Der Pflegeorganisation wurde die in die Jahre gekommene IT zur Last. "Wir hatten es mit einer völlig überalterten IT-Landschaft zu tun, insbesondere mit Performance- und Sicherheitsproblemen sowie mangelnder Aktualität der Daten", sagte Thomas Flotow, Leiter Personal-Management und IT bei P&W. "Die Frage, die sich stellte: Lösen wir das Problem mit Bordmitteln, oder lassen wir Profis ran?"

Aktueller Auslöser der Diskussion über die IT-Installation war die bevorstehende Privatisierung beziehungsweise der Verkauf der Anstalt öffentlichen Rechts, die in Hamburg 13 Pflegeheime sowie weitere Spezialeinrichtungen und Wohnunterkünfte unterhält. Vor diesem Schritt wollte P&W die Abläufe und insbesondere die IT neu gestalten.

Aus eigener Kraft, so Flotow, ließ sich die IT nicht modernisieren. Die soziale Einrichtung entschied sich daher für die Auslagerung des Server-, Client-, Applikations- und Netzbetrieb- sowie der User-Betreuung an den IT-Dienstleister Info AG.

Am 1. September vergangenen Jahres starteten die Partner das Modernisierungsprojekt, in dessen Verlauf die vier IT-Bereiche Server, Clients, WAN- und LAN-Betrieb sowie Customer Care Center auf eine neue Basis gestellt wurden. Als kniffelig erwies sich die Migration der Windows-NT-Domäne auf ein neues Active Directory, und auch die Anpassung der Client-Server-Umgebung an die Anforderungen der wichtigen Branchensoftware "Senso" stellte die Partner vor einige Herausforderungen.

Nachdem letzten Endes auch die sensiblen Unternehmensdaten während des laufenden Betriebs auf die Rechner der Info AG überspielt wurden, konnten die Beteiligten das Transaktionsprojekt abschließen. Im Data-Center des IT-Dienstleisters tun nun 42 statt vormals 60 Server ihren Dienst für P&W. Außerdem wurden 580 maßgeschneiderte Clients in den Einrichtungen von P&W den Anwendern übergeben. Clients und Server bilden jeweils ein modulares, mandantenfähiges System inklusive Stammdaten, damit P&W bei Bedarf Einrichtungen ausgliedern und zusammenführen kann.

Nicht nur Einsparungen

Die Projektlaufzeit des gesamten Auslagerungsvorhabens ist zunächt auf drei Jahre begrenzt, das Volumen beläuft sich auf etwa 1,7 Millionen Euro pro Jahr. Zur angestrebten Kostensenkung nannten die Partner keine Details. "Gerade im IT-Bereich ergeben sich durch das Outsourcing nicht nur Einsparungen, sondern vor allem Vorteile für den laufenden Betrieb", schildert Michael Born, Geschäftsführer von P&W. Die Info AG hat im Zuge des Betriebsübergangs nicht nur die IT-Infrastruktur übernommen, sondern auch den Betrieb der SAP-Anwendungen sowie die branchen- und unternehmensspezifischen Applikationen Senso und "P&W-Belegung". Außerdem obliegt dem Anbieter der First-Level-Support für die Lösungen.

Den P&W-Verantwortlichen war daher besonders daran gelegen, auch nach dem Betriebsübergang auf das Fachwissen der IT-Experten zurückgreifen zu können. "Ohne das Branchenwissen unserer Mitarbeiter ist ein Outsourcing der IT-Leistungen nicht möglich", kommentiert Flotow.

Sechs Monate Bedenkzeit

Indem die Leitung die Betroffenen frühzeitig in die Pläne eingeweiht und in die Gestaltung einbezogen hat, konnte sie das Vertrauen der IT-Experten gewinnen. "Wir haben allen Mitarbeitern eine Fallback-Lösung angeboten: Sie können sechs Monate nach ihrem Wechsel zum Dienstleister ihren Schritt rückgängig machen", erläutert Flotow. Elf der zwölf Fachkräfte haben sich zum Betriebsübergang entschlossen, ein ausländischer Mitarbeiter hat die Gelegenheit genutzt, in die Heimat zurückzukehren. In der gesetzten Frist kam ein Experte zu P&W zurück: Ihn hatte das Anwenderunternehmen selbst zur Rückkehr angefordert, weil er aufgrund seines Fachwissens für den Second-Level-Support dringend vor Ort benötigt wurde. (jha)