Nach der Extraktion der In- formationen aus den verschiedenen Anwendungen werden die nackten Rohdaten anschließend "nett" verpackt, das Do- kument also mit Hilfe eines Editors gestaltet. Er erlaubt es, neben Stammdaten wie Artikel- oder Kundennummern auch Firmenlogos, Grafiken, Barcodes und dergleichen in das Dokument zu integrieren. Vielleicht soll es sogar "personalisiert", also auf den Empfänger hin abgestimmt sein. So könnte etwa eine Bank nicht mehr nur die zahlengespickten Kontoauszüge versenden, sondern den Empfänger mit aufgedruckten maßgeschneiderten Finanzangeboten locken. Individuelle Kundenansprache schmückt die Rechnung
Dazu muss das Output-System allerdings über Logik verfügen, so dass Regeln hinterlegt und automatisch ausgeführt werden können. Beispielsweise nutzt der Stromversorger Eon die Kommunikationsplattform "BCP" von Streamserve für die direkte Kundenansprache und druckt Tarifangebote oder Verbrauchsstatistiken auf seine Rechnungen. Die Informationen dafür stammen aus R/3, ließen sich aber mit den SAP-Scripts nicht ausreichend umsetzen. "Das liegt daran, dass die Dokumentenschablonen im SAP-System hart codiert sind", berichtet Manager Stoek vom Streamserve-Mitbewerber Esker. Eine Veränderung der Vorlagen bedeute nicht selten aufwändige Programmierarbeit.
Wie die Logik im OMS außerdem genutzt werden kann, zeigen zwei andere Beispiele. So erkennt die Esker-Software Deliveryware anhand der Adresse, wenn eine Rechnung ins Ausland geht, und fügt automatisch etwa die entsprechenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Landes hinzu. Eine andere Möglichkeit ist der Rechnungsversand im Namen Dritter: Der IT-Distributor Actebis liefert nicht nur Produkte an seine Handelspartner, sondern erstellt für sie auch die Rechnungen an den Endkunden. Actebis nutzt das OMS, um das Dokument in genau der Optik zu erzeugen, die sich der Händler wünscht. "Das Einbinden der Händlerlogos in die Rechnung wäre mit dem ERP-System ausgesprochen kompliziert", erklärte das Actebis-Management. Zudem seien die grafischen Möglichkeiten von R/3 unzureichend. Ist das Dokument erstellt, soll dessen Layout manchmal für längere Zeit aufbewahrt werden, damit es in Zukunft nachgedruckt werden kann. Dazu sollte ein OMS über eine Versionskontrolle verfügen, die das sicherstellt.