Die Deutsche Angestellten-Krankenkasse (DAK) erzeugt jährlich über 100 Millionen Druckseiten, die Allianz sogar über eine Milliarde - Tendenz steigend. Der Weg zum papierlosen Büro ist offenbar steiniger, als seine Protagonisten gedacht haben. Allerdings wird heute von Output-Management-Systemen (OMS) mehr verlangt als früher, "wo eine Druckersteuerung hinter einem mächtigen ERP-System wie R/2 benötigt wurde", beschreibt Bernhard Zöller, Chef der Unternehmensberatung Zöller und Partner, die Situation. Das Output-Management ist historisch dazu entwickelt worden, um den Druckstrom von Massenbelegen wie Listings, Lieferscheine, Rechnungen und dergleichen in weitgehend automatisierten Prozessen zu erzeugen. Heute gehe es darum, ein Dokument möglichst automatisiert, also ohne Medienbrüche, zu gestalten und über die unterschiedlichsten Kanäle zu verteilen, so Zöller.

Die aktuell verfügbaren ERP-Systeme sind für die verlangten vielfältigen Output-Aufgaben aber nur unzureichend geeignet, denn sie messen der Weiterverarbeitung der erzeugten Daten für Bestellung, Rechnung, Gehaltsabrechnung und anderen Geschäftsdaten außerhalb der Produktivsysteme immer noch keine große Bedeutung bei. So kämpfen die Anwender einerseits mit unterschiedlichen Datenformaten und der fehlenden Anpassbarkeit ihrer Systeme an die Geschäftsprozesse. Andererseits bleibt der Wunsch nach moderner Gestaltung und Individualisierung der ausgehenden Schriftstücke für denjenigen unerfüllt, der sich nur auf seine Business-Programme verlässt.

Dass die Restriktionen der ERP-Lösungen hinsichtlich der Gestaltung des Outputs in den Augen der Betroffenen sogar gestiegen sind, zeigt eine Studie, die der OMS-Anbieter Streamserve in den Jahren 2003 und 2005 erarbeitet hat. Von den befragten 407 Unternehmen mit einem Umsatz über 100 Millionen Euro erklärten in diesem Jahr rund 77 Prozent, dass ihr ERP-System erhebliche oder teilweise Restriktionen bei den Funktionen für die Geschäftskommunikation aufweist. 2003 konnten nur etwa 70 Prozent der Befragten solche Mängel erkennen. Beschränkungen ihres ERP-Systems stellten die Anwender bei den operativen Prozessen, der Integration verschiedener Datenformate, der Zusammenführung unterschiedlicher Inhalte aus diversen ERP-Instanzen, der Gestaltung des Outputs, der Personifizierung der Dokumente und bei der elektronischen Kommunikation fest. Ohne ein Output-Management-System lassen sich solche Mängel nicht beheben.