"Früher platzten die elektronischen Briefkästen unserer Personalabteilung vor E-Mail-Bewerbungen aus den Nähten. Wir haben Online-Eingänge ausgedruckt und manuell weiterbearbeitet", beschreibt Frank-Michael Petermann, Leiter Personalabrechnungs- und Informationssysteme, die Anfänge des IT-gestützten Recruiting bei Otto.
Grund für den Handelskonzern, den gesamten Bewerbungsprozess zu überarbeiten und auf eine neue technische Grundlage zu stellen. Heute basiert das Bewerber-Management auf dem Web-Application-Server von SAP. Dieser ist Bestandteil einer Internet-gestützten Mysap-Plattform für den Einsatz von E-Business-Lösungen. Durch die nahtlose Integration des Bewerber-Managements in das bestehende Personalwirtschaftssystem wird die Bearbeitung der Bewerbungen automatisiert. Das spart Kosten und beschleunigt die Neubesetzung von freien Stellen.
Die Anfänge des IT-gestützten Recruitment bei dem Handelsriesen reichen bis ins Jahr 1997 zurück. Auf der Basis von SAP R/3 entwickelte das Versandhaus damals sein erstes System zur Bearbeitung von Stellenanfragen. Bereits 1998 konnten sich Interessenten unter otto.com/job über einen einfachen Online-Fragebogen bewerben. Im Jahr 2000 erhielt die Personalabteilung schon bis zu 500 Online-Anfragen im Monat, die sie allerdings weiterhin manuell erfasste. Aufgabe der Human-Resources-Mitarbeiter war es zudem, die Stellenangebote in Jobbörsen sowie die Ausschreibungen auf den eigenen Web-Seiten zu verwalten, regelmäßig zu aktualisieren und abzugleichen.
Eine leistungsfähige Online-Komponente, mit der die Web-gestützten Prozesse mit dem Stammsystem verknüpft werden konnten, musste her. "Genau in der Entscheidungsphase stellte uns SAP seinen Web-Application-Server vor", erinnert sich Maik Möwes, Projektleiter E-Personal. Die Plattform schien sich nahtlos an das SAP R/3-System anbinden zu lassen und ermöglichte so direkten Zugriff auf die Daten. "Wir verbinden unser SAP-System mit der Internet-Seite, verknüpfen Prozesse und harmonisieren die Bearbeitung von Bewerbungen", so Möwes'' Planung.
Das Entwicklerteam orientierte sich an klaren Vorgaben aus der Fachabteilung: Gefordert war, die Bearbeitungszeit für Bewerbungen zu verkürzen und deren Verwaltung zu automatisieren. "Wir wollten ein System, über das unsere Personalabteilung Stellenausschreibungen vom gewohnten SAP-Arbeitsplatz weltweit ins Netz einstellen, ändern und löschen kann. Außerdem sollten Online-Bewerbungen direkt am Arbeitsplatz des zuständigen Bearbeiters eingehen und alle Daten automatisch übernommen werden", erläutert Personal-IT-Leiter Petermann.
Seit Mitte 2001 ist das neue Bewerber-Management-System bei Otto im Einsatz. Inzwischen besuchen im Durchschnitt monatlich mehr als 20000 Interessenten die Job-Seiten von Otto. Den Online-Bewerbungsbogen nutzen im Schnitt monatlich 800 Bewerber. Die Website www.otto.com/job avancierte zu einer vollwertigen Alternative zur schriftlichen Bewerbung.
Stelle nach 60 Tagen besetzt
Das Unternehmen konnte dank der Integration sämtlicher Prozesse die Bearbeitungszeit für Anfragen so weit verkürzen, dass die meisten Vakanzen spätestens nach 60 Tagen wieder besetzt sind. Außerdem werden Bewerbungen durch die Schnittstelle des Web-Application-Server zum Bewerber-Management-System zentral abgelegt. Kann der Versandkonzern eine Bewerbung zum Eingangszeitpunkt nicht berücksichtigen, bewahren die Personaler sie in Rücksprache mit dem Bewerber in einem Daten-Pool auf, um bei Bedarf darauf zurückzugreifen.