Ingo Wenzel Geschäftsführer des Systemhauses DAA in Hügelsheim bei Baden-Baden
Schreibtische können es "in sich haben". Die Tiefen der Schubladen verbergen neben Nagellack und anderen wichtigen Utensilien meist auch Kopien von Original-Dokumenten - die sogenannten "Arbeitskopien". Sie sind für laufende Projekte unverzichtbar und enthalten, als Ergänzung zum Gedruckten, handschriftliche Notizen oder Skizzen, die sich in ihrem Schubladen-Dasein erfolgreich den Blicken der Kollegen entziehen.
Dabei entscheiden die hingekritzelten Informationen, die während eines Telefongesprächs entstehen, oft über den weiteren Verlauf einer Projektphase oder des Projektes selbst. Es gibt wohl keinen Büromenschen, der dieser Unsitte nicht verfallen wäre.
Das ist an sich kein Drama, würden alle Informationen rechtzeitig an die richtigen Stellen weitergeleitet. Passiert aber oft nicht, weil der Kollege gerade hereinplatzt, die Zentrale das nächste Telefongespräch ankündigt, das Taxi zum Flughafen wartet oder man sonstwie abgelenkt wird. Und hier geht der Vorhang erst auf: Viele wichtige Informationen entstehen auf vielen verteilten und unzugänglichen Dokumenten, die in ihrer Gesamtheit niemals zusammengetragen werden - Horrorszenario für jeden, der schnell die richtigen Daten für eine Entscheidung braucht.
Wie es richtig sein sollte: Ein Original-Dokument bleibt ein Unikat und wird nicht vervielfältigt, und ergänzende Informationen werden zentral zusammengetragen, so daß der aktuelle Wissensstand stets abrufbar ist. Für heutige PC-basierende Dokumentenmanagement-Systeme ist das alles ein Kinderspiel.
Ich bin immer wieder erstaunt, wie wenig konsequent solche Systeme eingesetzt werden: PCs befinden sich heute auf wirklich jedem Schreibtisch, und die Netzinfrastruktur ist ebenfalls vorhanden. Das Gros der Investition wurde also längst getätigt was fehlt, ist die Software nebst Scanner und Juke-Box für wenige tausend Mark.
Für Unternehmen eigentlich kein Thema, betrachtet man die Vorteile solcher Systeme: eindeutige, kohärente, stets aktualisierte Informationen zu einem Thema, Dokument oder Kunden, die zentral abrufbar sind keine lange Suche, weil jedes Dokument binnen Sekunden auf dem Bildschirm erscheint (das ist besonders dann erfreulich, wenn Anrufer Huber sein letztes Schreiben telefonisch ergänzen will und man nicht erst Aktenschränke oder Ordner durchstöbern muß. Der Rückruf erübrigt sich übrigens auch, und man spart nebenbei noch Telefonkosten) den Raum für die genannten Aktenschränke kann man sich sparen (das ermöglichen auch Mikrofilme, das ist aber auch ihr einziger Vorteil) Workflow-orientierte Systeme sind zudem in der Lage, Prozesse automatisch zu initiieren, etwa Mitarbeiter X zu informieren, wenn eine Aktivität überfällig ist. Zudem dienen sie der stärkeren Interaktion von Mitarbeitern und Teams.
Sicher gibt es auch Nachteile: Manchem DV-Chef erscheint das Einscannen von jedem Geschäftsdokument, das die Firma erreicht, wahnwitzig (eigene erzeugte Dokumente werden dem Archivierungssystem automatisch zugeführt, auch Großrechnerdaten). Die Disziplin, die ein solches System erfordert, etwa Notizen in den PC einzugeben statt auf das Papier zu kritzeln, wollen viele ebenfalls nicht aufbringen.
Das Schwierigste ist wohl das Umdenken hin zur umfassenden, integrierten Workflow-Lösung, die vielleicht eine Anpassung der existierenden Organisationsstruktur erfordert. Im Mittelpunkt steht dabei die Integration der elektronischen und der Papierwelt. Die Papierwelt bremst alle Errungenschaften der letzten Jahre im Büro aus, die uns der PC gebracht hat: Geschwindigkeit, Übersichtlichkeit, Effizienz. Jeder Umweg über das Medium Papier kostet Zeit und Geld. Diesen Anachronismus müssen Unternehmen erkennen und den Mut haben, ihn aufzulösen.
Es mag Entscheidungen erleichtern zu wissen, daß ein Dokumentenmanagementsystem sich unterm Strich fast immer rechnet und in der Regel Einsparungen zwischen mehreren Tausend und hunderttausend Mark pro Jahr bescheren kann. Was vielleicht noch mehr wiegt: es macht, durch den effizienten Kommunikationsfluß, Unternehmen flexibel und schnell.
Wir müssen nicht das papierlose Büro anstreben, uns aber klar machen, daß das haptische Erlebnis, ein Blatt Papier in der Hand zu halten und Informationen darauf festzuhalten, ein teurer Luxus ist. Es mag eine gewisse Befriedigung erzeugen, Notizen mit dem Mont-Blanc-Füller niederzuschreiben, effizient ist es nicht mehr.