Wie oft sucht man in seinem PC nach Dateien wie nach der berühmten Nadel im Heuhaufen? Bilder, Texte - so schnell, wie sie abgespeichert sind, sind sie wieder in den unendlichen digitalen Weiten verschwunden. Ein weiteres schwarzes Loch: der überflutete E-Mail-Account, der täglich Mails verschlingt und nie wieder ausspuckt. Wer keine intelligente Ordnerstruktur schafft, der verbringt jeden Tag viel Zeit mit dem Suchen nach Dokumenten. "Alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz" lautet das Erfolgsrezept.
In acht von zehn Firmen ist die IT-Ablage ein Problem. Eigentlich verwunderlich, denn in diesem Bereich Ordnung zu schaffen ist im Prinzip relativ einfach. Zunächst ist zu entscheiden, wie die Struktur und Ordnung der Ablage auszusehen hat. Es werden Spielregeln geschaffen, die jeder Mitarbeiter kennt und an die er sich hält. Ein häufiger Fehler in Unternehmen ist, dass das Management zunächst nicht genau weiß, auf welchen Hierarchieebenen überhaupt etwas zu optimieren ist. Zudem sind Zugriffsrechte nicht gegeben, oder nicht alle Betroffenen sitzen am Tisch. So können Neustrukturierungen von Laufwerken nur scheitern. Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, hat sich folgendes Vorgehen bewährt:
Schritt 1: Sichten Sie alle Laufwerke, mit denen die jeweilige Abteilung arbeitet. Erstellen Sie anschließend einen neuen, leeren Strukturbaum. Es empfiehlt sich nicht, diesen gleich mit Daten zu füllen. Vielmehr sollten die Rahmenbedingungen parallel zur Gestaltung der neuen Struktur auf einem Blatt festgelegt werden. Das heißt: Wie wird was wann organisiert?
Schritt 2: Sichern Sie die Daten auf einem externen Datenträger. Übertragen Sie anschließend nur das, was tatsächlich gebraucht wird, in die neue Struktur. Was nicht gebraucht wird, wird gelöscht. Generell herrscht bei Reorganisationsmaßnahmen in der IT-Abteilung die Meinung vor, dass man alle Dateien durchschauen und diejenigen löschen müsse, die man nicht mehr benötigt. Es ist jedoch viel praktischer, die alten Daten in ein Unterverzeichnis zu schieben und sich dann bei Bedarf nur diejenigen ins neue Verzeichnis zu kopieren, die benötigt werden.
Erfahrungsgemäß nehmen Reorganisationen von IT-Strukturen auf Abteilungsebene drei bis vier Stunden in Anspruch (für die Festlegung der neuen Struktur). Die Dateien zu übertragen dauert dann länger. Diesen Arbeitsschritt können die Mitarbeiter aber peu à peu in den nächsten Tagen erledigen. Ein Nebeneffekt solcher Reorganisationen ist, dass zirka 50 Prozent des Datenbestands gelöscht werden können.
- Archivieren oder lieber nicht
Darf ein Unternehmen jede E-Mail archivieren? Was passiert mit privater Korrespondenzen? Sollte jede E-Mail verschlüsselt werden? Hier finden Sie die gröbsten Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung. - 1. Jede Mail muss archiviert werden
Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren. - 2. Jede Mail darf archiviert werden
Einige E-Mails können, andere müssen gespeichert werden. Es gibt aber auch Mails, die auf keinen Fall mitgespeichert werden dürfen: private E-Mails von Mitarbeitern, soweit keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt. - 3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen
Auch wenn es die bequemste und einfachste Methode ist: Ein striktes Verbot für private E-Mail ist nicht mehr zeitgemäß. Der gesamte Social-Media-Bereich weicht die Grenze von privater und geschäftlicher Nutzung IT auf und gerade die Einbindung des Unternehmens in Facebook, Twitter oder ähnliche Netzwerke erfordert eine private oder halbprivate E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit. - 4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
Der Gesetzgeber verlangt keine Verschlüsselung. Einige Fälle von unbeabsichtigten Datenverlusten zeigen aber, dass es im Eigeninteresse der Unternehmen liegen sollte, Daten verschlüsselt zu speichern und zu übertragen. - 5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen
E-Mails werden häufig in proprietären Archivdateien gesichert, wie beispielsweise PST-Dateien in Exchange-Umgebungen. Diese enthalten nicht nur die gesicherten E-Mails, sondern auch Kalendereinträge, Kontakte sowie Aufgaben und werden häufig auf dem Endgerät des Anwenders abgespeichert. Dies reduziert zwar die Datenmenge auf den Mail-Servern, bietet aber keinerlei Compliance. - 6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität
Neue, automatisierte Appliances oder Cloud-Lösungen mit hohem Zusatznutzen steigern die Motivation in Unternehmen, ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform aufzusetzen. Doch die Tools automatisieren nur den Archivierungsvorgang. - 7. E-Mail-Archivierung geschieht nur aus juristischen Gründen
Selbst wenn es keine gesetzliche Verpflichtung geben würde, ist eine Sicherung der E-Mails nach heutigen Standart sinnvoll: Eine umgehende Wiederherstellung verloren gegangener E-Mail-Infrastrukturen ist jederzeit möglich - entweder von einer lokalen Appliance oder von einem externen Rechenzentrum, wo die Daten gespiegelt sind.