MÜNCHEN (hp) - Die Pflege von Papierarchiven ist zeitaufwendig. Außerdem beanspruchen sie sehr viel Platz, der das Unternehmen bei rasant steigenden Mietpreisen immer teurer zu stehen kommt. Deshalb hat sich die Münchner Victoria Kapitalanlagegesellschaft mbH bei ihrer Gründung für die Archivierung auf optischen Speichern entschieden.
Die Platzeinsparung war für die Victoria Kapitalanlagegesellschaft (Victoria KAG) das ausschlaggebende Kriterium. Die Akten von beispielsweise 100 000 Kunden würden bereits zwei große Räume füllen. "Die Einsparungen im Bereich Miete, Personal und Material sind bei der Archivlösung mit optischem Speicher recht deutlich", erläutert Jürgen Roter, DV-Leiter der Victoria KAG. Wirtschaftlichkeitsberechnungen vor der Anschaffung des Archivierungssystems hätten einen Amortisationszeitraum von rund zwei Jahren ergeben.
Ein Microfiche kam nicht in Frage
Mikrofiche als platzsparende Alternative kam für das Münchner Unternehmen nicht in Frage. "Zur Verfilmung hätten wir Kundendaten außer Haus geben müssen. Das hätte allein aus datenschutzrechtlichen Gründen zu Problemen geführt", gibt Rotter zu Bedenken. Außerdem seien die Zugriffszeiten mit denen der optischen Speichermedien nicht vergleichbar.
Das Finanzunternehmen setzt das Speichersystem zunächst für die Kundenaktenverwaltung ein. Dabei werden einer Kundennummer die entsprechenden Dokumente zugeordnet. Der Sachbearbeiter erhält bei Eingabe der Kontonummer die Akte beziehungsweise die ihr zugeordneten Dokumente, beispielsweise die Kundenverträge, auf dem Bildschirm. Sie lassen sich bei Bedarf auch ausdrucken. Die Stammdaten der Kunden sind in einer SQL-Datenbank niedergelegt.
Installiert ist bei der Victoria KAG momentan eine Einzelplatz-Lösung von Megadoc. Mit dem Übergang der Computeraktivitäten von Philips zu Digital werden die deutschen Megadoc-Aktivitäten von Digital Equipment betreut.
Das System, das im August vergangenen Jahres installiert wurde, läuft auf einem 386-PC mit 320-MB-Festplatte und einer Taktfrequenz von 33 Megahertz. Angeschlossen sind ein Laserdrucker und ein Scanner. Das System arbeitet mit "Bit-map-scanning", also bildorientiert. Der Inhalt eines DIN-A4-Dokumentes wird beim Scanvorgang in rund vier Millionen Bits umgewandelt, die komprimiert auf der optischen Platte gespeichert werden. Auf einer 5 1/4-Zoll-Platte, wie sie das Münchner Finanzunternehmen einsetzt, finden knapp 650 MB Platz.
Rotter nennt das wichtigste Argument für die Entscheidung pro Megadoc: "Wir wollten eine Archivierungslösung, die sich ohne große Probleme auf einen Unix-Fileserver oder einen Großrechner anpassen läßt. Bei herkömmlichen Systemen ist allein die Aufarbeitung der Daten für die andere Hard- und Software mit immensen Kosten verbunden."
Zunächst ist Megadoc als Stand-alone-System installiert, später soll es in das existierende PC-Netz integriert werden.
"Als neugegründetes Unternehmen mußten wir uns glücklicherweise nicht mit schon bestehenden Papierarchiven herumplagen", freut sich Rotter. Die Einführung des Speichersystems verlief deshalb ohne größere Probleme.
Gerade der immense organisatorische Aufwand, ein bestehendes Archiv auf optische Speichermedien umzustellen, schreckt viele Unternehmen noch ab.