Die Hospitalvereinigung betreibt drei Krankenhäuser mit insgesamt 1000 Mitarbeitern. Sowohl in der Verwaltung und im Marketing als auch in den Ambulanzen, den Operationssälen und Röntgenbereichen sowie in der Lagerhaltung gibt es viel auszudrucken. Die Zuverlässigkeit der Geräte ist dabei wichtig, denn würden Arbeitsprozesse unterbrochen, entstünden Wartezeiten. Beispielsweise ließen sich keine Narkoseprotokolle mehr erstellen. Tag für Tag drucken die Mitarbeiter etwa 4000 Dokumente in Schwarzweiß oder Farbe aus.

45 verschiedene Drucker

In allen drei Krankenhäusern der Hospitalvereinigung - das Dreifaltigkeits-Hospital Lippstadt, das Hospital zum Heiligen Geist in Geseke und das Marien-Hospital in Erwitte – entstand im Lauf der Zeit eine heterogene Druckerlandschaft, deren Nachteile immer deutlicher wurden: Über die drei Standorte verteilt waren knapp 200 Drucker von vier verschiedenen Herstellern im Einsatz. "Wir fanden uns in einem Gerätedschungel wieder, der sich aus insgesamt 45 verschiedenen Tintenstrahl- und Laserdruckern zusammensetzte. Dadurch gestaltete sich das Bestellen und Verwalter der diversen Verbrauchsmaterialien sehr zeitaufwändig – gleichzeitig lagen enorme Werte auf Lager. Zudem wurden aufgrund steigender Zubehörpreise ältere Drucker zunehmend zu Kostenfressern", beschreibt IT-Leiter Jürgen Lammert die Situation.

Alle Geräte ausgetauscht

Vor diesem Hintergrund lag für die Hospitalvereinigung die Suche nach einer schlüssigen Output-Management-Lösung nahe: Alle 196 Altgeräte von HP, Kyocera, Epson und Brother wurden ersetzt. Den Zuschlag bekam der Anbieter OKI, der auch gleich für fünf Jahre mit der Betreuung der Geräte beauftragt wurde. Die Kosten für die Runderneuerung wurden auf eine monatliche Pauschale während der Laufzeit umgelegt. Statt der bislang 45 verschiedenen Modelle gibt es heute nur noch zwei unterschiedliche Geräte: Installiert wurden 144 OKI-Schwarzweiß-Drucker vom Typ "B6500dn", die insgesamt etwa 124.000 Seiten pro Monat drucken. Zudem gibt es 45 Farbdrucker (C5750), die einen monatlichen Output von rund 3000 Seiten bewältigen.

Der Erfolgsschlüssel für das Konzept war die Analyse der vorhandenen Drucker und Kopierer sowie aller kaufmännischen Komponenten durch OKI. "Das Ergebnis zeichnete ein klares Bild unserer Output-Anforderungen, der Abläufe und der Gesamtkosten - und führte uns die Optimierungspotenziale deutlich vor Augen", erläutert Christian Larisch, Geschäftsführer der Katholischen Hospitalvereinigung. Neben Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich konnten auch die Arbeitsprozesse in allen Einsatzbereichen verbessert sowie die Verbrauchsmaterialien einfacher verwaltet werden.

Billiger und besser

Bereits drei Monate nach der Umstellung verzeichnet die Hospitalvereinigung neben erhöhter Wirtschaftlichkeit noch andere Vorteile. Die Leistungsfähigkeit der Infrastruktur wurde deutlich erhöht. Die eingebundenen Systeme können das leicht gestiegene Druckvolumen ohne weiteres bewältigen, so dass es zu keinen Wartezeiten mehr kommt. "Durch die Homogenisierung der Systemlandschaft erzielen wir insbesondere in den Stationsabläufen positive Effekte. Alle Nutzer erhalten Zugriff auf ein leistungsstarkes Drucksystem bei zugleich verkürzten Wegen", sagte IT-Chef Lammert. "Außerdem hatten wir früher keine Ausweichmöglichkeit, wenn ein Drucker ausfiel oder sich Wartezeiten ergaben. Heute können wir Druckaufträge einfach an ein anderes Gerät im Netzwerk weiterleiten."

Netzwerkanbindung und Monitoring-Software erleichtern dem IT-Team die Administration und Verwaltung der gesamten Output-Infrastruktur. Das hat die Serviceabläufe wesentlich vereinfacht und den Bestellprozess sowie die Lagerhaltung der Verbrauchsmaterialien zentralisiert. "Wir haben für die Vertragslaufszeit von fünf Jahren Einsparungen von gut 40.000 Euro errechnet", sagt Lammert. Hinsichtlich eventuell wachsender Anforderungen an die Druckerinfrastruktur blickt der IT-Leiter gelassen in die Zukunft, denn im Rahmen des Vertragsmodells können jederzeit weitere Systeme und bei Bedarf auch Geräte anderer Hersteller, etwa Kopierer, eingebunden werden. (jha)