisation von Losgrößen-Vorteilen wesentliche Effizienzsteigerungen im Produktionsbereich realisiert werden.

Die ruhige, gebündelte Umwelt zeigt sich markanter. Dominant ist in ihr das Vorherrschen des Qulitätswettbewerbs. Die leichten Diversifikationstendenzen werden durch eine mittlere Marktdynamik bei heterogenem Konkurrenzverhalten gefordert. Das Fehlen von signifikanten Ausprägungen für die Marktentwicklung und die Vorhersagbarkeit des Bedarfs läßt den Schluß auf eine sichere Kundengruppe zu.

Die Vorteile der Installation von unternehmensinternen sowie -externen Rechnernetzen für Informations- und Kommunikations-Anwendungen unterstützen durch ihren Vernetzungsaspekt die hier geforderte Unternehmenskonsolidierung und Ausrichtung auf den Qualitätswettbewerb als zentrale Größe für den Unternehmenserfolg. Diese Vernetzung in der Produktion, Produktionskontrolle und Steuerung vorrangig vorzunehmen, um den Faktor . "Qualität" als zentrale Erfolgsgröße im Rahmen eines diesbezüglich ausgerichteten Informations- und Kommunikationssystems zu gestalten, ist hier die vorrangige Aufgabe.

Die geringe Änderungshäufigkeit des Marktverhaltens ermöglicht einen weitgehend ununterbrochenen Materialfluß in einer nachfrageinduzierten Fertigungsumgebung. Jede Tätigkeit kann so gesteuert werden, daß der Kapazitätsausnutzungsgrad auf allen Fertigungsstufen nivelliert wird. Dies ermöglicht eine "Just-inTime"-Anbindung von Lieferanten, da die Nachfrage nach ihren Produkten infolge der geglätteten Fertigungsplanung langfristig vorhersehbar ist und ihnen damit eine bessere Produktionsplanung ermöglicht wird. Kürzere Rückkopplungszyklen führen zu einer Verbesserung der Qualität. "Büroarbeit" spielt insbesondere dann eine Rolle, wenn eine serienorientierte Materialwirtschaft mit einer "Just-in-Time"-Produktion synchronisiert werden muß. Hier kann ein formularorientiertes Bürosystem für Individualteile und ein OCR-orientiertes System für Massenteile den Platz einer automatisierten Steuerung der Materialzuweisung übernehmen.

Die dynamische, reaktive Umwelt ist eindeutig durch eine starke Ausprägung des Qualitätswettbewerbs, Neuigkeitswettbewerbs und Preiswettbewerbs gekennzeichnet. Bemerkenswert ist, daß die Größen der Heterogenität, also Diversifikation, Käufergewohnheiten, Konkurrenzverhalten, sowie die Marktentwicklung ebenso wie die Vorhersagbarkeit des Bedarfs keine signifikanten Größen darstellen.

Der Schluß, daß diese Umweltfaktoren durch vorausschauende Planung der mit dieser Umwelt konfrontierten Unternehmen gemeistert werden kann, liegt auf der Hand. Die Bildung von Kennzahlensystemen zur Erfassung und Beschreibung der Wirkungsmuster dieses Umwelttypus ist für diese Industrieunternehmen in Verbindung mit einer flexiblen Fertigung im Rahmen von CIM-Konzepten ein wirkungsvoller Ansatzpunkt, um die von der Umwelt geforderten Eigenschaften eines innovativen, preislich interessanten Qualitätsprodukts zu erfüllen. Informations- und Kommunikationssysteme in diesen Bereichen erhöhen die Responsefähigkeit beträchtlich und dürften gleichzeitig den Preiswettbewerb dadurch weniger ausgeprägt gestalten. Besonders relevant dürften diese Aussagen für die Hersteller hochwertiger Bauteile sein, deren Wettbewerbsfähigkeit vorrangig von den Produktionskosten, der Qualität, der Reaktionsfähigkeit auf Kundenwünsche und der Lieferzeit abhängt. Neben den qualitativen Nutzeneffekten ist das Kosteneinsparungspotential durch Integration aller technischen Unterstützungssysteme zu einem CIM-Konzept im Bereich des Maschinenbaus bei einer mittleren Produktionsstabilität und Produktkomplexität besonders hoch.

Die turbulente Umwelt ist alleinig durch einen starken Preiswettbewerb gekennzeichnet. Die Rohstoffknappheit spielt eine Rolle. Hier finden wir die Anbieter mit ausgeprägten Preis-Mengenstrategien wieder. Durchlaufzeitminimierung, schnelle Auftragsbearbeitungszeiten bei konstanten Auslastungsquoten sind gefordert. Systeme der Fertigungssteuerung mit zentraler Rechnerkontrolle und Direktanbindung an den Auftragseingang stellen Bereiche dar, in denen Informations- und Kommunikationssysteme ihre Wirkung für industrielle Unternehmungen in dieser Wettbewerbsumwelt entfalten können.

Wesentliche Erfolgsfaktoren sind zudem die Nutzung des Anwender-Know-hows und die Gewährleistung einer effizienten Auftragsabwicklung und eines hohen Servicegrades. Eine Verknüpfung der Konstruktion mit der Projektierung, der Kalkulation, der Materialwirtschaft und der Auftragsabwicklung bietet sich für Unternehmungen des Maschinenbaus systemtechnisch an. Die Installation von Planungssystemen, insbesondere auch von Frühwarnsystemen, ist für diese Unternehmungen eine wesentliche Aufgabe der technischen Unterstützung von Fachspezialisten in den verschiedensten Bürobereichen. Der Zugriff auf externe Datenbanken ergänzt das Spektrum an Unterstützungssystemen.

Die hyperturbulente Umwelt ist prägnant gekennzeichnet durch eine starke Ausprägung im Bereich der Heterogenität. Angesprochen sind hier der Zwang zur Diversifikation, starke Abhängigkeit von den Käufergewohnheiten, das heißt, Trends sowie hohe Abhängigkeit vom Verhalten der Konkurrenz sowie der Marktentwicklung. Diese Größen liegen alle in der Außenwelt des Unternehmens. Unternehmen mit einer großen Produkt-Leistungspalette und großer Sortimentsbreite und -tiefe dürften in diese Kategorie fallen. In dieses Aufgabenfeld fallen komplexe Engineering-Aufgaben, die oft räumlich dezentral unter Nutzung von Büroautomations-Technologien abgewickelt werden müssen.

Die dynamischen Aspekte hingegen bilden für diese Unternehmungen keine signifikanten Größen, werden insofern adäquat gehandhabt, das heißt, Gebiete wie die Produkt-Leistungsqualität und Produkt-Leistungsinnovation, sowie deren Umsetzung in produktive Strukturen (Änderungsrate des Produktionsverfahrens) bilden keine Problembereiche. Zielpunkte für Informations- und Kommunikationssysteme muß deren Einsatz zur Handhabung der Umweltheterogenität und Produktvielfalt sein. Schnelle Angebotserstellung, auch in Bezug auf Klein- oder Kleinstbesteller, mit integrierter Stücklistenauflösung und Lagerbestandsoptimierung sowie Auftragsverfolgungssysteme sichern die Responsefähigkeit. Weiter notwendig sind Produktentwicklungssysteme mit Rechnerunterstützung.

Es ist nicht die Frage, neue Werkzeuge einzusetzen, sondern das beste aus den bestehenden zu machen, so John Diebold. Und: Wie kann eine Unternehmung diese mächtige Ressource nutzen und sie in sichere Wettbewerbsvorteile verwandeln? Eine Vielzahl von Ansatzpunkten ergibt sich wie oben gezeigt aus der Wettbewerbsumwelt und den Strategien der Unternehmungen. Um die Frage zu beantworten, wie sich die Wettbewerbsvorteile der eigenen Unternehmung darstellen, ist es notwendig, die allgemeinen Fragen nach

- der Informationsintensität (im Produkt, Verfahren, etc);

- der Auswirkung von Informations- und Kommunikationssystemen auf die Branchenstruktur;

- der Art und Weise, wie Wettbewerbsvorteile sinnvoll realisiert werden können;

- nach dem Ort und der Art, wie Informations- und Kommunikationstechnologien neue Geschäftszweige ins Leben rufen können zu beantworten. Der aufgrund der Beantwortung dieser Kernfragen sich ergebende Maßnahmenplan, in dem auch die Reihenfolge der strategischen Investitionen mit festgelegt werden, beinhaltet Entscheidungen über die Hard- und Software, neue Produkte und Verfahren mit mehr Informationsgehalt und Festlegung der Zielgruppen dieser Maßnahmen in der Unternehmung.

Der Beitrag ist ungekürzt im Tagungsband des Forums "Technologie-Management" des Technologie Zentrums Nord (TZN), Unterlüß/Celle, erschienen (November 1988).

* Professor Hans-Jörg Bullinger, Dr. Joachim Niemeier, Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation, Stuttgart.

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