Betrifft CW Nr. 16 vom 19. April 1991, Seite 30: "Schriftgutverwaltung: Heutige BK-Systeme sind oft überfordert "
Nach dem Motto "Problem erkannt, Lösung leicht gefunden", ist den Autoren Walter Gora und Alfred Kirsch, Diebold Deutschland GmbH, für ihre Darstellung der Überforderung insbesondere der Schriftgutverwaltung in BK-Systemen zu danken.
Es ist menschlich und verständlich, daß niemand sich bemüßigt fühlt, eine Ordnung per se zu schaffen. Erst das Erlebnis des Chaos, der Unordnung und des Nichtsmehrfindens veranlaßt uns dazu, Ordnung mit einigem Aufwand zu schaffen.
Dieses Erlebnis müssen bereits schon Bibliothekare der Antike gehabt haben. Die Bibliothek in Alexandria, 286 v. Chr., verwaltete immerhin 700 000 Papyrusrollen. Ihre Systemanalyse veranlaßte sie, logisch und praktisch zwischen einem Nachweissystem-Katalog und der Lagerung der Originale zu trennen.
Auch wenn heute in Bibliotheken Computer eingesetzt werden, so hat sich im Prinzip an dieser Teilung nichts geändert. Übertragen auf eine Schriftgutverwaltung, kann eine solche Teilung in ein zentrales Nachweissystem, realisiert durch ein Retrieval-System, und in eine Ablage für die Originale mit klassischer Ablage, Mikroverfilmung oder mit optischen Speichern viele der angesprochenen Probleme lösen. Die Loslösung des Nachweises vom Original ermöglicht es, mehrere Schriftstücke in einem Nachweis zu einem Vorgang oder einer Akte zusammenzufassen. Umgekehrt können zu einem Schriftstück, in dem mehrere Themen behandelt werden, mehrere Nachweise angelegt werden. In einem Retrieval-System lassen sich prinzipiell die Informationseinheiten über mehrere Kriterien, die auch logisch miteinander verknüpft sein können, finden.
Optischen Speichern und Mikrofilmen ist nachträglich nichts mehr hinzuzufügen Aus. rechtlichen Gründen soll und darf auch ein Original nicht mehr änderbar sein. Das Retrieval-System verwendet dagegen magnetische Plattenspeicher. Hier können die Nachweise nachträglich ergänzt, aktualisiert, aber auch neue Zuordnungen, wie der Verweis von einer Abteilung in eine andere zur weiteren Bearbeitung, angebracht werden. Retrieval-Systeme mit einer Onlinge-/Realtime-Erfassung und Korrektur werden bereits als Ablaufverfolgungs-Systeme eingesetzt.
Die Verbindung zwischen zentralem Nachweis- und Verwaltungssystem und dem Archiv, oder besser gleich mehreren Archivsystemen, geschieht dadurch, daß das Nachweissystem gegebenenfalls über Rechner-Rechner-Koppelung die Archivadresse des Originals mitverwaltet. Aus dem Nachweissystem kann dann auf Knopfdruck das Original aus dem Archiv direkt ausgegeben werden. Es kann aber auch der Gang in den Keller zur historischen Ablage veranlaßt werden.
In dem oben geschilderten Sinne, daß erst die Unordnung uns veranlaßt, Ordnung zu schaffen, zeigt es sich, daß von einer bestimmten Menge an der Wunsch besteht, auch einen kontrollierten Wortschatz in dem Nachweissystem einzuführen.
Das fängt bei der einheitlichen Ansetzung der Firmennamen an und ruft nach einer Klärung, was denn nun eine Sitzung, eine Verhandlung, ein Meeting, eine Besprechung, eine Konferenz etc. ist. In Abhängigkeit von den Anforderungen, kann dies bis hin zur nachträglichen Einführung eines Thesaurus führen. Es gibt heute Retrieval-Systeme, die ein solches Vorgehen unterstützen.
Für denjenigen, der in seiner BK-Ablage nichts mehr wiederfindet, könnte es lohnen, einmal auf den Funktionsumfang von Informations-Retrieval-Systemen zu schauen.
Hans Eberhard Seelbach Geschäftsführer der KTS Informations-Systeme GmbH, München