Die "Auto-Vervollständigen"-Funktion im E-Mail-Editor von Outlook ist eigentlich recht nützlich, da sie dem Anwender viel Tipparbeit abnimmt: Verfasst man eine neue Nachricht an einen gespeicherten Adressaten, erscheint bereits bei der Eingabe des Anfangsbuchstabens (Outlook 2002: der ersten drei Buchstaben) der komplette Name oder eine Liste mit mehreren passenden Vorschlägen.
Allerdings hat dieser Assistent bereits viele Anwender verwirrt, da es sich bei der Auto-Vervollständigen-Funktion um eine versteckte Adressdatenbank handelt, die in keinerlei Beziehung zu den regulären Outlook-Kontakten steht. Die Namensvervollständigung verwaltet ihre Daten auch nicht in der Outlook-Datenbank (PST-Datei), sondern in einer Datei mit der Endung .NK2 - dem so genannten Nickname-Cache. Der Nachteil: Sucht man sich beispielsweise Mail-Adressen für Massen-Mailings aus den Kontakten zusammen, fehlen möglicherweise wichtige Adressaten aus dem Cache. Ferner gehen die Daten aus der NK2-Datei bei jeder Neuinstallation oder einer Migration von Outlook/Exchange verloren.
Als Problemlöser erweist sich hier die Software "Ingressor 3.0.9" (www.ingressor.com) des US-amerikanischen Anbieters Dynamic Computing Solutions. Damit lassen sich Einträge aus dem Nickname-Cache direkt in den Kontakteordner von Outlook übertragen. Auch der umgekehrte Weg ist über einen Trick möglich: Mit Hilfe der Import-Funktion können Adressen aus den Kontakten via Plain-Text in den Cache integriert werden.
Neben der einfacheren "Ingressor Desktop Edition" offeriert der Anbieter auch Varianten für Helpdesk und Administratoren. Zu den erweiter- ten Funktionen zählt hierbei der Zugriff auf alle NK2-Dateien der Anwender im Firmennetz. Ingressor lässt sich in einer funktional eingeschränkten Demoversion testen, die Preise beginnen bei 35 Dollar für die Desktop-Lizenz. (Wolfgang Miedl)
CW-Fazit: Outlook hilft zwar, wenn es um das Ausfüllen von E-Mail-Adressen mit Autotext geht, lässt Anwender und Administratoren aber bei der Verwaltung dieser Daten im Stich. Umfassende Management-Funktionen liefert das Tools Ingressor.